請求書の重要な役割とは?

Ryuichiro Hayashi

2018年12月13日

 請求書の作成は、お金を受け取るために必要な書類です。「お金を払ってください」という意思表示をし、その証拠となります。正確に内容やその内訳の金額、振込口座の指定をし、請求書を発行することによって支払い忘れを防ぐ役割となっています。また、納品までしたのにもかかわらず、支払いをしないなどの業者や会社に対しては、請求書をしっかりと発行することが後々、回収権の証拠ともなりますので、信用している会社であっても、必ず作成しておきましょう。

スプレッドオフィスの請求書作成機能

 スプレッドオフィスの様々な帳票作成機能は多岐に渡り、1つの帳票作成が簡単にできるだけではなく、他にも大変便利な機能が揃っているのが特長です。今回は“請求書”に特化して、更に効率よく作成できる方法と特長をご紹介したいと思います。
①翌月請求一括作成
 毎月同じ内容の請求書を作成する方におススメの機能になります。受注一覧で該当の案件にチェックを入れ、翌月請求一括作成ボタンをクリックするだけです。内容はそのままで作成日、納品日等の日付は翌月に変更されます。
②複製
 過去に作成したものと同じ内容で請求書を作成したい、そんな時は複製機能があります!情報を引き継いだ新しい帳票を作成することができます。
③合計請求書作成
 同じお客様の各請求書を1つの請求書にまとめることができるので、お客様から「1つにして請求して」という要望があってもすぐに対応できます。
④請求書一括作成
 請求書は請求一覧から新規作成を使用して作ることができますが、受注一覧のデータを使用して、一括で作成することが可能です。受注データが既にあるお客様でしたら、こちらを使用して作成するととても簡単に作れます。
⑤出力・送信
 作成した請求書をデータ(Excel、PDF)出力することができるので、郵送やFAXで送る際にも便利ですし、データは保存も可能です。また、即座に先方へメール送信することもできます。メールの本文にはダウンロードURLと有効期限が明記されており、有効期限は1日から365日の間で設定がすることができます。
⑥メール送信履歴の確認
 請求書は出したはずなのに、振込期日になっても確認がとれないなど、対応に困ることもありますね。効率よく仕事がしたくてもスムーズにいかないこともあります。そんな時は、メール送信履歴を確認することで、いつ送信したかは勿論、ダウンロードの有効期限と、お客様が請求書をダウンロードしたかどうかの状況を確認することができます。ダウンロードされていれば、その最終日時が表示されるようになっていますし、ダウンロードされていないと、「未開封」と表示されます。また、「送信メール一覧画面」で、「送信先」「送信日時」「ダウンロード日時」なども一覧で確認することができ、再送する必要がある場合は、詳細画面で操作することが簡単にできるので便利です。

請求書テンプレートが豊富!

 スプレッドオフィスでは請求書テンプレートも豊富なデザインとカラーが揃っており、そこから選択可能です。カラーやデザイン次第で、相手に与える印象も変わってきます。また、縦型、横型、カラー、窓空封筒に対応しているものなど、幅広く対応しています。

自社テンプレートも使用可能です!

 請求書テンプレートが豊富なスプレッドオフィスではありますが、自社のテンプレートをそのまま使用したい!という場合もスタンダードプランであれば対応可能です。長年使っているフォーマットを継続して使用されたい場合はお気軽にご相談ください。

無料でお試しも可能!

 また、ご紹介した上記テンプレートはエクセル形式で無料ダウンロードすることができます。請求書テンプレートは一般的な項目をすべてカバーしており、豊富なカラー&デザインで、すぐに請求書の作成が可能です!ぜひ、お試しください!