使えば便利! メール送信の機能

Ryuichiro Hayashi

2018年10月1日

 スプレッドオフィスで作成した12種類の帳票は、その場ですぐ、取引先にメールで送信することができます。
 帳票を印刷して郵送したり、また改めてメールの新規作成をしてから帳票をファイル添付する、などの諸々の手間がいらないことは勿論ですが、しかし、ちょっと待ってください。
 帳票をメールで送信するための便利な機能が、スプレッドオフィスには用意されているのです。これからご紹介する4つの便利機能を、是非ご覧ください。

返信先メールアドレスと件名、BCC、本文の設定ができる!

 取引先へ送信する帳票の返信先メールアドレスは、あらかじめ設定することができます。
今までの返信先は、ログインに使用しているメールアドレスのみでしたが、ご希望のメールアドレスに変えて設定することができるようになりました。メールの受信者が返信ボタンを押すと、この「返信先メールアドレス」に設定したアドレスに返信されます。ちなみに、メール送信元については、自社SMTPサーバを利用した独自メールアドレスの設定もできます。
見積、受注、発注、請求のそれぞれの帳票ごとに、メールアドレスの複数のCC、BCC、メール件名、メール本文をまとめて設定しておくことも可能です。
以上の設定についての操作は、いずれの場合も、左メニューの「自社情報」から「メール設定」タブを選び、それぞれ該当箇所の入力をしてください。

ダウンロード有効期限が設定できる!

 取引先へ送信する帳票には、ダウンロード有効期限があります。これまでは、メールの送信から1週間が有効期限となっていましたが、1日から365日の間で変更して設定できるようになりました。
 設定したダウンロード有効期限は、メール本文の下部に、帳票ダウンロードURLと共に明記されます。
 設定操作は、同じく左メニュー「自社情報」から「メール設定」画面を開き、下部にある「ダウンロード有効期限」に入力するだけで完了です。
必要に応じて、有効期限に猶予を持たせられるので、長期的に帳票のダウンロードができ、取引先への配慮にもなります。メールで送信した大事な帳票が、確実に取引先の手元に届く安心感にもつながりますね。
 

送信メール一覧について、追加の設定

 帳票のダウンロード有効期限を変更して設定して送信したものの、取引先が確認したい時には期限切れとなっていた。このような状況に対応すべく、帳票データの再送を迫られた。けれども、もう一度帳票を開き、取引先への処理をするのは、ちょっとした手間となってしまいます。さて、どうしたものか。
 ここで、朗報です。見積・発注・受注・請求の各帳票画面から、取引先にメールを送信した履歴は、送信メール一覧画面に表示されているので、行をクリックすると詳細画面に移動することができます。移動先の画面には、「送信メール一覧に戻る」というリンクが追加されました。これによって、各帳票の詳細データを確認した後、帳票の再送処理をし、すぐに送信メール一覧画面に戻ることができます。続けて帳票の再送処理に追われる場合でも、よりスピーディーに作業ができるというわけです。

命名規則が、設定できる!

 各帳票の出力ファイル名について、初期設定では比較的長いものとなっています。この出力ファイル名は、命名規則を設定し直すことで、お好みに合わせて名称を短縮することもできます。帳票名、取引先会社名、帳票番号、件名、出力日、自社会社名、ログインユーザー名を組み合わせて選び、命名規則を作成してください。
 左メニュー「自社情報」の「システム設定」タブの画面で、設定可能です。
 さて、以上、ご紹介した、帳票をメールで取引先に送る際の便利機能。必要に応じて、是非お使いください。