便利に使えるカレンダー機能

Ryuichiro Hayashi

2018年9月25日

カレンダー機能

 スプレッドオフィスでは、様々な帳票作成と管理ができますが、それを踏まえてのカレンダー機能という便利な機能がついています。トップ画面には、最新のお知らせが最大3件まで表示されますので、業務を始める前に簡単にチェックすることができます。また、3つのタブがあり、「ホーム」「案件収支」「マニュアルダウンロード」と閲覧したい情報を選ぶことができます。カレンダーを閲覧したい時には、ホームを選択してください。月・週ごとのカレンダーもみることも可能です。1日の予定や週に過密なスケジュールが入っている場合には、週単位で見ると大変見やすく、見落としが防げるでしょう。カレンダー内の対象データをクリックすると、その該当データの詳細画面へ移動して確認することもできますし、編集、送信などの作業もできます。今回は、そのカレンダー機能、表示される条件と消込方法をご紹介します。

会計用語、消込とは?

 ここで、会計担当の方だけが閲覧されているわけではないと思いますので、会計用語の説明をしたいと思います。
「消込」とは、売掛金などのデータなどを取り消す作業のことを言います。たとえば売掛金の入金があった場合に、支払い明細書と照らし合わせながら消し込み(入金されているデータを消す)をすることで、売掛金が予定通りに回収できているか、残りの売掛金がデータ上と実際の入金でズレが生じていないか、回収の遅れが出ていないかの確認をするということです。簡単にいえば、「未回収」を「回収済み」にするチェック作業ということになります。このように代金が入金されたときに行う消込を「入金消込」といい、反対に代金を支払ったときに行う消込は「支払い消込」といいます。会計担当者にとって、この「消込」作業はとても大変だと言われています。膨大な取引先と、多くの売掛金と入金明細をひとつひとつ照らし合わせるという作業は、大変な負担でしょう。カレンダー機能があることで、各帳票と結びついているために、確認もしやすくなっており、消込作業も簡単です。次で紹介しますが、「見積」「受注」「発注」「請求」「未確認」と分けて、状況把握が簡単となっています。期限を過ぎた物がカレンダーのトップページに表記されるようになっていますので、ホーム画面ですぐに確認ができます。全体、支店、担当部署ごと、個人ごとに表記されるように選択可能です。

カレンダーに表示・確認ができる条件内容とは?

 以下の内容をトップページで確認をすることができます。注意マークが表示され、予定日直近のデータから表示されます。期限管理がしてあり見積(受注予定日)、受注(納品予定日)、発注(支払い予定日)、請求(入金予定日)、が過ぎた後に消しこみ処理をしていないとカレンダーに表示される仕組みです。また承認申請中の情報も表示することが可能です。表示を月表示と週表示とで選択することができます。

「見積:受注予定日」受注予定日を過ぎているのに、受注されていない、又は失注状態になっていない場合に表示されます。
「受注:納品予定日」受注データで納品予定日が設定されているが、納品日が入っていないデータを表示します。
「発注:納品予定日」納品予定日が入力されているデータで、納品日が入っていないデータを表示します。
「発注:支払予定日」発注予定日が入っているデータで支払日が入力されていないデータを表示します。
「請求:入金予定日」請求データの入金予定日が入っていて、入金日が入っていないものを表示します。
「未承認:申請日時」承認機能をご利用いただいている場合に、未確認のデータを表示します。

また、カレンダー下部に、スプレッドオフィス事務局へメールを送信できるようになっています。ログインユーザーのお名前とメールアドレスをデフォルトで表示しているのでお問い合わせ内容を入力して送信ボタンを押すだけで問い合わせが可能なので大変便利です。