出来れば避けたい、でも避けれない「システム入れ替え」について

Ryuichiro Hayashi

2018年3月19日

こんにちは。スプレッドオフィス事務局です。
今回は非常に手間の掛かる、出来れば避けたいでも避けることの出来ない「システムの入れ替え」について考えてみたいと思います。

そもそも業務システムは、そうそう頻繁に入れ替えるものではありません。ですので、業務システム導入の際に、よくよく検討して使い始め、その後も長く使ってはいる。けれども、やはり、使いづらい。実は、入れ替えたい。とはいえ、多くの重要なデータ、システム入れ替えの手間と時間、諸々を考えると、次の一歩が踏み出しにくい。そのようなお悩みを抱えたまま、月日を過ごされてはいないでしょうか。
 システムの入れ替えで、最も重要なことが、システムのエクスポート(書き出し)機能と、インポート(読み込み)機能です。データのエクスポート、インポートが思うようにいかず、エラーになってしまうなどという悲惨な事態は避けたいものです。データの量が膨大であれば、もしも順調にいかなかった場合の修正は、想像もしたくないかもしれません。

スプレッドオフィスでは?

 スプレッドオフィスのサービスでは、データの取り込みを行っています。ご依頼いただけると、ミドルプラン以上の場合、初回時に限り無料でマスタデータのインポートができます。取り込み対象のデータとしては、顧客データ、仕入先データ、仕入先担当者データ、商品データ、原価データなどとなります。その他の項目のデータインポートのご希望がある場合は、スプレッドオフィス事務局へお問い合わせください。ご相談させていただきます。
 またスプレッドオフィスにはCSVインポート機能が標準で付いております。こちらの機能をご利用いただくことでご自分で取り込むことも出来ますのでご検討ください。無料トライアル期間でもお試しいただけます。

現在利用中の帳票に関しては?

 いや、問題がもう一つある、帳票は、ずっと使っている自社のフォーマットでないと困るから。そのような場合も、スプレッドオフィスならば、もちろん対応できます。見積書や請求書と言った帳票を、以前からお使いの自社フォーマットへ無料で変更できるのです。見積書と請求書のフォーマットは別々に設定して、スプレッドオフィスを使いたいというご希望も叶います。スタンダードプラン、またはカスタマイズプランにて、初回のみ無料でご利用可能です。

データの取り出しは?

 ところで、データのインポートがスムーズにできることは判ったが、いざという時にデータが取り出せないのは困る。スプレッドオフィスでは、エクスポート機能が備わっているので、データが取り出せなくなるという思わぬ事態が起こりません。登録されているほとんどのデータを、即、ダウンロードすることが可能です。スプレッドオフィスのデータは、すべてcsv形式で出力されます。つまり、1つのソフトにしばれることなく、いろいろなソフトでデータを開いたり、使ったりすることができるというわけです。出力できるデータについて、見てみましょう。名刺データ、商談データ、見積データ、受注データ、請求データ、経費データ、顧客データ、仕入れ先データ、資金繰り表、とスプレッドオフィスで管理できるデータのほとんどが網羅されていることがお判りいただけると思います。ちなみに、初期データ取り込みの際も、csv取込み機能をお使いいただくことができます。

緊急で、エクスポートに取りかかりたい、と言う時も、スプレッドオフィスなら簡単に操作できます。一覧データの画面にある「csvエクスポート」ボタンをクリックすれば、完了です。すぐにダウンロードが始まります。出力するデータの項目は、「絞り込み」で条件を絞り込むこともできます。

最後に

業務システムのインポート、エクスポートは、独自で行おうとすると確かに手間のかかる大変な作業です。
システムの入れ替えが思いのほか楽にできる、スプレッドオフィスのサービスを利用しない手はありません。
乗り換えのお悩みの解決策として、まずはスプレッドオフィスをぜひお試しください。