注文書と契約書の違い｜それぞれの使用目的の考え方

注文書と契約書はいずれも取引のはじめに交わされる重要な書類です。

そのため、扱いにも自然と慎重になってしまうので、「専門知識や法律に詳しくないと難しいのでは？」と不安な方も多いようです。

しかし、この記事にある知識を身につければ、世間で思われているよりも少し簡単に扱うことができます。電子データとしての取り扱い等注意点も紹介しているのでぜひ最後までご覧ください。

注文書(発注書)とは

注文書は、商品やサービスを取引する際に発行される書類で、買い手と売り手との合意を明確に示し、契約や取引の証明となる証憑(しょうひょう)書類です。

売り手と買い手の双方が同意した条件や数量、価格などの詳細が明記されるため、当然重要な書類ですが、注文書の主な目的は、取引の透明性と信頼性を確保することに加えて、トラブルを未然に防ぐためや、税務の証拠書類としての意味合いが強くあります。

後に発行される書類の契約書や請求書の根拠にもなります。

注文書と発注書は同じ意味で使用されます。

注文書に記載する内容

注文書には主に下記の内容を記載することになります。

注文書に記載する内容や項目については、法的な制限などはありませんが、上記のように取引内容と金額を誰が見てもわかるように、簡潔に正しく記載することが求められます。

ただし、そこまで複雑な内容ではないので、相手方が受け取って差し戻しがないようになっていれば問題ないでしょう。今日の場合、数字の計算などもクラウドシステムやエクセルで計算する場合がほとんどのため、テンプレートが一つあれば十分です。

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注文書のテンプレートの使い方 注文書は見積もりを受けて、注文内容を確定する書類です。テンプレートを一度用意しておけば、発注内容や会社名を差し替えるだけで繰り返し利用できるので、こちらのテンプレート使用していただくと、エクセルやmacをお使...

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2023.11.21

注文書(発注書)の取り扱いに関する注意点

先述の通り、取引や売上金額の証明になる注文書には、最短7年・最長で10年間の保存義務があります。電子帳簿保存法では、電子データとして発行された注文書を含む証憑書類の保存方法には、明確な規定があるため注意が必要です。

契約書とは

そもそも例外を除き、口約束であっても契約は成立し、ビジネスシーンにおいても同様です。しかしながら、注文書同様に証拠や食い違いやトラブルの予防策として発行されるのが契約書です。

引用元：https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=129AC0000000089&keyword=%E6%B0%91%E6%B3%95

そのため一般的に、法人と取引する際には発行される契約書ですが、その趣旨は「取引を行うこと」ではなく、「万が一何かあった時にはどうするか」を記載されることが多いです。

契約書に記載する内容

契約書は主に以下のような章立てで作成されます。

上記についても契約書同様に法的な制限などはないので、弁護士などの専門的な知識をお持ちでない方でも作成することができますし、作成した契約書には法的効力があります。とはいえ、一般的には専門家に依頼することで、事業に関するよくあるトラブルなどを未然に防ぎやすくなります。

ビジネスであれば、取引内容は事業内容に基づいて似ているものが多くなりますので、一度依頼して契約書を作成してしまえば、その後の取引で再利用することができます。

契約書の本文

契約書の本文では、「条・項・号」の順で契約書の構成を表し、具体的な法律に基づいて契約内容が書かれます。文章には法律に基づく公的な言葉が使用されるので、不慣れな方ではやはり作成は難しいでしょう。

しかしながら、契約書の内容については担当者ご自身でも読んで正しく認識することが必要なので、法務担当でない方でもある程度は勉強しながら理解していくことが求められます。

電子契約書

近年では、契約書の作成発行も電子化が普及しており、2022年時点では70%近くの企業が電子契約書を利用しています。(出典：https://www.jipdec.or.jp/archives/publications/sqau0900000056wt-att/J0005170.pdf)

電子印鑑についても普及していて、クラウドサービスなどでクリックするだけで捺印が完了できるようになっていますが、契約書の取り扱いについても電子帳簿保存法の範囲になるため、PDFファイルなどで発行された契約書を電子データとして保存する必要があります。

注文書(発注書)・契約書の関係

ここまでの内容であれば、注文書(発注書)と契約書はあまり関係がない書類にも思えますが、二つには取引の開始に用いられる書類として関連づけられる点がいくつかあります。

契約書類としての注文書(発注書)

先ほども述べたように、契約自体は口約束でも成立することになります。そのことを踏まえて、実は注文書の発行自体が契約と捉えられる場合があります。

注文書を発行し受理されると、取引内容への合意を明確に証明されることとなります。このことによって、売り手と買い手の双方はは明確な合意事項を持って、取引を進めることを約束したと考えることができます。

さらに注文書に対して注文請書を発行する場合はより明らかで、注文内容の合意が確かに承認されたこととなります。このことは注文請書の発行には収入印紙が必要なことからもわかります。

※ただし、電子データとしての注文請書には収入印紙は不要となります。

発行するタイミング

上記の内容を踏まえて、契約書は注文書の前に発行されることが多いです。また契約書の発行時には同じタイミングで秘密保持契約書(NDA)が締結されることもあります。

簡単には以下のようにまとめることができるでしょう。

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また、面倒な個人情報の入力や資料請求も不要で、最短1分でどなたでもすぐに注文書を発行できます。

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まとめ：注文書(発注書)と契約書の違い

ここまで紹介してきたように、注文書と契約書はもちろん異なる書類ではあります。その上で、契約の証明としても異なる用途があることがわかります。

まず、契約書と注文書どちらも契約自体の証明として扱うことができます。加えてトラブルや認識の違いを未然に防ぐ意図があります。ただし、注文書に記載される内容は取引自体の内容を具体的に定めることに限られるでしょう。

一方で契約書では、起こりそうなトラブルとそれらに対する対処法を具体的に記載されるという違いがあります。