スプレッドオフィスの便利機能について

Ryuichiro Hayashi

2018年2月8日

<2018/09/28更新>
 スプレッドオフィスの便利な機能が、続々と追加されています。使いこなしていただく方法を、ぜひご覧ください。
 ご紹介するすべての機能の設定変更は、メニューの「自社設定」から、「自社情報」の「システム設定」を選び、「ON」「OFF」選択後に「保存する」をクリックして行います。

システム設定画面

1, 案件収支機能を利用する

 設定「ON」にすると、左メニューに「案件収支一覧」が追加されます。画面上部にも、「案件収支」アイコンが表示されるので、画面切替も手早くできるようになります。
 見積・受注・発注・請求に関わる経費の金額を、プロジェクト単位で確認したい場合にご活用ください。
 案件収支詳細画面では、「案件担当」「営業担当」「売上」「原価」「粗利」「営業利益」「社内メモ」「添付ファイル」などを、つぶさに確認できます。
 スプレッドオフィスへの、お客様からの多くのリクエストにお応えして実現した機能です。画面右上部のマニュアルにも利用の仕方の詳細がありますので、合わせてご覧ください。

2, 付箋機能を利用する

「ON」設定すると、すべての画面で付箋(メモ)を貼り付けることができます。
ご利用方法は「F3」の押下で画面左上に付箋が作成され、削除したい場合は選択後「Delete」の押下で可能です。
「Ctrl+A」で付箋を全選択でき、「Delete」を押すとまとめて削除できます。※まとめて削除する場合は確認ダイヤログが表示されます。
付箋は、メモの入力・移動・サイズ・色の選択(画面上部に付箋の色を選択するプルダウンが表示されます)の変更ができ、自動で保存されます。
また登録した付箋は、同一アカウント内で共有されるようになっております。
※ユーザー全員が登録・削除が可能となっておりますので重要な情報は社内メモ等に登録してください。
※Macをご利用の場合は「fn」+「F3」、「fn」+「Delete」でご利用いただけます。

3, トップページの社内共有メモを利用する

「ON」設定すると、トップページに社内共有メモが表示されます。社内で共有したい内容を記載することができます。

4, 一覧画面の表の高さを表示件数によって変更する

 表示件数によって、一覧画面の高さを合わせることができます。
各一覧画面で表示件数の変更ができますが、画面内でスクロールすることになります。

5, データ保存後、一覧画面に戻る

「ON」に設定すると、保存後に一覧画面に戻るようになります。

6, システム全体のフォントを濃くする

「ON」に設定すると、システム全体のフォントが濃くなります。

7, 帳票の発行日の初期値を本日に設定する

 帳票作成の発行日について、初期値を作成日とすることができます。

8, 帳票の出力をPDFのみに設定する

「ON」に設定すると、帳票がExcelで出力できなくなります。
帳票は「Excel」「PDF」で出力できることが、スプレッドオフィスの特長の一つです。しかしながら、Excel出力による改竄を防ぎたいという場合に、活用いただける機能です。

9, 帳票に表示する自社情報のサイズを小さくする(9px)

 設定「ON」にすると、発行した帳票の右上部に表示される自社情報の文字サイズが、少し小さくなります。
通常は、お客様名に比べて、自社情報の文字サイズが若干大きめに設定されているため、文字サイズが気になる場合、この設定をご利用ください。

10, 帳票の日付を和暦で表示する(和暦と西暦が選択された場合は和暦が優先されます)

 帳票に表示する日付が、「元号〇〇年〇〇月〇〇日」に変更できます。

11, 帳票の日付を「/」でなく「西暦年月日」で表示する

 帳票に表示する日付について、「〇〇〇〇/〇〇/〇〇」から、「〇〇〇〇年〇〇月〇〇日」に変更します。
和暦表示が選択されている場合は、和暦表示が優先となります。

12, 【商品】顧客毎の価格設定を可能にする

「自社情報」→「システム設定」に「【商品】顧客毎の価格設定を可能にする」を追加しました。
商品登録時に顧客を選択できるようになり、こちらのオプションをONにしていると見積・受注・請求の商品検索時に顧客に紐付く商品のみを表示することが可能になります。
顧客毎に提供価格が異なる場合に顧客毎に商品を登録していただいておけば自動的にその顧客への提供価格で見積・受注・請求を作成することが可能です。

