見積書の有効期限は？いつまで保管すべき？記載がない場合の対処は？

見積書は、サービスや商品の価格、数量、納期などを双方が合意するための基盤となります。一般的に、見積書には有効期限が設けられており、取引の流れにおいて大きな役割を果たします。

本記事では、見積書についての基本から、有効期限を設ける理由、適切な期間の設定方法、法的な側面について説明しています。

さらに、有効期限の正しい記載方法や、記載がない場合の対処法、期限が切れた後の処理方法にも触れながら、見積書の適切な保管・管理方法についても紹介しています。

見積書とは

見積書とは、取引において商品やサービスの提供を依頼された際に、その内容と費用を提示する書類です。

見積書は、受注者が商品やサービスの価格、数量、納期などを記載して、発注者に提示します。発注者は見積書で提示された内容を基に比較・検討を行い、発注の判断を行います。

見積書を作成する目的は、費用を明確にし比較検討を可能にするためだけでなく、取引内容を明確にし認識違いを防ぐことも挙げられます。

ビジネスシーンでは、見積書は取引の基礎であり、信頼できる関係を築く第一歩になります。正確で詳しい見積書を出すことは、相手との信頼関係を深めることに繋がります。

また、取引内容に変更があった時、見積書はお互いの認識を一致させるのに役立つ大切な資料です。

見積書の一般的な構成

見積書は、特に書き方が決まっているわけではなく、記載事項も明確に決められているわけではありません。

しかし、取引内容をはっきりと伝えるためには、押さえておくべきポイントがあります。以下に、一般的に見積書に記載される項目と、それぞれのポイントについて説明します。

基本的にはこれらの項目を記載することで、取引をスムーズに行うことができます。見積書番号や有効期限は必須ではありませんが、管理のしやすさや後のトラブルを避けるためにも、設定して記載しておくと良いでしょう。

また、見積書は業種や取引内容によって記載すべき項目が変わる場合があります。例えば、商品によっては「納入予定日」や「納入場所」などを記載することもあります。そのため、取引内容に応じた見積書を作成することが大切です。

見積書の有効期限

見積書の有効期限は、見積書に記載された内容で取引できる期間を指定したものです。見積書に有効期限を設定することは必須ではありませんが、後のトラブルやリスクを避けるために有効期限を設けることが多いです。

ここでは、見積書の有効期限について詳しく紹介していきます。

なぜ有効期限が必要なのか

見積書に有効期限を設けることにはさまざまなメリットがあります。

メリットの１つとして、価格変動リスクへの対応が挙げられます。経済市場の状況によって、原材料価格や人件費、輸送費などが変わることがあります。

もし、見積書に有効期限を設けていないと、こういった価格変動のリスクを負うことになってしまいます。

有効期限を設定することで、見積書が出された時点の価格を一定期間守ることができ、市場の変化に応じて後で価格を見直すことが可能になります。

次に、状況変化への対応が挙げられます。会社や事業の状況やプロジェクトの要件は時間が経つにつれて変わることがよくあります。有効期限があれば、見積書の条件を一定期間に限定し、期限が過ぎたら条件を再考することができるため、後のトラブルに未然に防げるというメリットがあります。

他にも、顧客の意思決定を促進させることができます。有効期限が設定されていると、顧客はその期間内に決断をしなければならないため、意思決定が早まります。これにより、取引の流れがスムーズになります。

どのくらいの期間を設定する？

見積書の有効期限については、とくに法的にこうしなければいけないという決まりはありません。そのため、発注者自身が決める必要があります。見積書に設定する有効期限は、業界や取引の性質によって異なりますが、一般的には数週間〜半年程度が多いようです。

見積書の有効期限を決めるには、2つのポイントを考慮すると良いでしょう。

１つ目のポイントは、顧客の検討時間です。前述した通り、見積書の有効期限には契約を促進する目的があります。

期限が設けられていると、発注者に「この期限までに決断しなければならない」という意識が働き、迅速な意思決定を促すことができます。

顧客が意思決定を行うための時間を確保することは、相手との信頼関係を築くことに繋がります。

２つ目のポイントは、価格変動リスクです。取引内容によっては、市場の変化によって原材料費や人件費、輸送費などが変わることがあります。特に、市場価格が不安定な時期や、価格変動が頻繁に起こる業界では、短めの期間を設定することで、価格変動によるリスクに対応しやすくなります。

また、見積書の有効期限は業界によっても平均的な目安があります。例えば、IT業界であれば2週間〜1ヶ月程度、建設業であれば3ヶ月〜6ヶ月に設定されることが多いようです。

法律での扱いとは

見積書の有効期限に関しては、法律上特別な規制や義務が設けられているわけではありません。つまり、見積書に有効期限を設けることは法的に義務付けられていないということです。しかし、実際のビジネス取引では、さまざまな理由から見積書に有効期限が設定されています。

法的には有効期限を過ぎた見積書は、原則としてその効力を失うと考えられます。有効期限が過ぎれば、以前の見積もり条件は無効となり、再度見積書を作成する必要があります。

