知っておきたい 顧客マスタ活用法

Ryuichiro Hayashi

2018年8月21日

 見積書や請求書といった帳票を作る際には、繰り返し同じデータが必要になることが多いものです。その都度、同じような、似たような情報を改めて入力していては、手間も時間もかかってしまいますね。
そこで活用できるのが、スプレッドオフィスの顧客マスタの機能です。帳票を作る際に、登録済みの顧客・仕入先マスタのデータをそのまま引用することができます。
 「顧客マスタ」とは、取引先についての基本情報のこと。では、顧客マスタの使い方について、さらに詳しく見てみましょう。

「顧客情報」とは何なのか?

 帳票の作成をスムーズに進めるためには、あらかじめ顧客・仕入先マスタを登録しておく必要があります。実際に帳票作りに取りかかる前に、顧客情報を登録しておきましょう。
 顧客情報とは、たとえば顧客名、住所、電話番号、担当者情報、締め日などを指します。
 新規で作成するには、左メニューの「マスタ管理」を選び、「顧客一覧」をクリックします。さらに、ページ上部の「新規作成」をクリックしてください。タブでは、入力項目を「基本情報」か「社内メモ」に切り替えることができます。
 それぞれの項目に入力した後は、「保存する」をクリックしてください。

「担当者登録」はどう使うか?

 取引先の担当者について、ある程度は細かく記録しておきたい。そのような場合は、基本情報のページの下部にある「担当者情報」欄をお使いください。
 「担当者情報」右側の「+」をクリックします。ポップアップが表示され、担当者名や部署名、役職、メールアドレスや電話番号など、必要な事柄が入力できます。
取引先の会社の担当者は、必ずしも一人だけとは限りません。複数の担当者がいる場合、情報をうまく整理しておきたいものですね。顧客マスタには、1つの会社に対して複数登録できるので、ご活用ください。請求担当者にはチェック欄にチェックを入れておけば、請求時の担当者を即座に見分けることも可能です。メールアドレスの設定があれば、帳票画面からメールを送信する時に自動表示されるので、とても便利です。

「宛先情報登録」とは何か?

 顧客一覧から詳細の画面へと進み、「宛先情報」タブを選択すると、設定されている宛先情報を確認することができます。
 「編集する」をクリックすると、見積書、請求書などの帳票の種別ごとに、異なる宛先を選択可能です。敬称の欄では、御中か様のどちらかを選べます。帳票を出力すると、設定した宛先へ自動的に差し替えられて表示されるので、作業が楽になります。

「顧客元帳」を使うには?

 「顧客一覧」から、「顧客詳細」画面を出すと、「顧客元帳」タブが現れます。クリックすると、該当の顧客の請求・入金データが時系列順に並んで表示されます。
 顧客元帳の一覧表の項目は、日付、帳票番号、帳票区分、件名、請求額、入金額、残高です。日付については、請求であれば発行日を表示しています。入金の場合は、入金予定日です。帳票番号は、クリックすると作成済みの該当の帳票画面をすぐさまチェックすることができます。
 さらに顧客についてのデータの抽出期間は、指定もできるのです。「期間」の欄に、取引の抽出期間の開始日と終了日を入力してみてください。カーソルが外れると、すぐに再検索されます。
 ちなみに、顧客元帳の画面を開いている場合、顧客一覧表から別の顧客情報をクリックしても、「顧客元帳」のページのまま移動します。顧客元帳のチェック作業などが、集中してできるのです。
 スプレッドオフィスの顧客マスタに、まずはどんどん登録作業をし、その後は入金管理などに至るまで、とことんご活用ください。