13,【見積・受注】原価明細に仕入先を表示する

 設定を「ON」にすると、見積と受注の帳票、商品マスタの原価明細に、仕入先項目が追加され、仕入先の選択ができるようになります。原価を登録する場合に、明細ごとに「仕入先」の選択ができるのです。見積・受注の帳票作成の段階で仕入先が決まっていれば、その場で入力しておくことができるため、発注時に迷いが生じません。
 この設定をONにすることで、スプレッドオフィスの特長の一つである「原価管理」機能を、より有効に利用していただけるようになります。この「原価管理」機能とは、見積・受注の帳票作成の際、お客様への提示金額だけでなく、原価金額の登録ができるというものです。受注の際に登録した原価のデータは、発注時にもそのまま利用できます。

14, 【見積・受注・発注・請求】Excel作成明細データ一括登録機能を利用する(WindowsChromeVer66以上)

「ON」に設定すると、帳票作成画面の「商品検索」ボタンの右側に「商品一括貼り付け」「貼り付けフォーマットダウンロード」ボタンが表示されます。
 まず、「貼り付けフォーマットダウンロード」ボタンをクリックし、Excelファイルをダウンロードします。その後、このファイルに明細データを入力し、追加したい明細行についてA列からG列までコピーします。コピーしたままの状態で、「商品一括貼り付け」ボタンをクリックすると、明細行にデータが一括登録されます。
 この機能は、Chromeのバージョン66以上でご利用できます。Windows、Mac両方に対応しています。

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こちらの機能をONにしていだきますと「商品検索」ボタンの右側に「商品一括貼り付け」「貼り付けフォーマットダウンロード」ボタンが表示されます。

「貼り付けフォーマットダウンロード」ボタンをクリックするとエクセルファイルがダウンロードされます。
そのエクセルファイルに明細データを入力して下さい。
入力後、追加したい明細行をA列~G列までコピーしてください。
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コピーしたままの状態で「商品一括貼り付け」ボタンをクリックすると明細行にデータが一括登録されます。
※初回に限り、下記ダイヤログが表示されますので「許可」を押して下さい。
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15, 【見積・受注・発注・請求】帳票の命名規則を設定する

「ON」設定すると、見積書などの帳票の命名規則を設定することができます。
##帳票名##
##相手方会社名##
##帳票番号##
##件名##
##出力日##
##自社会社名##
##ログインユーザー名##
を組み合わせて命名規則を作成してください。※「##」で囲われたキーワードをファイル名生成時に置換致します。
初期設定は「##帳票名##_##相手方会社名##_##帳票番号##_##件名##_##出力日##」になっております。

16, 【見積・受注・発注・請求】複製する際に日付はコピーしない

「ON」に設定すると、複製する際に日付はコピーされません。

17, 【見積・受注・発注・請求】数字の丸め処理を小計で行う

「ON」に設定すると、帳票の明細の小計欄で、端数処理されるようになります。
通常時は、明細や原価の小数点丸め計算が、各行ごとに選択のとおり行われています。
例として、見積明細が「1円 5.5m」の場合を見てみましょう。通常は「端数処理 切り捨て」であれば、「5円」となりますが、この設定をONにすると、「5.5円」と表示され、全ての明細を合計する時に、端数処理されます。

18, 【見積・受注・発注・請求・商談履歴】顧客名、仕入先名、会社名に詳細画面へのリンクを追加する

「ON」に設定すると、見積詳細画面などで表示される顧客名に、顧客詳細画面へのリンクが自動で付きます。
見積などの帳票作成中に、顧客情報の修正などをしたい場合、リンクをクリックしてください。作成中画面はそのままで、別タブで顧客詳細画面を開くことができます。

