「案件管理」をExcel管理で行うことの限界について考える

スプレッドオフィス

2014年11月14日

こんにちは。スプレッドオフィス事務局です。

すっかり寒くなりましたね。今年も残すところあと1ヵ月半。
気持ちの良い新年を迎える為にも、仕事は年内にきっちりと整理しておきたいものです。

いつも「やらなくちゃ」と思いつつ、先送りになってしまっていることはありませんか?
それ、いつやるの?いまでしょ!

って、これが流行語として話題になったのは既に一年前の話・・・
でも、仕事や勉学においてこの言葉ってとても大切ですよね!良い言葉です!

さて、本日は「案件管理」について少しお話させて頂きたいと思います。

ここ数年、中小企業でも業務システムや基幹システムの導入が当然のように
なってきているというお話は、こちらで何度もしてきておりますが、「案件管理」については
未導入であったり、未だエクセル管理であったり・・・という現状があることを、ご存知でしょうか?

そもそも「案件管理」とは、どういうものかとご説明しますと、主に会社のの営業活動の
可視化を目的として行われている営業活動の管理のことを指します

具体的な内容としては、顧客情報案件毎の進捗状況の管理顧客や見込み客からの
問合せ内容とその対応についての情報まで・・・
会社が行っている、営業に関する全ての情報・活動内容を管理します。

それらは相互に紐付けられ、既に完了している過去のものから現在進行中、見積段階のものまで
全ての案件がリスト化されていることがベストな状態といえます。

その情報を様々な角度からしっかりと分析を行う事で、より精鋭的かつ高い確度からの営業活動
を可能にします。
案件管理図

 

会社の営業活動を行ううえで、必要不可欠ともいえるこの「案件管理」ですが、システム化に至らず
未だエクセル管理で行っている・・・という中小企業が多く存在しているのが現実です。

確かに「顧客情報」「案件情報」「問合せ情報」というのは、システム化したとしても、ある程度、
手入力に頼らざるを得ない項目ではあります。その点を考えた場合、エクセル管理でも可能でしょう。

しかし、上図でもご説明したとおり、複数の情報が相互に紐付け管理され、過去から未来までのものが
リスト化されている形になっていることが重要です。その複雑な関係や管理を、果たしてエクセル管理で
完璧にこなせるでしょうか?

かく言う弊社でも、数年前まではエクセル管理をしておりました。

当時の実体験から考えると、その答えは「100%、否」です。

エクセル管理では、一案件ごとの管理程度なら可能ですが、上図のように情報を複雑に関連付け、
リスト化し、管理を行うとなると、すぐに限界に達してしまうでしょう。

また、情報を入力するにあたり、エクセル管理では、すべて担当者の「事後報告」という形で記録される
ことになります。どんなに急いだとしても、相手先との打合せを終え、帰社し、その後入力するという形に
なりますから、打合せ終了後「すぐに」というわけにはいきません。

効果的な営業活動をする為に必要なものは、顧客が求める要求に対し、営業側がどれだけスピーディーに
適切な対応や行動が取れるかどうかです。もし、その案件が「見積段階」である場合、担当者が帰社する間に
他の会社から契約をとられてしまう・・・なんていうことも十分に有り得る話です。

そんな状況を回避する為にも、リアルタイムな情報の更新と、それに対する適確な客観的視点からの分析が
とても重要なのです。

それらを考えた時・・・「案件管理」は「未だエクセル管理で十分」とは中々言えないと思います。
まずは、最低限の管理として、見積管理、受注管理、発注管理、請求管理といったところから初めて
みませんか?

また、弊社の提供する「SpreadOffice(スプレッドオフィス)では、現在、年末に向けて
大きなバージョンアップを進めております。

そのバージョンアップの項目には、今回お話させて頂いた「案件管理」も視野に入れております。
お客様の社内システムのIT化への足掛かりとなれるよう、今後も、更なるサービスの向上を
図ってまいりたいと思います。

以上、スプレッドオフィス事務局でした。