有効期限が設定されていない場合、法的には、見積書の受取側は注文書をいつ交付しても契約が成立します。つまり、相手が数年後に注文を出したとしても、見積書の条件で注文を受けなければいけないことになるといったリスクがあります。

一方で、見積書の発行者は、有効期限がない場合でも、見積内容を変更することができます。ただし、変更内容について受注者との合意が必要です。

このように、見積書の有効期限は法的に強制されるものではないものの、さまざまなリスクを回避するうえで、ビジネス取引においては重要な役割を果たします。

見積書に有効期限がない場合の対応

見積書に有効期限が記載されていない場合、取扱いには注意が必要です。

これは、予期せぬトラブルにつながる可能性があるため、受け取った側もこの点をしっかりとチェックする必要があります。見積書を受け取った際には、有効期限の有無を確認し、必要に応じて発行元との間で有効期限を設定するようにしましょう。

また、見積書に有効期限が設けられていない場合、いつまでその見積書が有効かをはっきりさせるために、別途文書で合意するという手段もあります。これを行うことで、今後起こりうる誤解や意見の食い違いを防ぎ、双方にとって円滑な取引を進めることができるでしょう。

有効期限が設定されていない見積書を取り扱う際は、特に注意深く対応しましょう。将来的なトラブルを避け、スムーズに取引するためには、双方のためにも有効期限の設定が重要です。

有効期限が切れた場合

一般的に、見積書の有効期限が切れた場合、その見積書は法的な効力を失います。

これは、提示された見積書の条件が有効でなくなることを意味し、その見積書の条件では注文ができなくなります。そのため、有効期限が切れた場合は、再発行を行う必要があります。

見積書を再発行するときには、見積りの内容を改めて確認するとともに、取引内容に変更があるかどうか問い合わせするようにしましょう。市場の変動や双方のニーズの変化がある場合、以前の見積もりとは内容が異なることもあるので確認する必要があります。

見積書の有効期限が過ぎてしまうと、契約が遅れてしまったり、条件の再検討が必要となってしまいます。スムーズな取引を行うためにも、有効期限が近い見積書については事前に確認し、必要に応じて早めに相手方に連絡を行うようにしましょう。

また、期限が切れた見積書を保管する際には、その状況をしっかり記録しておくことで、後でトラブルを避けるのに役立ちます。

見積書の保管・管理方法

見積書はどのくらい保管すべき？

見積書は、証憑書類(取引の証拠となる書類)に分類される文書であるため、一定期間の保管・保存が義務付けられています。見積書の発行者はその控えを、受領者は見積書の原本やデータを保管する必要があります。

保管期間については、法人や個人事業主によって変わります。

法人の場合、原則として見積書は7年間保管が必要です。ただし、赤字決算の場合などの例外では最長10年間の保管が必要になることがあります。これは、欠損金の繰越期間が10年間であるためです。

個人事業主の場合、保管期間は消費税の免税事業者であるかどうかによって異なります。
消費税の免税事業者であれば青色申告・白色申告に関わらず5年間、消費税が課税される事業者の場合は7年間の保管が必要です。

これらの保管期間は、発行日からの期間ではなく、税申告期限の翌日からの期間となるので注意が必要です。

保管方法には、紙で保管する方法と電子データで保管する方法があります。最近では、見積書の発行を電子データで行うことが一般的であり、電子データで保管することが多くなってきています。しかし、電子データで保管する場合には、電子帳簿保存法という法律に基づいて保管しなければならず、注意が必要です。

参照元：国税庁-No.5930 帳簿書類等の保存期間
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm

電子データでの保管方法

見積書を電子データで保管する際には、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法に基づいた電子データの保管が必要です。

電子帳簿保存法に基づいた保管方法には、以下のような決まりを守らなければいけません。電子取引で受け取った見積書は、そのまま電子保存する必要があり、データを印刷し書面で保存することは認められていません。

紙で受け取った見積書は、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に則ってスキャンし、電子データとして保存することが可能です。スキャナ保存は、複合機によるスキャンだけでなく、スマホでの撮影も認められています。

電子帳簿保存法に対応するためには、専用の文書管理システムの導入が推奨されています。これにより、電子帳簿保存法の要件を満たすとともに、業務の効率化やペーパーレス化を実現することができます。また、電子保存に移行することで、管理コストの削減や検索作業の効率化などのメリットもあります。

参照元：国税庁-電子帳簿保存法一問一答

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まとめ

本記事では、見積書について、有効期限の必要性や法的な扱い、有効期限がない場合や切れてしまった場合の対処法について詳しく解説しました。
また、見積書の一般的な書き方や保管期間、保管方法についても紹介しました。

法的には見積書に有効期限を設定する義務はありませんが、リスク回避やスムーズな取引を行うために重要な役割を果たします。
有効期限を設けることで、価格の変動やビジネス環境の変化に対応し、顧客の迅速な意思決定を促すことができます。

見積書は一定期間保管しておく義務があり、法人では7年間(場合によっては10年)、個人では5年間の保管が必要です。
また、電子データで保管する場合は、電子帳簿保存法の要件に基づいて保管することが大切です。

本記事が、見積書についての理解を深め、ビジネス取引での適切な扱い方を知る手助けになれば幸いです。