「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」で経費削減

スプレッドオフィス

2014年6月30日

こんにちは。スプレッドオフィス事務局です。

先日「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」を導入されて3ケ月の企業様(E社)より

「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」を導入後、社員のコピー機使用が減り、
実際に1カ月のコピー機の利用額が大幅に削減された!
更に、社員の仕事の効率が上がり、残業時間が以前に比べ少なくなった。

という、とても嬉しいご報告を頂きました!

でも、なぜ「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」を導入することで、E社には
このような現象が起こったのか・・・?

疑問に思われる方もいらっしゃると思います。
そこで本日は、その理由についてお話させて頂きたいと思います。

さて、それではここでひとつ、皆さんにご質問です。

「Excelファイル」で作成した帳票があるとします。
これに押印したものを「PDF形式」で取引先へ事前にメール送信する場合、
その押印後の帳票を「PDF形式」に変換するには、どのような方法で行いますか?

以下の方法が一般的なのではないでしょうか。

PDF作成まで工程


この方法に、慣れてしまっていれば、何も感じないのかもしれませんが
日頃から「SpreadOfficce(スプレッドオフィス)」での帳票作成に慣れてしまっている
私としては、上図のような手順での作業は、時間と経費の無駄としか言いようがありません。

と言いますのも、ここで経費が発生する項目、それはもちろんコピー機利用です。
会社側からしたら、書類を1枚印刷するにも、印刷代と紙代が掛かっています。

社員が多い会社の場合、毎月のコピー機の利用額は馬鹿に出来ません。

今回、嬉しいご報告をしてくださったE社も、社員50人が日々使う、コピー機の利用額は
毎月かなり大きな金額だった・・・というお話を伺っています。

そのE社が「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」を導入する事で、毎月のコピー機の
利用額が削減された理由、それは「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」なら
ペーパーレスで帳票の「PDF作成~押印」までが可能だからです。

A社の場合「帳票の送受信機能」もカスタマイズされておりました。

その為、たとえ出張や営業で会社に上長が不在だったとしても「帳票の確認・押印」
の申請をメールで受けた上長は、スマホやタブレットさえ手元にあれば
そこから「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」を開いて頂くだけで、その作業は
ワンクリックで完了されるのです。

この結果、社員達のコピー使用量が減り、毎月のコピー機利用額が大幅に削減された
ということです。

また、E社ではそれまで、帳票の作成は「Excel」での手作業で行っていました。
1つの帳票を作成するにも、それなりの時間が掛かっていましたし、印刷後に、
入力ミスに気が付き、再度作成し直すなんてことも多かったのだそうです。

それに比べ「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」での帳票作成は本当に簡単!

各種帳票の新規作成ページで、必要項目の入力をするだけ、「Excel」形式も「PDF」形式も
あとはワンクリックで完成です。

取引先ごとにフォーマットが違うという場合でも、その帳票フォーマットをカスタマイズして
おけば、手間も手順も全く変わりません。
あっという間に作成は完了し、ワンクリックで取引先へメール送信が可能です。

作成した帳票は「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」内に自動保存されます。
手作業でのファイリングはもちろん、データを保存する手間さえも無くなりました。

その結果、社員の仕事効率が上がり、残業時間は少なくなり、最近は社員の笑顔が増え
会社の雰囲気も明るくなったのだというお話です。

「これからの時代、システム未導入の会社をゼロにしたい!」という思いから始めた
この「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」の開発でしたが、導入からたった3ケ月で
このような成果が見えたというご報告は、私たちにとっても、とても励みと自信になりました。

今後も、ご利用されるお客様に「導入して良かった!」と言って頂けるサービスをご提供出来るよう
一同、誠心誠意尽力して参りたいと思っております。

また、私たちプレッドオフィス事務局では、お客様よりお問合せいただきました内容を参考に
より便利にご利用いただけるよう「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」をバージョンアップ
させて参ります。

今後も、ご不明な点や要望などありましたら、お気軽に下記までご連絡ください。