どうする? 発注の処理

Ryuichiro Hayashi

2018年7月19日

 ビジネスで、取引先へ仕事や品物を依頼したい。必要なものを注文して取りそろえることによって、自分の仕事を次の段階へと進めることができるのですから、発注・注文は、ビジネスの流れの中の、大事な「素材」の一つに当たります。発注、受注がなくては、ビジネスはまったく成り立ちません。
 では、この発注の処理は、具体的にどのような形をとるのがいいのか、少々、立ち止まって見てみましょう。

ところで、発注書とは?

 あらかじめ、取引先に提示された見積書を踏まえて、仕事や品物を注文するために作成し、提出する文書が発注書です。ちなみに、発注書、注文書、どちらであっても、特に大きな違いはなく、問題ありません。
 法的には、作成した発注書を、取引先である受注側が受領することで、契約成立となります。もちろん、発注書は、必ずしも受注側に直接渡したり、郵送しなければならないわけではありません。受領側の了承を得た上で、メールで送れば、契約の完了となります。

発注書のルールとは?

 発注書は簡易契約書でもあるので、確かに取引が成立した証になります。
 発注書には、誰が、誰に対して、いつ、何を、一ついくらの物を、どのくらいの量、いくらで、どこにどのように納めるのか、また、支払いはどのようにするのか、ということを明確に記載しておく必要があるのです。
 国税庁によると、発注書の記入の必須事項は、請求書と同じく、書類作成者名、取引年月日、取引内容、取引金額、書類の交付を受ける事業者名となっています。
 

もしも発注書がなかったら?

 ところで、A氏は事業に必要な材料を、B社から買い入れることにしました。電話で材料について問い合わせたところ、B社の担当者が快い対応をしてくれました。A氏は、すっかり安心しきって、全ての注文を口頭で済ませました。発注書の作成が頭をよぎらなかったわけではありませんでしたが、文書を作成し、承認を得て、発送してという手間が多大に思えて、それより何より、一刻も早く発注をして品物を取り寄せたかったのです。
 A氏が指定した納品日、一向にB社からの品物が到着しません。業を煮やし、A氏はB社に問い合わせます。発注の応対をしたB社のあの担当者は不在で、先方となかなか話が通じません。翌日、ようやく品物が納品されました。しかし、注文よりも数が多く、種類も違っています。
 食い違いばかりですが、先方の間違いを指摘できる書類もないため、B社は修正に難色を示し、A氏は大きな疲労を感じました。そういえば、発注書を作成して発送する前段階となる見積書も、文書の形で受け取っていなかった、とA氏は今更ながらため息をつきました。

スプレッドオフィスの発注書とは?

 発注書がなければ、発注側と受注側との明確な仕事の証拠がありません。そこには、あらゆるトラブルが生じてもおかしくはないのです。
 発注書の重要性は十分に承知しているが、わざわざ文書を作成して時間をかけたくない。そのような場合は、スプレッドオフィスの発注書をご活用ください。
 手順として、まずはスプレッドオフィスのマスタ情報、会社情報や顧客マスタなどの登録をしておきます。この初期設定が済ませてあれば、あとは発注書のデータを作成するだけです。スプレッドオフィスの場合、一般的な発注書として必要となる項目はすべて網羅されているので、画面に沿って入力していくだけの操作です。
 作成が終わったら、ExcelもしくはPDFの形式を選択して、ファイルの出力か、メールの送信をすることができます。
 発注という処理一つで、不要なトラブルに巻き込まれないためにも、信頼の証となる発注書を、ぜひ用意しておきたいですね。