こんにちは。スプレッドオフィス事務局です。
今回はクラウドでは余り見ない「発注機能」についてご説明したいと思います。
注文書について
ビジネス上の取引の際に交わす、契約書の一つである注文書ですが、慣習で作らない場合も依然としてあるようです。しかしながら、注文の証拠として発注先に交付することで、相手方とのトラブルを避け、双方の確認にもつながる大事な書類の一つです。
クラウド型発注管理システムを利用中のA氏の場合
さて、注文書の作成について、クラウド型の発注管理システムを使っているA氏の状況について見ていきましょう。
A氏は取引先を訪ね、発注する案件がまとまりました。会社へ戻る移動時間の合間、A氏は訪問先の近くのカフェへ立ち寄り、手元のタブレット端末で会社の発注管理システムにアクセスし、３分ほどで作業終了となりました。余った時間でつかの間の休息時間も生まれ、次の業務について考える余裕も出てきました。会社へ向かう電車に乗り、別件の発注処理にも取りかかっておこうと考えました。電車内の座席には座れなかったので、タブレット端末を出すのははばかられます。A氏はスマホを取り出し、再度、会社の発注管理システムで注文書を仕上げました。帰社したら、すぐにまた次の案件に取りかかれそうです。
インストール型会計システムを利用中のB氏の場合
次に、前々からインストール型の会計システムを使っているB氏について見てみましょう。
取引先で打ち合わせたB氏は、急いで会社へ戻ろうとしています。取引先から、できるだけ早く注文書を渡してほしいとの要望があったためです。打ち合わせと移動で、一息入れる間もなく、少々、疲れを感じているB氏ですが、会社の自席のパソコンでようやく発注管理システムにアクセスして取りかかります。そろそろ、業務時間を過ぎそうです。焦るB氏の意に反し、パソコンがなんとなく不調です。重要な時に限ってまさか、のことですが、もしも会社のパソコンがダウンしたら、喫緊の業務には取りかかれないのだ、という恐怖がB氏の頭によぎりました。そういえば、そろそろ年に１度の有料バージョンアップの時期です。さらに、パソコンが故障した場合、新たに会計システムをインストールし直さなければなりません。B氏の苛立ちは高まるばかりです。
クラウドのメリット
A氏とB氏の業務の一面からも見られるように、クラウド型システムにはいくつものメリットがあります。
新しく開発され、従来のインストール型システムの欠点をカバーしているクラウド型。実は、クラウド型サービスで発注を行えるシステムというのは、非常に少ないのです。
数少ないクラウド型の受発注管理システムの中で、ぜひおすすめしたいのがスプレッドオフィスです。
インストール不要、バージョンアップは無料で、インターネットに接続する環境さえあれば、時間も場所も選ばず、注文書の作成ができます。すべてのあらゆる端末に対応しているので、PCに限らず、タブレット、スマホと思いのままです。Windowsだけではなく、Mac osでも利用できます。メールアドレスとアドレスを入力し、ログインするだけで、すぐに発注処理に入ることができます。
セキュリティについて
発注管理の業務が面倒だ、注文書交付が手間だ、といった手間やストレスもあまり感じずに済むわけです。
いつでも、どこでもできる発注処理、と言うとセキュリティ面が心配だ、と思われるかもしれません。けれども、スプレッドオフィスであれば、セキュリティ対策も万全です。スプレッドオフィスは、１００％国内で開発した純国産システムです。サーバは国内最大手で、サーバとの通信は暗号化しています。サーバには二重バックアップを実施して、お客様のデータを万全な体制で保護しているのです。災害など万が一の際も、速やかにサービス復旧ができることを目指し、お客様の業務に支障のないよう、備えも万全としています。
B氏の憂鬱を吹き飛ばせる、安心のスプレッドオフィス発注システムを、ぜひともご体験ください。
