星の数ほどある見積書の中で
お客様との仕事の始まり、その第一歩となる見積書。まずは会社の第一印象を、よりよくアピールしたいものです。お客様が初めて見積書を見た時、パッと目に入るのは金額欄の数字だけとは限りません。味気ないばかりの見積書を見慣れていると、特にカラーを使った見積書は目を引きやすく、たとえ複数ある見積書の中でも印象に残りやすいものです。
スプレッドオフィスの見積書の色
スプレッドオフィスの見積書テンプレートでは、お好みのカラーを選ぶことができます。カラーによって、伝えたいイメージを演出することも可能です。例えばブルーを使えば、「信頼」「誠実さ」などを印象付けます。グリーンでは、「安心」「自然」といった好ましい印象を与えます。えんじ色では、知的さを強調できます。
スプレッドオフィスの見積書の種類
スプレッドオフィス見積書テンプレートには、見積書の一般的な項目がすべて網羅されていますが、さらに貴社フォーマットを設定することもできます。見積書だけ、他の帳票とは別のフォーマットにしたいというご要望も思いのままです。また、今まで使っていた自社のオリジナルの見積書のデザインを、そのまま変えずに使うこともできます。縦型や横型、行数の変更も、もちろん使い勝手に合わせられます。窓空封筒に対応させたい、という場合も問題ありません。こういったさまざまな設定は、スタンダードプランなどのお申込み初回に、すべて無料でご利用いただくことができます。
スプレッドオフィスの見積書の作成時間
とはいえ、実際のところ、見積書を作成する作業には時間と手間がかかるのではないか。そのようなご心配も、一切無用です。新規で作成する見積書であっても、とりかかってから完成まで約３分。社内情報や基本情報の必須項目を、それぞれの項目欄に入力していくだけという手軽さです。実際の手順を見てみましょう。社内情報としては、自社の担当者名、受注予定日を入力します。また、基本情報の必須項目としては、見積番号、顧客名、件名、消費税を入力し、設定します。さらに、明細情報に行を追加して、必要事項の入力をします。以上、でき上がりです。
スプレッドオフィスの見積書の複製、発行、送付
さらに、すでに作成した見積書がある場合は、作成手順がより一層、楽になります。複製したい元の見積書を選択し、登録情報を編集するだけですから、１分ほどで新たな見積書が仕上がります。
こうして出来上がった見積書は、エクセルかPDF形式で発行できます。また、管理画面から、お客様宛のメールに直接、見積書を添付して送信することもできます。郵送などの費用もかかりません。
スプレッドオフィスの見積書のその他
ちょっと待った、それでは社判が押せないではないか、と悩む必要もありません。あらかじめ社判の画像を登録しておけば、見積書の出力の際に、そのまま入れることができます。逆に、社判画像を表示させたくなければ、非表示に切り替えることもすることも自在です。では、担当印は？ ユーザー情報を登録すると、すぐさま担当印の画像を自動で生成できます。つまり、押印も自動です。決裁印も必要なら、どうしたらいいのか？ 問題ありません。承認機能をご利用いただけます。決裁者印も、自動の押印が可能となるのです。社内での書類の作成にかかる時間や、それが承認され、決裁印を得るまでの時間や労力が、驚くほど短縮されることになるのです。もちろん、伴う経費も、これ以上にないほど圧縮されます。
見積書の提示まで、とてもスムーズな流れに乗って進んで行きます。つまり、見積書を待ち望んでいるお客様の時間をつぶすことも、ほとんどなくなるのです。
最後に
お客様の目に思わず留まるオリジナルな見積書が、無駄な手間も費用もかからず、最速で届く。ヨソとはちょっと違う、お客様の印象に残る見積書となるはずです。
