ビジネスにおける大切な武器となる、商品。仕入先から商品を入荷する、さらには依頼された商品を顧客へ提供する、といった一連の事務処理の流れがあらかじめでき上がっていれば、業務がスムーズに進められます。
そういった上手な商品の管理には、スプレッドオフィスが活躍できます。
顧客マスタと商品登録を活用する
スプレッドオフィスで顧客マスタと商品の登録を済ませておくと、受発注から請求の処理に至るまで12種類の帳票作成時に、データをすぐさま引用することができます。
顧客マスタでは、基本情報として、顧客名は勿論のこと、業態や連絡先、担当者情報の他、社内メモや宛先情報も記録しておくことが可能です。顧客元帳もあるので、顧客ごとの案件名や請求額、入金額などもリストによって一目で確認できます。商品の動きについても、いつでもここで確かめられるというわけです。
顧客マスタについては、左メニューから「マスタ管理」「顧客一覧」を、また、商品については同じく「マスタ管理」から「商品一覧」を選択することで、ページが表示されます。
顧客ごとの価格設定を活用する
ところで、顧客に提供する商品が、必ずしも一律の価格とは限りません。
それでは、一つの商品にいくつもの価格設定がある場合、帳票を作成する際に、そのまま商品一覧からの引用ができないではないか。せっかく登録した商品のリストも使えない。
しかしながら、スプレッドオフィスであれば慌てなくても大丈夫です。左メニュー「自社設定」「自社情報」を選択し、「システム設定」のタブをクリックして、「【商品】顧客ごとの価格設定を可能にする」をONにしてください。
これで、見積等の帳票作成の段階で商品検索をすると、その顧客に紐づいた商品のみが表示されます。顧客ごとに商品登録をしておくことで、自動的にその顧客への提供価格で帳票作成ができるのです。
スプレッドオフィスの原価管理機能
スプレッドオフィスの特長の1つが、「原価管理機能」です。見積、受発注などの帳票の作成で、取引先に対する
提示金額のみならず、原価金額の登録ができます。受注の時に原価データを登録しておくと、発注時にもデータをそのまま利用することができます。
仕入先ごとの原価設定を活用する
顧客マスタと同様に、前もって、左メニュー「マスタ管理」「仕入先一覧」で仕入先マスタを登録しておくことで、帳票を作る際には仕入先情報のデータの引用が可能になります。
仕入先ごとの原価を事前に登録しておけば、作成する明細によって、選択した仕入先とそこに適した原価を自動的に表示して活用することができるわけです。
そのためにはまず、左メニュー「自社情報」「自社設定」の「システム設定」タブを選んでください。「【見積・受注】原価明細に仕入先を表示する」をONにします。すると、帳票や商品マスタの原価明細に仕入先項目が追加となり、仕入先が選べるようになります。
帳票をさっと仕上げたい時にも、顧客や仕入れ先によって異なる単価をいちいち確認する手間が省ける。価格の取違いなどのミスも発生しない。万が一、商品価格が違っていたら、その価格を積み上げてできた帳票の合計額は、大きく違うものになりかねません。手作業ではなかなか大変な商品価格の管理からも、商品マスタの設定をご活用いただくだけで一挙に解放されます。その有益さは計り知れません。
細かな作業の多い、間違いの許されない商品の管理だからこそ、スプレッドオフィスの商品管理機能を存分にお役立てください。
