いよいよ、新しい年度がスタートしました。今年度の目標に向けて、気持ちも新たに始動したところですね。
ビジネスの数多ある事務作業の中で、重要となってくるのが資金繰り表です。経営のためには、資金繰りが適正かどうか、実態に合っているかどうか、さらには先の見通しについても、資金繰り表でしっかりと把握しておきたいものです。
この資金繰り表の作成を、Excelですませていませんか？ こうした場合、資金繰り表を作成するための時間を、まずは捻出するところから始まります。さらに、現金出納帳や預金出納帳、各種の伝票といった帳簿記録を引っ張り出し、増減取引を抽出して集計し、それからようやく発生した項目ごとに入力し、整合性を確認する。この一連の作業を年度内に何度も繰り返すことになります。計上の漏れや他の数字との不一致などが、いつ起きてもおかしくないかもしれません。
ズバリ、スプレッドオフィスのメリット
一見、厄介な資金繰り表の作成を、スプレッドオフィスで取り組んでみます。とはいっても、新たな表の作成をするのだと身構える必要はありません。実は、スプレッドオフィスでは資金繰り表が自動作成されるのです。スプレッドオフィスを使って日常的に受発注の帳票データを作成すると、その日付や金額を元に、自動集計が行われます。集計された数字は、入出金の予実情報としてカレンダー形式で見ることができます。
スピーディーに、資金の動きを追える！
資金繰り表について、スプレッドオフィスの操作方法を見てみましょう。スプレッドオフィスのメニューから、「集計」を選択し、「資金繰り」をクリックします。表示項目や、表示月も、ワンクリックで変更できます。表示項目は、データの表示非表示を選択できます。「経費データ」をチェックすると、経費一覧で作成してあった経費データ情報が反映されます。「残高設定」については、日付と金額を入力すると、日繰りの残高を算出することが可能です。また、表示月は、「前月」「当月」「翌月」「任意の年月」に変更できます。
予定を立てて、資金繰りの先行きを考える！
～
スプレッドオフィスの資金繰り表の表示項目を利用すると、将来的な資金繰りの確認もできます。表示項目の「未発注データ」を表示させてみましょう。これは、ステータスが「受注済」で、その後の発注データが入力されていない受注データの情報を指します。また、「未請求データ」も表示させます。ステータスが「受注済」で、請求データが入力されていないデータの情報が表示されます。未発注データはオレンジ色の行、未請求データは緑色の行として画面に表されるので、一目で確かめられます。未発注、未請求の予定データを表示し、把握することで、将来的な資金繰りをすぐに確認できます。銀行残高と合わせて、キャッシュフロー計画を立てるための参考資料として、いつでも活用することができるというわけです。
見直したい、いつもの作業
こうして、いつの間にかでき上がっているスプレッドオフィスの資金繰り表ですが、出力したい条件を設定するだけで、簡単にExcel形式で出力することができます。出力の条件は、絞り込みのできる項目が数十種類と豊富です。たとえば、担当者、期間、商品名、顧客名など、あらゆる項目が対象となります。
スプレッドオフィスでは、受発注のデータから全てクラウドで一元管理するので、会社の大切な資金状況を常に正確に反映できるのです。そして、現況を把握しているからこそ、未来を予測し、次を考え進めていくことも可能となります。
年度の初めの今だから、「いつもどおりの作業」をよりいい方法へと見直したいものです。
