エクセル管理と「SpreadOffice」管理の作業量比較

スプレッドオフィス

2014年5月26日

こんにちは。スプレッドオフィス事務局です。

この週末は、お天気が良くお出掛け日和でした。皆さまは、どこかお出掛けされましたでしょうか?
私は、遅ればせながら、アナ雪こと「アナと雪の女王」を見てきました。

「アナと雪の女王」と言えば、劇中で流れる「let it go」。素敵ですね。
私は吹替え版で見たのですが、歌詞が抜群に良くて、何度聞いても感動します。

「let it go~・・・♪」吹替えでは「ありのままの」と解釈されていますが
本来の英語の意味は「諦めろ」「放っておけ」ってことなんだそうです。

どんな欠点があっても、ありのままを受入れるってことは素敵なことかもしれません・・・
でも、それは、あくまで自分や相手、対ひと、限定のこと。

お仕事上で、ほんとは変わらなくては・・・と感じている様々なことを、
「let it go」状態にしてしまうのは良くないことだと思います。

その問題!「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」にぜひお手伝いさせて頂ければと思います。

ここに来てようやく本題です。

本日は、各種帳票や案件をエクセル管理する場合と、全く同じ内容を
「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」で管理したときの発生する手間や作業量の
比較をしてみたいと思います。

ご理解して頂きやすいよう、以下の例を用いました。

例)A社から、案件aに対し、見積書を発行し、受注を得ました。
  そのaには仕入項目(仕入先会社B)があります。

エクセル管理の場合

エクセルベースでの管理なら、これらの書類や情報をどの様に管理しますか?
見積書・注文請書・発注書の発行は済ませてあるとして、これらすべてを
紐付けて管理するには・・・

私なりにちょっと考えてみました。

  1. 会社管理の帳票を発行する際に用いる通し番号表から、番号を取得、どの番号で
    どの帳票を発行したか記録する(各種帳票ごと)
  2. 各種帳票を作成する。
  3. 上長に確認をとり、各種帳票に押印してもらう。
  4. 各種帳票のコピーを取り、社内保管用分を用意する。
  5. 案件aのフォルダをつくり、発行書類を記録する。(帳票の紐付け管理)
  6. A社のフォルダに、発行した見積書・注文請書を記録する。(会社ごとの売上内容の記録)
  7. B社のフォルダに、発行した注文書を記録する。(会社ごとの仕入内容の記録)
  8. その他・・・

私が思いつくだけでも、上記は最低限しなくてはいけない項目だと思います。
実際にエクセル管理をされている御社では、確実にそれ以上のやるべき項目があると思います。

上記をそれぞれ手作業で管理する・・・

どこかでミスが出たり、抜けてしまったり、途中で入った仕事と混同してしまったり・・・
想像しただけでも、気が滅入ってしまいそうです。

また、確認のやり取り等でも、上長の出勤状況やスケジュールの関係で
すれ違いが多く、相手に送付するのが遅くなってしまうなんてことが生じてしまうかもしれません。

上記と同じことを「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」を用いるとどうでしょうか?

「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」の場合

  1. 見積書を発行する(各種帳票の通し番号は自動取得・記載)
  2. 見積情報から受注を確定させ、注文請書を発行する
    (この時点でこの見積情報・受注情報は紐付け管理済み)
  3. 未発注仕入情報から、注文書を作成し、発注を完了させる
    (この時点で見積情報・受注情報・発注情報の紐付け管理済み)
  4. 押印は「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」を通じ、どこでも確認可能

以上の工程で、エクセル管理の場合に、それぞれファイルに分け、入力・管理していたことが
すべて完了してしまいます。

上記の作業過程で、A社・B社、個別での売上仕入管理も済んでおり、それらはワンクリックで
データの出力が可能です。
(取引先別売上管理表・・・「集計」→「売上仕入予測」→「取引先別売上予定表」をクリック)
(仕入先別仕入記録 ・・・「案件管理」→「発注一覧」→会社名を絞込→「出力」をクリック)

取引先会社毎の管理用ファイルをいちいち作成する必要はありません。

帳票を作成しただけで、それらは全て、自動記録・紐付け管理が完了してしまうので
ミスをしている暇がありません!

ほんの数分、その書類を作成する時間さえあれば完了するので、途中で入った仕事と
混同してしまうなんてこともありません!

これなら、エクセル管理でかかっていた時間が大幅に削減され、空いた時間を、
より有意義なことに費やせること間違いなしです。

案件や会社名、様々なファイルやデータでごちゃごちゃだったパソコンのデスクトップも、
これでだいぶスッキリするのでは?

それを実現するのが「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」です!

さぁ、今すぐ会社の「let it go」の現状を、「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」で解消しましょう!

以上、本日は「エクセル管理と「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」管理の作業量の比較」
についてのお話でした。

私達スプレッドオフィス事務局では、お客様よりお問合せいただきました内容を参考に
より便利にご利用いただけるよう「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」を
バージョンアップさせて参ります。

今後も、ご不明な点や要望などありましたら、お気軽に下記までご連絡ください。