帳票作成だけじゃない!スプレッドオフィス

Ryuichiro Hayashi

2018年11月30日

 受発注管理の専門的なシステム、スプレッドオフィスですが、得意分野は帳票の作成だけではありません。
 業務の管理に活用できる、集計帳票の作成や出力など、さまざまな機能があります。
まだまだたっぷりご活用いただける、スプレッドオフィスの魅力をご紹介していきます。

お使いください、資金繰り表

 会社の経営では、資金の流れを常に把握することが最も大切なタスクですね。
スプレッドオフィスでは、業務データや経費の登録がされていれば、その日付や金額を基として自動的に資金繰り表を作成します。この資金繰り表は、条件の設定を変えて、必要に応じた表示をできることも特長の1つです。たとえば、発注や請求の予定を含めるか否か、経費の表示をするかしないか、などと用途に合わせて切り替えることが可能になっています。
何かと込み入りがちな資金繰り表ですが、シンプルな画面設計をし、見やすくなるよう工夫が施されています。

お使いください、案件収支

 スプレッドオフィスの案件収支集計機能では、関連する収支情報の確認ができます。売り上げや原価については、起算日のルールを設定することが可能なので、見たい数値のみを集計することも思いのままです。
 案件ごとの売上や粗利集計、顧客ごとの売上や粗利集計、税込・税別表示などなど、希望によって自由に設定することで、便利に集計することができます。
 また、見積、受注、発注、請求や商談履歴の各データを紐づけることも可能です。他のシステムでは、なかなか実現の難しかった機能ですが、過去に作成したデータを後から紐づけることができるというものです。これによって、一層、柔軟な集計をすることが叶えられました。
メニュー画面上部には、「案件収支」アイコンがあります。ここをクリック一つで案件収支一覧に飛ぶことができるので、思い立った時に即座に内容を確認することができ、おすすめです。

お使いください、CSVインポート、エクスポート

 スプレッドオフィスには、CSVインポート、CSVエクスポート、Excelエクスポート機能が備わっています。そのため、スプレッドオフィス以外でも、作成したデータの活用の幅が大きく広がります。
顧客の名刺や商談履歴、また、見積もりや受注、発注、請求などの検索結果は、その情報や明細情報をそのままCSVエクスポートすることができます。
 スプレッドオフィスによってリアルタイムで把握した売上げ予定や入出金、資金繰りなどのキャッシュフロー状況をまとめた集計帳票は、即座にExcel形式で出力ができるところもポイントです。

お使いください、予定日カレンダー

 スプレッドオフィスのトップページにあるカレンダーを、改めて見てみましょう。
 カレンダーのトップページには、期限管理がしてあり、予定日を過ぎたにもかかわらず、消し込み処理がされていないものが表示されます。たとえば、見積後の受注予定日、受注後の納品予定日、発注後の納品予定日、発注後の支払予定日、請求後の入金予定日などです。
 それぞれの予定日は項目ごとに色分けされて、カレンダーに色付きで表示され、見分けやすくなっています。承認申請中の案件も、表示することができます。
 カレンダーの表示は、月表示または週表示と選択できるので、どちらかお好きな方を選んでください。
 ビジネスの上で重要な、受発注や業務管理のさまざまな機能を持ったスプレッドオフィスをどんどんお使いいただき、お客様の会社の発展にお役立てください。