どの企業でも必要な帳票の作成ですが、スプレッドオフィスではマスタ管理にお客様情報を入力し一括で管理することができます。そのため、見積だけでなく、受注、発注、請求という一連の流れをまとめて行うことが可能です。各データが紐づけられるため、記入ミスや転記ミスもなく、各書類やデータを一括でまとめて管理、出力が可能となっています。これが、受注発注の管理システムを簡単に、そして効率的に行うことができるスプレッドオフィスの特長です。また、過去にどんな帳票を作成していたか？すぐに履歴検索することもでき確認できるという優れものです！今日は、スプレッドオフィスで作成できる帳票をより詳しくみていきましょう！
12種類もの帳票を作成可能！
スプレッドオフィスでは全部で12種類の帳票を作成することができます。種類は以下です。
①見積・・・・見積書、注文書
②受注・・・・注文請書、納品書、検収書（返信用）
③発注・・・・注文書、注文請書（返信用）、納品書（返信用）、検収書
④請求・・・・請求書、売上伝票、領収書
企業で使用しているほとんどの帳票がカバーでき、全て一元管理しているため、簡単に作成できる！というのがスプレッドオフィスの特長です。帳票のデザインを選ぶことができ、見出し部分の文字の色や背景の色も設定できるようになっています。
また、帳票の送付先が異なることもありますよね。それも設定する事ができます！左メニュー「顧客一覧」「顧客詳細」から「宛先情報」に登録して頂くと宛先が設定され、出力することができるので大変便利です！
帳票の作成方法と種類
帳票はExcel 形式と PDF 形式で出力することができるので、相手の要望に合わせて作成可能です。また、直接顧客へメール送信するか、自身のPC に保存するかの選択することができます。登録してある社判画像を反映するかを選択でき、顧客の部署名や担当者名の記載の選択も可能など、詳細を設定することができるので大変便利です。
また、鑑添付をすることが可能で、1 枚目に鑑帳票を生成し出力することができます。鑑とは明細情報の集計されたページとなるので、出力枚数は増えます。また、帳票と一緒に送付状も出力するかどうか選択できます。送付状の文面は変更する事もできます。左メニュー「自社設定」「帳票設定」から「送付状」で設定可能です。
鑑添付をする場合、帳票1 枚目に鑑表紙、2 枚目以降に明細情報が表示されます。1枚目の表示ルールは、明細を登録する際に「見出し行」を選択し登録することで鑑に表示されます。見出し行毎に集計した金額が鑑に表示されます。2 枚目以降は通常通り表示されるので、相手に何を見ていただきたいかで選択することができますね。また、鑑添付をしない場合の帳票は、見出し行、通常行、小計行がそのまま表示されるようになっています。
メール送信履歴の確認が簡単！
帳票を作成し、出力、送信したはいいけれど、いつ送ったのか？すぐに確認したい！そんな時も簡単に確認ができるようになっています！
確認したい帳票データの詳細画面を開き、メール送信されたデータは帳票データに「送信履歴」という付箋が付くようになっていますので、付箋をクリックすると送信履歴の詳細が確認することができるのです。送信履歴のダウンロード日も表示され、相手先がURLから帳票をダウンロードした最終日時と、設定したパスワードが表示されます。ダウンロードが行われていないと【未開封】と表示されるので、状況の把握に手間がかかりません。ダウンロードの有効期限は1日〜365日の間で設定することが可能です。
送信したメールは「送信メール一覧画面」より確認することができます。「種別」「送信日時」「ダウンロード日時」などを一覧上で確認することができ、再送する場合もワンクリックで可能です。また見積・受注・発注・請求の一覧画面にメール送信回数が表示されます。
独自帳票の作成も可能
会社独自で使用している従来の帳票デザインの利用をご希望の場合、スタンダードプランで対応可能となっています。内容によっては別途費用が発生する場合もありますので、事務局宛までご相談ください。
