注文書には法律によって保管期間が定められています。
保管期間の終了を待たずに誤って処分したり、紛失してしまうと罰金の対象になることもあります。また、保管方法についても注意が必要でこちらも法律に準じていない場合には保管を認められないこともあります。
個人・法人を問わず当てはまる内容になっています。
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注文書とは
商品やサービスの注文を証明する目的で発行される証憑(しょうひょう)書類の一種です。取引の際には、見積・注文・請求の順番で、見積もり金額を確認した後に、取引(注文)を行うことが確定した際に発行されるものです。
証憑(しょうひょう)書類は、法的に取引内容の証明書類として扱われる書類の総称です。注文書もこの証憑(しょうひょう)書類の一つで、「商品やサービスを注文した証明」になります。
同じ意味の言葉で「発注書」という場合もありますが、全く同じもののことを指します。使い分け方としては、会社や人によってまばらです。
建築資材や機械部品など、形のあるものに関してを注文する際には「注文書」を用い、制作業務やコンサルティングなど無形のサービスについては「発注書」と使い分ける方法もあるようです。
先ほども述べたように注文書は、「商品やサービスを注文したこと」の証明になる書類なので、その前に見積もりが行われていることが一般的です。また注文後、納品が完了した後には請求書が発行され、支払いを持って取引が完了します。
例えば、この仕事の流れの中で、注文されたことが証明されない場合、注文を受けた側が制作や納品を行ったのにも関わらず、発注者側が注文したことを認めない場合、請求することが難しくなってしまいます。
しかしながら一般的に、注文書が存在しない場合であっても、それまでのやり取りを残すメールのデータやLINEのスクリーンショット等があれば明確な証拠になる上、口頭であっても取引は成立するため、理不尽に注文が認められないケースは少ないと言えるでしょう。
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ただし、関係性の深い間柄や、無形の商材の場合にはこの注文書が省略されることもあります。一方で商品や材料など形のあるものについては、生産や加工といった段階でコストが生じるため、個数や規格などを正確に記載した注文書を求められることが多いです。
加えて、注文書を受け取ったことの証明として注文請書を発行することもあります。こちらも注文書と同様、双方の信頼関係がどれだけ堅固であっても誤発注やトラブルを防ぐ意図で必要になるケースが多々あるので注意が必要です。
業界業種によってかなり扱いの変わるものなので、取引先や契約書の内容を確認しておくことで行き違いを防ぐことが必要になるでしょう。
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注文書の保管期間
注文書の保管期間は法人の場合は7年、個人の場合は5年が原則です。
注文書には法律によって保管期間が義務付けられています。これは請求書などのその他の証憑(しょうひょう)書類と同様に主に納税関係の観点で保管が必要になっています。
また、法人と個人事業主を含む個人とでは保管期間に違いがあります。この場合取引先が法人・個人のいずれかについてではなく、保管する側が法人個人のどちらに属するかで保管期間が異なります。
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先述の通り、その他の証憑(しょうひょう)書類についても同様の保管期間が定められているので、見積書・請求書・その他の契約書類等も同じように保管が必要になります。
社内に書類をファイリングしている際には誤って処分してしまうことを防ぐことができますし、この後紹介する保管方法の観点からも、まだご存知でない場合は開業したての方はもちろん、今後独立を志す方、そうでない方も社会人として知っておいて損はないでしょう。
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法人の注文書
法人の場合、決算の翌日から7年間の保管が義務付けられています。7年の数え初めは、決算の確定申告期限日の翌日からなので、注意が必要です。
また、赤字(欠損金)のある決算の場合には10年間の保管が必要なので、こちらにも注意が必要です。こちらが10年間の保管となっている理由の一つには、「繰越欠損金」の制度があります。
繰越欠損金は赤字を翌年以降に繰り越すことができる制度で、黒字と赤字の幅が大きいときに税制上の負担を軽減することができます。
この繰越欠損金の期限が10年間のため、赤字を繰越す可能性のある10年間は注文書などの保管が必然的に重要になるでしょう。
もちろんこれらは全て法令によって定められている内容なので、ご自身や会社の方針によって変わるものではありません。7年も10年とても長い期間のため、忘れずに行うことは必須で正しい保管方法と紛失や破損のリスクにも備えましょう。
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個人の注文書
個人の場合は原則5年間の保管義務があります。こちらも会社の決算日同様、確定申告の翌日からの5年が保管期間です。
非課税のため所得税の申告を行わなかった際にも同様の保管期間が定められているので注意が必要です。
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注文書の保管方法
注文書の保管は期間を守ることに加えて保管の方法にも法的な決まりがあります。近年は電子帳簿保存法の改正も重なり、ご存知でない方はこちらも併せて理解することをおすすめします。
電子帳簿保存法
正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、注文書を含む書類の保管方法について定めた法律です。
冒頭の通り、注文書の保管については電子帳簿保存法が定める保管方法に準ずる必要があります。紙媒体での保管については、近年の法改正により今まで通り印刷してファイリングしておくことが難しくなりました。
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プリントアウトした書類
電子帳簿保存法では、電子データの書類をプリントアウトした場合、法律で決められた要件では原則、電子データで送受信された帳簿・書類を印刷して保管したとしても、法的には意味のない書類となってしまいます。
反対に、紙の帳簿や書類をスキャナー等を使用して、電子データとして保管することは可能です。ただし、発行日時や改竄されていないことを担保し速やかな表示と出力を担保する必要があり、タイムスタンプや訂正・削除に対する対応なども義務付けられています。
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注文書の正しい保管方法
今日手書きや郵送で注文書をやり取りする機会は稀になっています。そのため、電子データとしての注文書を扱うことがほとんどのため、電子帳簿保存法に則した保管が実質必須と言えるでしょう。
ご自身や会社のパソコン上に保存しておくだけでは不十分な場合も多く、多くの企業で「電子帳簿保存法に対応したシステム」が導入されています。
また、法人個人を問わず同法への対応が必要なため、個人事業主の方でもシステムやクラウドサービスの利用をおすすめします。
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下請法が定める注文書の保管期間
注文書を受けた発注側には別の観点から注文書の保管が必要な場合があります。
下請法では、下請け業者との取引内容に関する書類(この場合、注文書)を2年間の保管が必要になります。ただし、これ以前に7~10年の保管期間があるため、2年の制約を気にするケースはほとんどないと言えるでしょう。
下請代金支払遅延等防止法が正式名称で上下関係が生まれてしまいがちな受発注の間で、下請業者の権利を守るための法律です。
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工事注文書の保管期間
建設業界では、「工事注文書」という呼び方をすることもありますが、こちらはこれまで述べてきた注文書・発注書と同じ意味で使用されます。
そのため工事注文書の保管期間についても特別なことはなく、通常の注文書と同じように「法人は7年、個人は5年」の認識で問題ありません。
工事注文書の場合には注文請書が発行されることも多いので、併せて保管しておく場面が多くなるでしょう。
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この記事のまとめ
注文書の保管には期間と方法の2点で注意事項がありました。
- 注文書には法律によって文書の保管期間が定められていて、注文書を処分すると罰金の対象となることがあります。これは注文書に限らず請求書などその他の書類についても同様です。
- 注文書の保管方法にも法律的な要件がありした。特に電子帳簿保存法の対象となる注文書は、システムの導入などの対応が必須です。
上記の観点から、まず注文書の保管期間は法人は最低でも7年、個人は5年、「保管にはシステムの導入がおすすめと覚えておくことをおすすめします。
