ただの請求書発行クラウドサービスにあらず!

スプレッドオフィス

2015年9月14日

 

こんにちは。普段帳票管理や出力機能をクローズアップして記事を書くことが多いのですが、今日は目線を変えてスプレッドオフィスの本当の魅力をお伝えできたらと思います。

■仕事は点ではなく、線である

どんなお仕事にも仕事を依頼する側とそれを受ける側が存在します。これが無いとそもそもお仕事として成立しません。
そしてこれも当たり前なのですが、お仕事はあるお約束の上でのみ成立しています。そう、契約です。

もしあなたがお仕事を受ける側だった場合、お仕事を受けてから完成させるまでのプロセスは概ね以下のようになります。

 ①見積提出⇒②受注⇒③(発注・支払)⇒④納品⇒⑤請求⇒⑥入金⇒⑦完了

このように、川の上流から水が流れるごとく、お仕事は進められてゆきます。

■契約に必要なもの、それはエビデンス。

上記の①~⑦のプロセスを遂行するにあたり、エビデンスは依頼主との間に無用なトラブルを招かぬための重要な記録となります。

①見積書・見積条件資料など

②契約書(基本・個別)、注文書など
(③今回は説明上割愛しますが、仕入れ先への発注書など)

④納品書

⑤請求書・売上伝票など。(④、⑤は同時に作成されることも多い)

⑥領収書

⑦特になし

ほとんどのタイミングで何らかの帳票を発行するしているのがわかります。これはすべてエビデンスとしてしっかり管理されるべき帳票です。
(界・業態によって必要となる帳票とタイミングは微妙に異なっていることがあります)

■風通しの良い情報管理

スプレッドオフィスでは、見積書から請求書まで一貫して帳票作成・管理ができるのはもちろんのこと、常に関連する帳票は紐づいて管理されているので、例えば「この注文の見積時の金額いくらだっけ?」とか、「この受注、何回請求してて、あとどれくらい請求残があるの?」といった情報の把握がとても簡単です。

見積~受注~発注~請求間の紐づきこそが、帳票管理業務をわかり易く時間をかけずに行える秘訣だと考えています。

最近では巷に請求書発行クラウドサービスは雨後の筍のように乱立していますが、本当に請求書の発行・郵送ができればそれだけでよいのでしょうか?

是非スプレッドオフィスの導入をご検討ください。