スプレッドオフィスの発注システム

Ryuichiro Hayashi

2018年5月15日

スプレッドオフィスの発注システム

 取引の上で、必ず必要になってくる書類の数々。それらを簡単に、時間短縮で作業ができたら、仕事の効率が上がって他の仕事に時間が割けるということもできます。今回は、ビジネスの中でも見積りの次に使用する「注文書」についてスプレッドオフィスの活用法をお伝えしたいと思います。

注文書の役割と注意点

 お客様とのやりとりは、見積りから始まり、注文書、請求書と続いていくわけですが、この作業に時間をかけたくないものですよね。
注文書には、取引先との見積りの確定を提示する、という意味があります。お互いに膨大な取引を行っているため、注文の内容や金額、納期などを提示することで、互いの認識を確認します。注文書を発行することで、取引の内容の確定をし、その証拠とするものとされています。慣れていればそんな難しいこともないかもしれませんが、起業・独立したての場合、戸惑うことも多く、必要な書類を交わしていないことで、トラブルに発展することも多々あるようです。また、電話での注文の場合は、聞き違いや聞き漏れなどが発生する可能性もあります。その為、書面で残してトラブルを防ぐという役割もあります。また、内容は見積書と合わせておくと良いでしょう。

スプレッドオフィスの注文書作成の流れとは?

 では、あなたの会社では、注文書を作成するに当たって、どのような機能を使っているでしょうか。
エクセルを使用している場合、表作成をし、取引先の名前を入れ、見積り内容を転記、金額を出して、納品日や支払い期日などの入力をしているのではないでしょうか。スプレッドオフィスでは、注文書の作成は約3分で完成します!マスタ情報の登録や会社情報、顧客マスタなどの基本的な登録がされていれば、データが紐づいているため、検索をかけるだけで入力も済み、早く注文書が仕上がるというわけです。同じ内容の注文書を作るにしても、エクセルなどで作成している場合は、データの上書き作業が必要な上に、それを出力するという手間とコストがかかってきますので、大変便利です!また、作成した注文書はエクセルまたはPDF形式で発行・出力することができるので、すぐにお客様へメール添付をして送信することもできます。出力したデータをエクセルで編集することも、出力することも可能です。

豊富なデザインテンプレート

 注文書のテンプレートも豊富なデザインとカラーから選択可能です。
今、お客様がお使い頂いている自社の帳票デザインをそのまま使用する事も可能です。一般的な項目はすべてカバーしていますが、今お使いの帳票デザインがあれば、フォーマットは変更せずに作成することもできます。縦型、横型、カラー、窓空封筒に対応しているものなど、幅広く対応しています。また、デフォルトテンプレートはエクセル形式で無料配布していますので、是非一度お試しいただければと思います。