会社経営や経理に携わる方であれば、「電子帳簿保存法」の対応が義務化するということに焦りを覚えている方も多いと思います。
簡潔にいうと、請求書などのほとんどすべての書類データは、2024年1月までに、法令によって定められた方法で保存する必要があります。
この記事では、まだ何も準備をしていない方でも、今日から電子帳簿保存法に迅速対応できる方法をご紹介しています。
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2024年からの電子帳簿保存法と改正内容
2024年1月から義務化される改正電子帳簿保存法の主な内容は「電子データで送受信された帳簿または書類を紙媒体として保存することが不可能」になることです。
中でも、今回主に対応をとくに意識して注意する必要があるのは以下の2点です。
- メールなどの添付ファイル
- プリントアウトした書類
メールなどの添付ファイルに要注意
ビジネスシーンでよくある請求書のメール添付の例を考えてみましょう。
以前までならメールで受信・送信した請求書をPDFファイルとしてダウンロードし、印刷してオフィスのファイルに収納することができました。
しかし、2024年からは「電子データとして送信もしくは受信した帳簿・書類」はそのまま電子データとして保存する必要があります。
さらに、電子データにはタイムスタンプや訂正・削除に対する対応なども義務付けられています。もちろん担当者や会社にもよりますが、これらを認識した上で、紙での保管、データでの保管をミスなく仕分けることは困難になるでしょう。
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プリントアウトした書類
先述の通り、電子データの書類をプリントアウトした場合にも同様です。法律で決められた要件では原則、電子データで送受信された帳簿・書類を印刷して保管したとしても、法的には意味のない書類となってしまいます。
反対に、紙の帳簿や書類をスキャナー等を使用して、電子データとして保管することは可能です。ただし、発行日時や改竄されていないことを担保し速やかな表示と出力を担保する必要があります。
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事業主に求められる対応
例えば業務用のパソコンにファイル名を規則的につけ、フォルダにまとめておくことでも、改正電子帳簿保存法に対応できます。
しかしながら、次に問題になるのが保存期間です。帳簿や証憑書類には、最長で10年間の保管義務があります。10年も経ってしまうとパソコンも複数回買い替えたり、そもそも保存しておいたフォルダーの所在もうやむやになってしまうことも考えられます。
飽くまでも、可能性の話ではありますが、あまり現実的な方法ではないでしょう。そのため、事業経営においては電子帳簿保存法対応のシステム導入がほとんど不可欠と言っていいでしょう。
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電子帳簿保存法対応のシステム
先ほども述べたように、業務用のパソコンにデータを10年間保存し続けることはやや困難です。そこで、電子帳簿保存法対応のシステムにはクラウドサービスが適しています。
クラウドはインターネットを通じて、大量のデータを保存したり、インストール不要でシステムを利用することができます。パソコン上に保存しているデータをクラウドに移行することで、パソコンの容量を軽減するだけでなく、データの破損や紛失といったリスク対策にもなります。
そのため、電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスを利用すれば、安全に電子データを保管しておくことができます。
また保管期間に加えて、タイムスタンプの自動付与や編集履歴の保存、検索機能など、細かい電子帳簿保存法の要件を確認する必要もなくなります。
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電子帳簿保存法とは
そもそも電子帳簿保存法自体は決して新しい法律ではありません。正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」と言い、1998年7月に施行された法律です。
主に税金に関する法律で定められた「帳簿書類」の電子計算機(パソコンやネット上)での取り扱いを定めています。
仕訳帳などの〇〇帳と言われる帳簿や、損益計算書などの〇〇書の総称です。 今回の法律改正の対象となる帳簿や書類は複数あります。しかしながら日々の仕事で多くの方が意識するのは、日常の業務に深く関わる主に以下の4つの書類でしょう。
- 契約書
- 注文書
- 請求書
- 領収書
上記の取り扱いについて、これまで通り最長で10年間の保存が義務付けられています。
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電子帳簿保存法の歴史
電子帳簿保存法以前から、帳簿の保存に関する法律はもちろんありました。技術の進歩と共に電子データによる帳簿や書類の保存について取り決めを行い、先述の通り1998年にできた法律です。
当初は電子データでの帳簿保存には、届出と承認が必要で市販のソフトでない場合には、内製化したシステムが個別に法律の要件を満たすことを申請する必要がありました。
現在では、申請なしでも決められた機能を有するシステムであれば有効とする仕組みになっています。
主なシステムの機能要件は以下の通り。
- タイムスタンプ
- 訂正・削除の明示
- 検索機能
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電子帳簿保存法の背景
電子帳簿保存法は消費税などと比較すると緩和を繰り返している法律です。
システム導入に関する申請が免除されたり、システムの機能要件も徐々に易しい内容に改正されている歴史があります。2021年に発足したデジタル庁をはじめに、DX(Digital Transformation)を推進する流れとなり、この法律についてもその一つと言えるでしょう。
