日常的な業務の中で、必ず発生する受発注の作業。見積書から始まって、注文請書、納品書、検収書、発注書、請求書という一つの取引の流れに沿った帳票の作成はどのようにされていますか？
表計算を扱うのだからExcelに決まっている。Excelが、一番だ。さて、果たして、実際のところはどうなのでしょうか。Excelを用いた帳票作成等の業務について、そのメリット・デメリットに改めてスポットを当て、受発注・業務管理に強いスプレッドオフィスとの違いを考えてみましょう。
Excelのどこが良いのか？
ビジネスの上でも広く使われているExcelですが、そもそも、いつ頃から活用されているのでしょうか。Excelが会社などで普及しだしたのは、2000年頃と考えられます。以後、20年近くにわたって重宝されてきているわけですから、当然、使い慣れていて、使い勝手が良いと感じる人が多いのです。
あまりにも込み入った、複雑な計算が入っていなければ、Excelでの表作りは理解しやすく、ある意味簡単に作成可能です。
また、Excelでの表作成に新しく費用がかかることもないので、コスト面の安さもメリットの一つと言えます。
Excelのどこが問題なのか？
Excelを使った表作り、と一言で言っても、実のところ、一から作成し、取引先にも提示できる形に体裁を整えた帳票として完成させるには、やはりそれなりの時間と大きな手間がかかります。Excelでの表作成に費用がかからない、ように見えているだけで、そこには多大な手間暇という大切な人件費が流れ込んでいるのです。
企業の業務の流れの中でExcelを使用する場合は、複数の人が使いづらいというデメリットもあります。
また、せっかく帳票等のテンプレートを作成したにもかかわらず、何か修正すべき箇所が生じた場合には、その都度、手作業で直さなければなりません。税改正などがあったら、また数式の見直しからやり直しです。ひとつひとつはちょっとした手間のように見えて、積み重なると大きい、これもExcelを利用した場合の問題の一つと言えます。
対して、スプレッドオフィスは？
帳票作成などに関して、元々あったExcelでは対応が大変で、そこに生じていた問題点をカバーできる存在となるのが、スプレッドオフィスです。
スプレッドオフィスは、見積書から請求書までの業務に必要となる12種類にも及ぶ帳票の作成ができ、受発注のみならず、日々の業務管理までを的確に行える、そこに特化したシステムとなっています。
帳票作成をすべき時に、帳票そのものの枠を作ることなく、そのまま帳票作りに取りかかれるので、手を煩わせることもありません。自社だけではなく、顧客、商品など、データを1度登録してしまえば、以後の帳票作成作業に、常に反映することもできます。さらに、システムを利用するユーザーの数によって、月額プランを選択できるので、必要とする担当者数に合わせることが可能です。おまけに、Excelで作成済みの明細表などを貼り付けて活用することもできるのです。
スプレッドオフィスとExcelの生かし方
会社の大事な業務管理ですから、より本格的なものを目指すのであれば、やはりそこに特化したものを選んだ方がスムーズに進められることは確かです。気になるコスト面ですが、月額料金はライトプラン980円からで、手軽ながら確実な効果は感じられるのではないでしょうか。
せっかく苦労の末に作成したExcelテンプレート。とはいえ、迫りくる消費税の増税など、ちょっとした改正のたびに、再度、修正の問題が降りかかってきます。
帳票の作成、日常業務の集計等の専用のものとして、スプレッドオフィスを活用し、Excelはまた違った部分で活用してみてはいかがでしょうか。
