必見!スプレッドオフィスの新機能&便利機能について!!

Ryuichiro Hayashi

2019年4月3日

 スプレッドオフィスではユーザーの皆さまが快適にお使いいただけるよう、常に開発を続けています。ここ数ヶ月でリリースされた新機能、便利機能をピックアップしてご紹介したいと思います。
 

ピックアップその1【承認機能の拡張】

 以前より承認機能はありましたが、ユーザー様からのたくさんのご要望にお応えし機能が拡張されました。
まずは多段承認機能です。以前ですと承認ルートは「申請者→承認者」のみでしたが、多段承認では、承認ルートを複数人設定でき、「申請者→承認者1→承認者2」など登録ができます。また金額の範囲、部署による適用設定もでき、ユーザー様の用途に合わせて承認ルートを設定できます。
つぎに自動承認機能です。こちらはあらかじめ設定した金額以下の場合は、自動で承認する機能になります。帳票ごとに金額を設定できますので、見積:5万円以下は自動承認、請求:10万円以下は自動承認など自由に設定できます。
その他にもメールURL承認機能などが追加され、クリックするだけで承認/却下ができます。

ピックアップその2【メール送信機能にファイル添付機能を追加】

 こちらも以前よりお使いいただいているメール送信機能ですが、ファイルを添付して送ることができるようになりました。スプレッドオフィスでは、各データに関連ファイルとしてファイルをアップロードする機能があります。その関連ファイルをメールに添付することができ、帳票と一緒に送れるようになりました!ファイルは複数選択することもでき、今まで通りパスワードも付けられます。契約書や提案書などの機密書類も安心して、添付することが出来ます。それからもう一つ!アップロードした関連ファイルですが、一覧画面の「表示項目」で関連ファイルを表示させることができます。わざわざ詳細画面を開いて確認しなくても、一覧画面でアップロードされているファイルを確認することができます。またさらに、絞り込み検索でも関連ファイルを検索することができます!メール送信機能と併せてお試しください!

ピックアップその3【受注と請求の繰り返し登録機能】

 こちらの機能はユーザー様よりとても便利になったとのお声を頂いている機能になります!
今までですと、同じ内容の受注や請求に対しては「複製」や「一括作成」がありましたが、「繰り返し登録」は数ヶ月先まで受注が確定している、または毎月同じ料金を請求するなど、繰り返し受注や請求が決まっている時に役立つ機能になります!
設定方法は、帳票作成画面の右側、一番下にある「繰り返し登録」の「月間隔」と「回数」を設定するだけです。
例えば、半年後まで毎月請求が決まっている場合、「月間隔」を「1ヶ月毎」、「回数」を「5回」と設定すると、請求書が当月分と合わせて6件作成されます。発行日、納品予定日、受注日、入金予定日、請求予定月、納品日、納品書発行日、検収日は該当月に自動で変更され、他にも件名に【年月や月】が入力されていると、該当月に自動で変更されます。日付などが自動で変更されるのでユーザー様に大変好評いただいております!

ピックアップその4【エクスポート機能の拡張】

 見積・受注・発注・請求のエクスポート機能が顧客・仕入先別、担当者別に集計されたものがExcelで出力できる様になりました。顧客・仕入先ごとのシートで出力し、且つ集計されているサマリーシートも出力されます。(担当者別も同じです。)絞り込み検索と一緒に使って頂くとさらに便利にお使いいただけます。今期分のデータが欲しい、顧客毎の請求金額を調べたいなど、絞り込み検索後に集計Excelを出力していただくと、欲しいデータが集計されて出力されますので、今までExcelファイルを編集・加工していて作業が大変だった!とい方にはぜひお試しいただきたい機能です。
また併せて絞り込み検索も拡張され、検索条件を保存できるようになりました。いつも同じ条件で細かく設定している方はぜひ保存機能をお使いください。

 スプレッドオフィスは、これからもさらに便利にお使いいただけるように、新機能リリースやアップデートをしていきますので、もう少しここが良くなれば!などご意見・ご要望がありましたらお気軽にご連絡下さい!