以上からも伺えるように、会計業務の効率化によって生産性の向上を図る法律とも言えるので、面倒がらずに積極的な導入が中長期的な利益をもたらすでしょう。
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改正電子帳簿保存法が与える個人事業主への影響
電子帳簿保存法の改正以前より、システムを利用しない帳簿保存はかなり難しい状況でした。システム利用料よりも印刷にかかるコピー代や用紙代の方が高額になるケースもしばしばです。
電子データによる帳簿や書類の発行は今後も増えることはあっても、減ることはほとんど考えられないため、個人法人を問和ない対応が求められています。
個人事業主の場合には、税務会計をご自身でされている方も多くいらっしゃるため、経理担当者が複数いる企業などと比べても電子帳簿保存法対応システムの導入は必須と言っていいでしょう。
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青色申告の特別控除65万円
個人事業主の方は青色申告65万円の特別控除を受けるために、電子帳簿保存法への対応が必須となっています。
個人事業主の方は、当然ですが確定申告時に収入から経費を差し引いた利益に対して税金が課されます。しかし、個人事業主であれば青色申告を行うと、2020年までは65万円の特別控除が受けられました。
その後制度改正が行われ、現在の確定申告では、通常の方法で申告すると特別控除の金額は55万円に減額されています。ただし、いくつかの条件に加えて、「その年分の事業に係る仕訳帳および総勘定元帳について、電子帳簿保存を行っていること。」という条件を満たすことで、今まで通り65万円までの特別控除を受けることができます。
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電子帳簿保存法とインボイス制度
インボイス制度は、「売手が買手に対して、正確な適用税率や消費税額等を伝えるもの」(引用元：国税庁)で、「適格請求書発行事業者登録番号」によって管理されます。
つまりこれからの個人事業主は原則課税事業者として、所轄の税務署長に登録申請して、インボイス制度の登録番号を請求書に明記する必要があります。
これまで売上1000万円以下の事業主は消費税の免除があったため、この状態を非課税事業と言います。反対に、インボイス制度に登録することで売上の金額に関わらず、消費税の納税義務があるため課税事業者となります。
電子帳簿保存法との関係
電子帳簿保存法とインボイス制度自体は、それぞれ独立した制度です。しかし2023~2024年にかけて、導入や改正のタイミングが重なり、多くの個人事業主や法人が意識している問題となっています。
理由としては主に以下の2点が挙げられます。
- インボイス制度の導入により、請求書の作成に注意が必要になったこと
- 電子帳簿保存法も請求書含めて多くの帳簿や書類の保管に注意が必要になったこと
インボイス制度の導入後は、ほとんどの企業が新しく発行される適格請求書発行事業者登録番号を請求書に記載する義務があります。
そのため、請求書の発行と保管・管理の方法にクラウドサービス等を利用した早急な対応が求められることになりました。反対に、一度電子帳簿保存法とインボイス制度両方に対応したシステムを導入してしまえばそれぞれ簡単に制度に対応することができます。
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電子帳簿保存法対応システムを導入しない場合
これまでクラウドサービスを利用した制度への対応をおすすめしてきましたが、もしこれらに対応しない場合どのようなことが考えられるのか、メリットとデメリットをご紹介します。
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電子帳簿保存法対応システムを導入しないメリット
メリットはほとんどありませんが、あえて挙げるとするならばシステム利用料金等のコストがかからないことです。しかし、今日においてメールやデータのやり取りで書類のやりとりをしない事業者は大変稀な例となっています。
グループ企業や完全子会社などで毎月決まったやり取りしかしない場合、個人事業主で取引先1社のみから決まった紙媒体のやり取りしか行わない方などは意識する必要はないでしょう。
電子帳簿保存法対応システムを導入しないデメリット
電子帳簿保存法に対応しない最大のデメリットは書類の保管だけでなく、書類のやりとりを全て紙媒体に統一しなくてはならないことです。
これまで述べてきたように、電子メールやパソコンで書類を発行した場合にも、システム等を利用した制度の基準を満たす保管が必須になります。ご自身でファイルなどにまとめて印刷した帳票を管理することはまだ可能といえるでしょう。
しかし、複数ある全ての取引先に郵送で紙の書類のみのやり取りで事業を運営していくことは不可能と言っていいでしょう。
電子帳簿保存法にシステム導入などの対応をしないことは事実上、事業の継続が不可能になります。
電子帳簿法対応のSpreadOffice(スプレッドオフィス)
- ダウンロード&インストール不要で即日使用可能
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帳票管理に加えて、PDF送信、 データのCSVインポート、Excel・CSVエクスポート機能、 案件原価管理、権限管理、ファイル管理、支店管理など、個人利用はもちろん、大規模事業者様でもご利用いただけます。
料金プラン
980円/月(税込)
5名以下でのご利用
個人事業主様におすすめ
1,280円/月(税込)
6名以上でのご利用
法人様におすすめ
1,980円/月(税込)
大人数でのご利用
独自帳票を使いたい方
※プラン内でのユーザー追加削除は管理者ユーザーにて自由に行うことが出来ます。
※無料期間終了後に自動で課金されることはございません。
