請求書に印鑑を押す?押さない?

スプレッドオフィス

2015年10月27日

その請求書、印鑑を押してありますか?

請求書が完成し、封筒に入れて早速ポストに投函!

でもその前に、請求書に印鑑の押し忘れがないか確認しましょう。
法律や税務的に「請求書には印鑑を押さなければならない」という決まりはないのですが、残念ながら日本の場合、商慣習上「印鑑の押されていない請求書は処理できません」という会社も少なくないようです。

請求書に印鑑を押すことは「確かに当社(個人事業主の場合は私)が発行した請求書です」という証明です。法人、個人を問わず請求書は私文書にあたるため、もし請求書を偽造した場合は有印私文書偽造もしくは無印私文書偽造となります。有印私文書偽造は無印私文書偽造よりも重い罰則がありますので、請求書に印鑑を押しておくことは不正防止にも繋がります。トラブルを未然に防ぐ意味でも取引先に送る請求書には必ず印鑑を押しましょう。

 

請求書に押す印鑑の種類

個人事業主の場合

個人事業主の場合、請求書に押す印鑑は個人印でOKですが、商慣習上シャチハタ不可の場合が多いので、請求書に押す印鑑はシャチハタ以外の印鑑を使用しましょう。
請求書に個人印を押すことに抵抗がある場合は、屋号の印鑑を作るのもおすすめです。
法人の請求書のような角印を屋号でも作ることができます。個人印よりも体裁(大事です!)も良いので、検討してみてはいかがでしょうか?

法人の場合

押印する印鑑は代表印である必要はありません。

法人の請求書に押す印鑑は社判いわゆる角印や丸印が一般的です。
現在、会社設立の準備をしている方は、いわゆる法人印3点セット(代表印、銀行印、認印(角印or丸印))を作っておきましょう。なお、印鑑作成の際に悩むのが印鑑の材質ですが、特に認印(角印or丸印)は使用頻度が高いので丈夫な材質を選ぶと良いでしょう。

 

請求書をPDFで送付する場合

最近は「請求書はPDFでOK」という会社もだいぶ増えてきましたが、PDFの請求書を準備するためには、1.エクセルで請求書作成 → 2.印刷 → 3.捺印 → 4.複合機でスキャンしてPDF保存、という煩雑な作業が発生しますが、スプレッドオフィスなら管理画面に登録した見積りデータから簡単に請求書が作成でき、さらに事前に社判(角印or丸印)を登録しておけば、社判付の請求書PDFをそのまま管理画面からメール添付で送信することが可能です。

もし、お取引先がPDFの請求書でもOKという場合は、請求書発行業務軽減&郵送コストの削減につながりますので、是非PDFの請求書をご活用ください。

スプレッドオフィスは「最長60日間無料」でご利用頂けますのでこの機会に是非お試しください!