日に日に涼しくなりと書いておりましたが、夏を通り越して冬が来るのでは？と感じております。担当Hです。
請求書をどのように作成しますか？
さて皆様、会社の重要な書類となる「請求書」をどのように発行されていますでしょうか？
色々な会社様によって色々なパターンが考えられると思います。
・社内システムから出力する
・手書きで発行する
・Excelで作成する
などいくつかのパターンがあると思います。
自分の経験上のお話ですが、請求書発行は思ったより手間が掛かりますね。
例えば・・・
Excelで作成してPDFでメールを送る場合に、
①過去に同じお客様宛に作成した請求書を探す。※メール・社内共有ファイル・自分のPCなどから
なければ他のお客様に作成した請求書を探す。
②今回の請求内容にデータを打ち直す。必要に応じて諸条件も打ち直す。
③ExcelからPDFに変換する。※最新のExcelだとPDFで保存できますが、古いバージョンだとコンバーターが必要な場合もあります。
④メール文章を作成し、PDFファイルを添付してメールを送信します。
※場合によってはパスワード付き圧縮などする場合もあると思います。
社判が必要な場合は、Excelを印刷して押印しPDFスキャンする場合もあると思います。
記事を書いてても改めて手順の多さを感じますが、Excel管理をする以上避けては通れない道だと思います。
また他にも
・同じ会社の社員が作成しているのに請求書フォーマットが異なる。
・同じフォーマットを使っていくうちにExcelファイルが壊れる。
・請求金額は請求書作成ごとに手打ちになるので、請求金額を間違える恐れがある。
など目も当てられないケースも考えられます。
そこで「SpreadOffice」！
SpreadOfficeは、見積～受注～発注～請求の流れが繋がっています。
ですので、見積で打った項目を受注、発注、請求登録の際にデータの再利用が出来ます。
これで打ち間違えが減りますね！
SpreadOfficeからお客様にメールを送ることも可能です。
※メールに添付ファイルではなく、メールに記載したURLにアクセスいただき、ダウンロードしていただくようになります。
ダウンロードパスワードを設定することも可能です。
SpreadOfficeは請求書に社判、担当印を入れることが出来ます。
事前に自社情報から社判登録、ユーザ情報から担当印登録(担当印作成機能もあります。)を一度しておけば次から請求書を社判、担当印入りで発行出来ます。
またスタンダードプランからになりますが、出力する帳票を自社用に設定することが可能です。
SpreadOfficeで選択出来るフォーマットは複数用意されています。お気に入りのフォーマットが無かった場合は是非一報ください。
ご相談に乗ることが出来ると思います。
SpreadOfficeから出力可能な請求書テンプレートの一部をエクセル公開しております。
ご興味が御座いましたらダウンロードしていただきご確認頂ければと思います。
SpreadOfficeで使われている請求書エクセルテンプレートがこちらから自由に無料でダウンロードできるようになりました。
今後、注文書（依頼用）、注文請書、納品書、検収書（依頼用）、注文書、見積書、売上伝票のエクセルテンプレートを随時追加する予定です。
SpreadOfficeにご登録頂くと、これらの帳票を簡単に作成することや、そのデータを基に集計することができるようになりますので、まずはお気軽にお試しください。
如何でしたでしょうか？
Excelは凄く使い易いソフトで帳票も作成することが可能ですが、もともとは表計算ソフトなのでデータ連携などは不得意です。
見積・受注・発注・請求管理に特化した「SpreadOffice」をご一考頂ければ幸いです。
では本日はこの辺で失礼します。
