簡単に効率よく作れる請求書

Ryuichiro Hayashi

2018年8月13日

 スプレッドオフィスの様々な帳票作成機能は多岐に渡りますが、1つの帳票作成が簡単にできるだけではなく、他にも大変便利な機能が揃っています。今回は“請求書”に特化して、更に効率よく作成できる方法を紹介したいと思います。
請求書を発行して、お客様から支払いをいただく流れをスプレッドオフィスの対応内容に沿ってみていきましょう。

翌月請求一括作成

 お客様によっては、請求書が毎月発生する場合もあれば、不定期な受注のため、その都度作成が必要になってくる場合があります。例えば、毎月決まった受注があるお客様で、項目や請求金額が変わらないのであれば、そのまま使い回して作成時間を短縮したいものです。そんな時は、「翌月請求一括作成」機能が使えます!内容はそのままの状態で、入金予定日は受注の入金予定が登録されます。同じお客様の請求書を一つにまとめたい場合は、この時点で「同一顧客は合計請求書にまとめる」にチェックをいれると、合計請求書が作成されます。

複製

 ある請求書と同じものを作成したい場合、複製機能を使うことでコピーを作成することができます。同じ内容で顧客だけ変更したい時、追加請求があった際にも使えて大変便利ですね。

合計請求書作成

 この機能はスプレッドオフィスを使用している方から、ご要望が多かった機能です。同じお客様宛の請求書を1つにまとめる合計請求書の作成機能です。同じお客様の各請求書を1つの請求書にまとめることができるので、お客様から「1つにして請求して」という要望があっても楽々対応できますので嬉しいですね。

出力・送信

 作成した請求書をデータ(Excel、PDF)出力することができるので、郵送やFAXで送る際にも便利でデータ保存も可能です。一度にファイルを出力する際にはZIP圧縮して出力します。
また、即座に先方へメール送信することもできます。その際には、請求書ダウンロードURLをお送りする形になります。有効期限が明記されており、メール送付から1週間期限付きでみることができます。

メール送信履歴の確認

 大量の請求処理におわれていると、きちんと請求書を送ったのか?と不安になることもあるかもしれません。また、請求書は出したはずなのに、振込期日になっても確認がとれないなど、相手の動きが必ず絡んでくるので、効率よく仕事がしたくてもスムーズにいかないこともあります。あっては欲しくないですが、人間なので、忘れてしまうこともあるかもしれません。そんな時、メール送信履歴を確認すると、いつ送信したかは勿論、ダウンロードの有効期限と、お客様が請求書をダウンロードしたかどうかの状況がわかります。ダウンロードされていれば、その最終日時が表示されるようになっていますし、ダウンロードが行われていないと、「未開封」と表示されます。また、「送信メール一覧画面」で、「送信先」「送信日時」「ダウンロード日時」なども一覧で確認することができ、再送する必要がある場合は、詳細画面で操作することが簡単にできるので便利です。

請求書一括作成

 請求書は請求一覧から新規作成を使用して作ることができますが、受注一覧のデータを使用して、一括で作成することが可能です。受注データが既にあるお客様でしたら、こちらを使用して作成するととても簡単に作れます。新規のお客様の場合は特に重宝される機能でしょう。また、その際に、同一のお客様の請求書をまとめることも選択可能です。

自社テンプレートも使用可能です!

 請求書のテンプレートが豊富なスプレッドオフィスではありますが、自社のテンプレートをそのまま使用したい!という場合も勿論対応いたします!長年使っているフォーマットを継続して使用されたいのであれば初回は無料で設定いたします。2回目以降の設定はご相談いただければ対応いたします。

 スプレッドオフィスでは、請求書作成にもさまざまな便利機能をご用意しておりますので、ぜひご活用ください。