ファイル管理で案件データをまとめて保存

スプレッドオフィス

2015年9月15日

こんにちは、担当Sです。

スプレッドオフィス4.0で、ユーザーの皆様に一番ご利用頂いている機能はなんと言っても「請求書作成」機能ではないでしょうか。私が一番使っているのも、請求書の作成&入金消し込みなのですが、今日は得意(?)ジャンルからちょっと離れて、前回に引き続き「ファイル管理」機能をご紹介させて頂きます。

なぜなら、便利な新機能をもっと知って頂きたいからです!

ファイル管理で案件データを共有

見積書や請求書を発行した際に「ファイル管理」に顧客ごとのフォルダが作成されることは、前回お話しましたが。

例えば、その見積書や請求書を作成する際に使用した資料や、ちょっとした覚書などを見積書・請求書のデータと同じフォルダの中に保存できたら、案件に関するデータが一箇所にまとめられて、後で参考にする時など便利だと思いませんか?

スプレッドオフィス4.0のファイル管理ではそれができてしまうのです!

「新しいフォルダ」ボタンをクリックするだけ

顧客ごとのフォルダを開いた状態で、画面上方の「新しいフォルダ」ボタンをクリックすると請求書や見積書のデータが並んだ中に「新しいフォルダ」が作成されます。(フォルダ名はチェックボックスにチェックを入れて、画面上方の「フォルダ名変更」で変更可能です。)

既に保存されている見積書や請求書データは、チェックボックスにチェックを入れて「移動する」ボタンをクリックし、作成したフォルダを移動先に指定すればOK!

外部のデータは「アップロード」ボタンからPC上に保存されているデータを選択して、フォルダ内に保存できます。

ちなみにアップロード可能なファイル拡張子は

txt,csv,xls,xlsx,doc,docx,ppt,pptx,pdf,jpg,jpeg,gif,png,bmp,zip,lzh

と、書いている私も半分以上の形式がわかりませんが、1ファイルのサイズ上限は5Mbまでになります。

 

関連資料がクラウド上にまとめて保存されていれば、書類や見積書を探す時間の無駄もなくなりますし、案件の情報共有もできますね!

そんな便利な「ファイル管理機能」を、ぜひ皆様ご活用ください!