様々なデータ集計について

Ryuichiro Hayashi

2018年6月8日

売上・仕入管理をする目的

突然ですが、会社の利益を向上させるためになくてはならない必須業務とは、一体何でしょうか。
それは、『売上管理・仕入管理』という業務を疎かにしない、これに尽きます。
売上管理を行う場合、ただ数字を追って、記録しているだけでは意味はありません。売上・仕入の数字データから何が課題で、何が功を奏しているのか?を読み取り、活かしていく必要があります。このまま継続していく必要があるものは何なのか?変更を要するものは何なのか?を数字から読み取ることが必要となってきます。
利益が少ない場合、そこには必ず何かしらの原因が潜んでいます。原価率が高くなっている可能性もありますし、人件費に費用がかさんでいるかもしれません。こうした原因も、売上管理を徹底し、その上で現状を把握して対策を講じることが管理の目的です。
また、同時に仕入管理も大変重要です。どこから、どれくらいの発注があったのか、見積りをとって他社と比較をする際にも、過去のデータを知り、対策をとることも必要になってくるので、売上管理と同じく、データを利用して経営にどう影響しているかを考えて利益を向上させるための材料となるのです。

スプレッドオフィスの売上・仕入集計の仕組み

では、スプレッドオフィスでは何ができるのでしょうか?
売上・仕入管理のソフトは様々な会社が出しており、利用している経営者の方も多いことだと思います。まず、見積りや請求書などの帳票作成も簡単に作成できると紹介しているように、業務データを一元管理しているので、売上予測と実績がリアルタイムに集計される仕組みになっています。確認する際には、予定日と実績から各種情報を集計することができます。自分の知りたい期間を選択し、顧客別や分類、種別など、個別に集計を出すことも可能です。
また、同時に入金・出金状況の確認もすることができます。入金の予定や、支払い管理も同時に担っているので、例えば受注データや発注データを変更することがあれば、集計も同時に反映、変更されるので、流動的な経営対策をたてることが大変容易になります。

一元管理だから『資金繰り表』の作成も簡単に!

ここまで、データ集計について説明をしてきましたが、現状、エクセルを使用して管理されている会社が多いのではないでしょうか?
更に、会社経営の要である『資金繰り表』に莫大な時間がかかっているのかもしれません。経理担当者が各種帳簿の記録を確認しながら、必要箇所を抽出し、自身で集計し、項目を作成し、入力、そしてミスはないかの作業をしていく・・・・。
スプレッドオフィスでは、自動的に資金繰り表を作成することができます。入力済み、作成した帳票データの日付や金額が紐づけられているので、簡単に作成することができ、自分で計算をする、入力を何度もすることは必要ありません。また、未発注のデータや未請求のデータなどもデータ表示をすることが可能です。そのため、未来予測として現状の把握をすることができ、資金計画、キャッシュフロー計画を立てることに役立たせることに活用することもできます。
スプレッドオフィスの「資金繰り表」機能は、残高設定ができるので、月初の口座残高を設定しておくことにより、月末の資金状況がすぐに確認することも可能です。安定した経営基盤を確立します。

経営がうまくいっている会社は経営数値を必ず、正確に把握しているもので、その経営基盤がしっかりと確立されているものです。これまでは発注業務と一緒でエクセルで管理をしている会社も多かったようですが、エクセル管理の数値では作成に時間がかかったり、流動的な経営の流れに対して、足を引っ張る存在にもなりつつあります。正確な経営数値を把握することは、正確な経営判断をすることに繋がります。相手ありきの流動的な経営だからこそ、常に新しい状態を把握、確認できる体制をとることが大変重要になるのではないでしょうか。