ファイル管理方法について

スプレッドオフィス

2015年8月28日

暑い日・寒い日が交互に続き、さらに不安定な天気が続いており体調を崩しやすいこの時期、皆さま体調にお気を付けください。担当Hです。

ファイル管理方法

さて皆さま、会社で作成したファイルの管理方法はどのようにされているでしょうか?

多くは、社内に共有のファイル置き場を設け管理されているのではないでしょうか?

弊社もご多分に漏れずネットワークHDDを利用し、社内共有ファイル置き場を用意しておりました。

RAID5を組んでおりそうそうデータが消えることは無いと思っておりましたが。。。

あくる日、何の前触れもなく突然HDDが故障し接続ができなくなりました。

重要なファイルはローカル環境で保存していたものが大半だったので致命傷にはならなかったのですが、ローカル環境のファイルが無かったことを想像すると肝が冷える状況でした。

ファイル管理方法のご提案

ここ最近BCP対策としてクラウド上にファイルを保存することを耳にすることはありませんか?

セキュリティのことは当たり前にクリアする前提でクラウド上にファイルを保存するということはひとつのBCP対策になると思っております。
※SpreadOfficeは、安心できる国内サーバで運用しており、サーバとの通信は256bitSSLで暗号化しており、万全のセキュリティ対策を実施しております。

スプレッドオフィス セキュリティー

参考ページ:http://www.spreadoffice.com/security

そのクラウド上へのファイル保存が、SpreadOfficeのファイル管理機能を利用することで実現可能です!

SpreadOfficeでは、保存可能容量として1ユーザあたり1GBのスペースをご用意しております。

ファイル管理機能として、
帳票(見積書・請求書など)のファイル出力時に保存ができます
パソコン上のファイルをアップロードし保存ができます
請求に関連するファイルを請求データに紐付けてアップロードし保存ができます
の3種類の保存方法をご用意しております。

①は、帳票を出力する際にポップアップが表示されますので、ファイル保存という項目の「する」にチェックをいれた状態でファイルを出力すると、顧客ごとにフォルダが自動作成されそのフォルダに出力帳票が保存されます。
いつ、誰が出力したのか分かりますので、過去の見積書などのデータを探す場合に重宝できます。

②は、社内の共有ファイル置き場として利用でき、自由にフォルダが作成できますので簡単にファイルの社内共有が実現できます。

③は、請求データに関連するファイルをアップロードすることができます。
例えばお客様から受領した納品書などをPDFスキャンして請求詳細よりアップロードしておくと、あとから請求を確認する際にファイルを探す手間が省け、時間短縮にできます。

実際の画面イメージ

ファイル管理画面ファイルのドロップアップロード

このようにSpreadOfficeには優れたファイル管理機能が御座いますので、見積・請求作成の機能だけでなく、是非本機能も有効活用していただければと思います。

では本日はこれにて失礼いたします。