19, 【見積・受注・発注・請求】初期のステータスを作成済にする

 新規作成の際、初期ステータスを「作成済」にできます。
集計時などでは、ステータスが作成済のものを対象としているため、設定「ON」にすると、帳票登録が集計の対象になります。

20, 【見積・受注・発注・請求】新規作成時に空行3行を作成しない

 新規で帳票を作成する場合、空行3行を表示しない状態で登録が開始できます。
通常時は、新たに帳票の作成をする際、表示されている空行3行について、マスタから選択して登録する場合に削除する作業がありました。

21, 【見積・受注・発注・請求】明細入力時にコード、商品名の入力補助機能を使用する

「ON」に設定すると、見積・受注・請求の商品検索時に、その顧客に関わる商品のみを表示できます。
顧客によって提供価格が異なる場合など、あらかじめ顧客ごとの商品登録をしてください。見積・受注・請求といった帳票を作成する際に、その顧客への提供価格が自動的に反映されるので、便利です。

22, 【見積・受注・発注・請求】詳細ページの金額を税込みで表示する

「ON」に設定すると、詳細ページの金額表示を税込表示に変更することが可能です。

23, 【見積・受注・発注・請求】顧客・仕入先選択時に顧客・仕入先に登録されている種別・分類を自動で選択する

「ON」に設定すると、見積登録時に顧客を選択すると自動で顧客に設定している種別・分類がセットされます。
顧客、仕入先の種別・分類を見積、受注、発注、請求の種別・分類に連動したい場合はご使用ください。

24, 【見積・受注・発注・請求・商品】明細の単位に%が入力された場合、1/100で計算します

「ON」に設定すると、%を入力した場合、数量×単価に%を掛けた数値で自動計算します。
リスティング費用の請求など、%で計算したい場合にお役立てください。

25, 【受注・発注・請求】見積から受注を作成する際に、見積番号を受注番号に引き継ぐ※発注、請求も同様。

「ON」に設定すると、見積番号と同じものを、受注番号、発注番号、請求番号として、それぞれの帳票の作成を進めて行くことができます。
 なお、通常時は、見積後の受注等の帳票作成では、新たな番号を取得します。
 こちらも、スプレッドオフィスへのお客様の多くのご要望にお応えして、完成した機能です。

26, 【受注・発注・請求】見積から受注する際に備考はコピーしない※発注、請求も同様

「ON」に設定すると、見積から受注する際に備考はコピーされません。※発注、請求も同様

27, 【受注】翌月の受注データを自動作成する

「ON」設定すると、定期的な受注データが自動作成できるようになります。
「自動作成日」(※月末も選択可能)を指定すると、毎月の自動作成日AM5:00に、受注データの当月のデータを元として、翌月分データを自動作成します。

28, 【請求】領収書を出力する

「ON」に設定すると、領収書の発行ができます。請求書発行ポップアップに、領収書が追加されました。領収書発行番号の自動発番機能も利用できます。

29, 【見積・受注・発注・請求】重複チェック機能を利用する

「ON」に設定すると、一覧画面の行データの上下各項目が同じ場合に行の背景色が赤色になることで重複データのチェックが出来ます。
データの同一条件は下記になります。
見積:受注予定日、顧客名、件名、合計金額
受注:入金予定日、顧客名、件名、合計金額
発注:支払予定日、顧客名、件名、合計金額
請求:入金予定日、顧客名、件名、合計金額
例えば、請求のダブリデータをチェックしたい場合、請求一覧画面で「入金予定日」で並び替えていただくと「顧客名」「件名」「合計金額」が同じデータの背景色が赤色になるのでひと目でダブリが分かるようになります。

ますます便利に使っていただけるよう精進してまいりますので引き続き「スプレッドオフィス」を宜しくお願い致します。