見積書から始まり、納品書や請求書といった業務の処理に必要な帳票をExcelで作成しているケースは、非常に多いようです。かねてから、長くExcelを使っている場合、そもそもそのメリットやデメリットについて、あえて考え込むきっかけすらないかもしれません。Excelの持つ便利さも不便さも特に意識しないまま、日常的な処理作業に紛れて過ぎ去ってしまいます。
しかし、ちょっと待ってください。今回は帳票のExcel管理について、メリットとデメリットを改めて見ていきましょう。
Excelで管理するメリット
Excelを使うことで、情報の整理された、目的に合った見やすい表を提示することができます。
Excelを帳票の作成や管理に使うメリットは、手軽にこうした表の作成ができることでしょう。Excelは広く普及していて、長い期間にわたって利用されています。そのため、Excelでの作業に慣れ親しみ、理解している利用者が多く、表作りや入力作業、編集作業を手軽にできると感じるケースが多いようです。
また、Excelの使用者が多いために、データの共有もしやすく、導入に新たなコストの発生もまず考えられないことも挙げられます。
Excelで管理するデメリット
しかしながら、Excelによる管理のメリットは、デメリットと表裏一体です。
Excelで的確な表を作るには、どうしても手間がかかります。実際に入力する段階に到達するまでの表作り、表計算の設定には、やはりそれなりの時間が必要です。ちょっとしたレイアウト変更も一苦労、四苦八苦。作業の内容の割に、かかる時間が長すぎる。そういったことも起こりがちです。
「手軽に」表の作成ができるようになるためには、Excelを使いこなせるよう、相応の勉強が必要になります。表の中で自動計算する状態にするために、手動で計算式を入力して表作りをしなければなりません。表を仕上げた後は、自動計算のための数式、関数の間違いがないかどうか、確認作業も要ります。既に作成済みの表を編集したい場合には、ひょっとすると表を作成した担当者しか修正できないという事態もあり得ます。
そして当然ながら、案件ごとに、個々の帳票を入力し、作成しなければなりません。
Excel管理では、目に見えるコストが大してないと言っても、ただあまり感じられないだけで、実際には担当者の労力と時間、つまり人件費が多大に発生しているわけです。
そのデメリット、スプレッドオフィスで解消
スプレッドオフィスでの帳票作成について見てみましょう。スプレッドオフィスでは、受注処理をスムーズに行えるよう、機能をそろえています。帳票作りといっても、Excelのように帳票そのものを作成したり修正したり編集したりといった作業が一切ないので、即刻、帳票の内容の入力に取りかかれます。
見積書を作成すると、受注後、見積データを使い、注文請書を簡単に作れます。この受注データから、納品書、請求書をすぐに作成することができます。顧客名や住所など、コピーや貼り付けすらする必要がありません。
作成後のデータを登録すると、ExcelかPDFでの帳票の出力が可能です。Excelで帳票を出力することで、データをExcelで編集することもできます。
スプレッドオフィスで、さらに問題解消
スプレッドオフィスは、複数のユーザーでお使いいただけます。ライトプランで５ユーザーまで、それ以外のプランはユーザー数に制限がありません。必要とあれば、同時に、社内で各自がどんどん機能を使って業務処理に当たり、情報の共有もできます。Excel管理の場合では、残念ながらできないことです。
社内の誰もが使用できるよう設定可能で、月額料金１ユーザー当たり９８０円からというコストパフォーマンスも利点です。長くお使いいただけるスプレッドオフィスを、ぜひご検討ください。
