ご存知の方が多いかもしれませんが、CSVについて今一度おさらいして見ていきましょう。そうすることで、スプレッドオフィスのよさが更にお分かりいただけると思います。
まず、CSVとはComma Separated Valuesの頭文字から取ったもので、カンマで区切って並べた便利なファイル形式のデータのことを言います。カンマ区切りのテキストのため、異なる種類のソフト間のデータ交換に使いやすいので重宝されます。では、どんな時にこのCSVデータを使っているのでしょうか？
例えば、①あるデータベースからCSVデータを取り出し、エクセルデータに変換します。それを使ってピボットテーブルで集計表の作成をする。②データベースよりCSVデータを取り出し、銀行のウェブシステムに取り込んで送金処理を行う。③銀行のウェブシステムから入出金データを取り出し、会計ソフトへ取り込んで入金確認処理を行う。など、それは多岐に渡ります。共通しているのが、それぞれ異なる種類のソフトを使いながらデータ交換で行われている点ですね。このように、CSVデータは様々な場所で便利に使えるテキストデータなのです。
インポートとエクスポートとは？
インターネット用語の中にインポートとエクスポートという言葉がしばしば登場しますが、インポートは英語で「輸入」エクスポートは「輸出」ですよね。イメージ上では、その通りで、他のアプリケーションで作成したファイルを読み込んで利用できるようにすることを「インポート」といいます。また、他のアプリケーションで読み込める形式に出力して利用できるようにすることを「エクスポート」といいます。例えば、電子メールアドレスを使用している際に、アドレス帳がありますね。それを電子メールソフトからアドレス帳を「エクスポート」して、別のパソコンの電子メールソフトから「インポート」して使うといったことです。
スプレッドオフィスでできるCSVインポート
では、スプレッドオフィスでは何ができるのでしょうか。スプレッドオフィスでは「顧客」「仕入先」「商品」のCSVインポートをすることが可能となっており、取り込み可能文字数や、CSVファイルをダウンロードする際の条件などを確認するだけで簡単にインポートすることができます。また、インポートをする際には「データ取込権限」が必要になります。請求書CSVインポートについていえば、最大200件のインポートが可能です。
また、見積・受注・発注・請求のCSVインポートが可能です。
（取り込み対象データ：顧客データ、顧客担当データ、仕入先データ、仕入先担当者データ、商品データ、原価データ）
エクスポート
また、見積・受注・発注・請求・顧客・仕入先・名刺のExcel及びCSVエクスポートをすることが可能です。スプレッドオフィスに登録されているほとんどのデータをダウンロードすることが可能なので、データはCSV形式で出力し、そのまま会計データや自社のシステムに取り込んで活用、またエクセル形式で開いて集計に使用することもできるでしょう。
（出力可能データ：名刺データ、商談データ、見積データ、受注データ、発注データ、請求データ、経費データ、顧客データ、仕入れ先データ、商品データ、資金繰り表(※Excelのみ)）出力したデータは一覧データの右上に「CSVエクスポート」ボタンがありますので、それをクリックするとダウンロードすることができます。
さて、いかがだったでしょうか？CSV形式とインポートとエクスポートの意味を確認しながら、スプレッドオフィスでできる機能について紹介しました。即座にデータの交換に便利なCSV形式なので、帳票作成や集計作業に大量の情報を有する時にはそれを効率よく活用できたら、仕事もはかどりますよね！
