請求書の送付状 − 記載項目とテンプレート

スプレッドオフィス

2015年10月11日

請求書を郵送する際、皆さんの会社では送付状(カバーレター、送り状、添え状などとも言いますね)を同封してますか?

以前に比べて「請求書はPDFファイルをメール添付でもOK」という会社もだいぶ増えてきましたが、大手企業を中心にまだまだ原本郵送必須の会社も多いと思います。

請求書の送付状に決まった書式はありませんが、記載しておいたほうが良い項目はあります。

今回は請求書の送付状に記載すべき項目をご紹介しますので、請求書に同封する送付状作成の参考にしてみてください。

請求書の送付状に記載する項目

送付状作成日

送付状の作成日を和暦または西暦で記載しましょう。送付状作成日は請求書発行日と合わせておくと良いでしょう。

件名

メール件名のように「請求書送付の件」としている例文も見かけますが、送付状のため「請求書 ご査収のお願い」等が望ましいです。

ご挨拶

平素は大変お世話になっております。
下記の通り、請求書を同封させて頂きましたので、ご査収、ご確認ほどよろしくお願い申し上げます。

請求先部門およびご担当者様名

会社名+御中でも問題ありませんが、できればご担当の方の部門名、ご担当者様氏名も記載しておくようにしましょう。

同封する請求書一覧

何月分の請求書を何通同封しているのかを記載しておけば、同封漏れがあるかどうかが明確になります。

請求書の送付状テンプレートダウンロード

上記をまとめた請求書の送付状テンプレート(無料)をご用意しました。
以下よりダウンロードできますのでご利用ください。

請求書送付状テンプレート

いかがでしたか?
以前に比べて「請求書はPDFファイルをメール添付でもOK」という会社もだいぶ増えてきましたが、大手企業を中心にまだまだ原本郵送必須の会社も多いと思いますので、請求書を郵送する際は送付状を同封することをお勧めします。

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