帳票出力時の部署・担当者表示について

スプレッドオフィス

2014年5月16日

こんにちは。スプレッドオフィス事務局です。
(こちらの記事はVer3.5(旧バージョン)の内容になります)
まだ5月半ばだというのに、今日はすっかり夏日ですね!

とはいえ、まだまだ急に寒い日があったり、朝晩の気温差が大きかったり・・・
季節の変わり目、皆さま、体調を崩さぬ様、ご自愛ください。

そして「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」にも、変わらぬご愛護を!

なんて宣伝文句を挟ませて頂きまして、本日も「よくあるお問い合わせQ&A」より、
ご紹介させて頂きます。

↓↓↓本日の「Q」↓↓↓

帳票出力時の部署・担当者表示について

各種帳票を出力する際の、出力条件の選択項目(一番最後)についての部分ですね。

各種情報を作成・保存後、帳票出力ボタン をクリックすると、以下の形で
ポップアップウィンドウが表示されます。

ポップアップウィンドウ

その最後の選択項目「部署・担当者表示の有無を選択してください。」

先日、この設問に対して「この部署・担当者の設定ってどこでするの・・・?」
というお問合せを頂きました。

この部分は、今後「顧客一覧」の基本操作説明で、きちんとご説明しなければ!と
思っていた項目ではあったのですが、疑問に思われる方が思っていたよりも
数多くいらっしゃいましたので、簡単にこちらでお答えしておきたいと思います。

 

↓↓↓このご質問に対する「A」↓↓↓

その答えは、ひとことで言ってしまうならば「マスタ管理」の「顧客一覧」です。

それでは一緒に見ていきましょう。

まず「マスタ管理」の「顧客一覧」を開いてください。

一覧を見て頂くと、「会社名」の隣に「窓口担当」「請求先担当」という項目があります。

ポップアップウィンドウ中の「部署・担当者表示の有無を選択してください。」は
「そこに記載された担当者名を、宛先に入れるか入れないかを選択してください」
という設問になっているのです。
(「見積書」「注文請書」=「窓口担当」/「請求書」=「請求先担当」)

つまり、そこに予め登録がされて無いと、もし設問に「あり」とチェックを入れたとしても
担当者氏名が記載されないということになります。

「窓口担当者」というとちょっと分かり難いかもしれませんね。

言い換えるとするならば「営業担当者」(請求先担当者であらえば「経理担当者」)に
なりますでしょうか。その帳票を送付する相手会社の「担当者」のことです。

そこをご理解して頂いたら、次は、「窓口担当者」「請求先担当者」の設定方法について
ご説明致しましょう。

「見積一覧」の「新規作成」をクリックしてください。

「新規作成」ページのの方へ視線を移して頂きますと、「顧客窓口担当者」「請求口担当者」
という項目を見つけて頂けると思います。

その項目に、それぞれ担当者情報を入力してください。

ここで入力して頂いた情報が、ポップアップウィンドウでチェックを入れて頂くことで、
帳票の宛名に印字されることになります。

部署担当者氏名印字


1つの顧客情報に対し、登録出来る担当者は、それぞれ1名のみです。
もし、担当者が複数いるという場合は、同じ顧客名で再度「新規作成」をして下さい。

以上、「帳票出力時の部署・担当者表示の有無について」の「Q&A」でした。
お客様の「Q」に少しでもお役に立てたなら幸いです。

私達スプレッドオフィス事務局では、お客様よりお問合せいただきました内容を参考に
より便利にご利用いただけるよう「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」を
バージョンアップさせて参ります。

今後も、ご不明な点や要望などありましたら、お気軽に下記までご連絡ください。