備えあれば慌てない! ファイル管理

Ryuichiro Hayashi

2018年7月25日

 毎日の業務の中で、どんどん増える一方のデータの数々。すでに作成済みの帳票、作成真っ最中の帳票はもちろんのこと、その帳票の参考となる資料など、すべてを積み重ねてみれば、膨大な量、枚数となります。これから先に、おそらくまた発生する取引き先との業務を鑑みれば、たとえ1件の取引きと、伴う手続きがすべて終わったとしても、即処分するというわけにもいきません。
 ここで救世主となっているのが、スプレッドオフィスです。かさばる紙ではなく、データとして、クラウド上でデータを保存し、ファイル管理できてしまうのですから。

自動的に、ファイル保存!

 見積書、注文書、請求書など、作成済みの帳票は、取引き先へのメール送信やデータを出力した後に、スプレッドオフィス上に自動で保存することができます。
 帳票を送信・出力する画面で、「ファイル保存」の項目の「する」にチェックを入れておくだけの簡単操作です。あえて、「しない」にチェックを直さなければ、常に「する」が選択された状態になっているので、今の帳票、保存していないのに、画面を閉じてしまった! といったウッカリ作業も発生しません。
 こうして保存されたデータは、左メニューの「ファイル一覧」の中の、一覧画面の「システムフォルダ」に、自動で作成されたフォルダの中に収まっているので、いつでも見ることができます。

関連する資料も、まとめて保存!

 見積書や請求書といった帳票を作成する際に、資料やメモ書きなどを使う場合も多々ありますね。今後の参考として残しておきたい、そうした資料一式も、スプレッドオフィスに帳票と一緒にまとめて保存しておくことができます。
 見積書や請求書の一覧画面から、希望のファイルを選んで詳細画面を開いてください。
 上部メニューの「アップロード」ボタンを押し、「アップロードするファイルを選択してください」をクリックするか、もしくはファイルをドラッグして画面上へ持ってくるだけで、アップロードが完了します。

作成したフォルダに、データをアップロードして保存!

 社内の共有資料をデータとしてまとめておきたい。そういった場合も、スプレッドオフィスで、すっきりとファイル管理ができます。
左メニュー「ファイル一覧」の画面を出し、画面上方にある「新しいフォルダ」ボタンを押すと、新たなフォルダが作成されます。もちろん、フォルダ名は自由に変更可能です。
 先ほどの、ここへ入れておきたい資料などは、「アップロード」ボタンをクリックして、PCに保存されているデータを指定すれば、一つのフォルダとして保存できるのです。
もしも、保存済みの見積書などのデータを一緒にまとめたい場合は、該当データのチェックボックスにチェックし、「移動する」ボタンを押して、移動先に新しいフォルダを指定するだけで、お好みのデータが見やすく一つにまとまります。

選べるデータ容量で、どんどん保存!

 便利なファイル管理機能で、いくらでも資料をまとめて保存できる。そうは言っても、一体、どこまで保存できるのか? もちろん、データ保存の容量に上限はあります。
 ファイル管理画面の上部に、ファイル容量が表示されるので、一目でファイルの分量が確認できます。利用できる容量は、利用ユーザー数×1GBです。料金プラン一覧に表示されている「データ保存容量」は、このファイル容量を指しています。
 つまり、ミドルプラン、スタンダードプランであれば、ユーザー数の制限がないため、よりたっぷりと余裕を持ったファイル保存が叶うことになります。
 ファイル管理がうまくいかない、資料が見つからない、かさばるので資料を破棄してしまっていた、などの数多あるトラブルに慌てないよう、スプレッドオフィスのファイル管理機能を大いにご活用ください。