請求書の宛名の正しい書き方｜御中と様の使い分け

請求書は、金額・請求先の会社名・振込先などの必要事項を記載し、契約時に交わして置いた期日までに支払いを求めるための書類で、商品やサービスを納品した後に発行する証憑(しょうひょう)書類です。

 

 

請求書の宛名の正しい書き方

請求書の宛名は画像の赤枠内、請求先の名称・氏名のことを指します。

基本的には正式名称が間違いなく記載されていれば問題なく請求書の役割を果たすことができますが、敬称を使う際には間違えると失礼にあたることがあるので注意が必要です。

〇〇御中と〇〇様

御中を使用する場合は「組織名」に使用します。具体的には「株式会社〇〇 御中」、「株式会社〇〇 営業部 御中」といった使い方になります。

様を利用するときには、組織や部署名でなく、個人名に対して「担当者名 様」といった使い方になります。

御中の意味

御中は「御弁当(おべんとう)」「御札(おさつ)」など丁寧語に使用される「御(おん)」と「内部」を表す「中(ちゅう)」に分けられます。

つまり、「〇〇株式会社 御中 ××様」とあれば、「〇〇株式会社に所属している××さん」という意味になります。

〇〇殿

「〜殿(どの)」は目上の方が目下の方へ使用する敬称です。組織内部や親しい間柄では使用することができますが、誤って外部の方に使ってしまうと失礼にあたる表現になるので注意が必要です。

適格請求書の宛名

インボイス制度では、課税事業者すべてに「適格請求書発行事業者登録番号」が発行されます。

請求書の宛名とは直接関係はありませんが、会社名の直下など、宛名の近くに記載する方法が一般的なため、宛名とあわせて確認することをおすすめします。

インボイス制度では、適格請求書発行事業者登録番号が記載されている適格請求書でないと納税証明として認められないため、請求書の二重課税のリスクがあるため注意が必要です。

請求書在中の封筒の宛名

封筒の宛名を書く際にも先述同様、「組織名 御中」「担当者名 様」と記載するのがフォーマルな書き方になります。

請求書の封筒の書き方

表面

• 郵便番号
• 住所
• 会社名
• 部署
• 氏名

こちらの際送付先は、取引先の名刺やHPの住所と異なる場合もあるので、あらかじめメールなどで送付先について伺っておくと安心して郵送できます。とくに取引金額などが記載される請求書では、誤って異なる住所に送ってしまうと、コンプライアンスに関わる場合があるので注意が必要です。

裏面

• 投函年月日
• 差出人住所
• 会社名
• 担当者名

こちらも宛先同様、万が一送り主がわからない状態になると重要書類である請求書を紛失してしまう可能性もあるので、間違えないように慎重に書きましょう。

請求書の宛名が会社名だけの場合

請求書の宛名が会社名のみで担当者名の記載がない場合、税務会計上の問題はありません。一人親方や部署がない企業の場合、会社名だけを宛名に書く場合もめずらしくありません。

しかしながら、大企業やある程度の規模のある会社の場合には注意が必要です。

部署ごとに予算が分かれていることもある上、どの部署でどの担当者が決裁権を持っているのかがわかりづらいため、相手方に手間をかけてしまうので、できる限り担当者名は書くようにしましょう。

請求書の宛名が違うと支払いはどうなる？

結論から述べると請求書の宛名が間違っていると支払いはできません。送った請求書についてはもちろんですが、受けとった請求書に関しても支払いをしないように注意してください。

請求書は、先述の通り納税証明として7年間の保管期間が定められている証憑書類です。そのため、宛名が異なる際には事業の経費として認められません。

当然税務調査でも同様の扱いになります。訂正や修正内容があった際には再発行する必要があります。

つまり、宛名が間違っている請求書について、取引先は支払いをしても会計の証明として使用することができないため、原則宛名の異なる請求書は無効となってしまいます。

請求書の再発行方法

先述の通り、請求書は訂正ではなく再発行が必要になりますが、再発行の方法についても注意点があります。

もし宛名が実在する別の会社の場合、二重請求などの法的な違反を犯してしまう可能性があります。そのため、請求書を再発行する際には必ず、備考欄などで「請求書番号〇〇の再発行」を発行年月日と併記するようにしましょう。

個人事業主の請求書の宛名

個人事業主の方と取引がある際にも、これまでと同じように御中と様のルールで考えて良いでしょう。

個人事業主の方が法人に対して請求書を発行する際には特別なルールはありません。ただし、個人事業主に対して請求書を発行する方は、屋号について確認しておくことをおすすめします。

個人事業主に請求書を送る場合

先述の通り、宛名は組織名には御中、個人名には様をつけて書くので、個人事業主への請求書の宛名は「個人名 様」となります。

ただし、個人事業主の中には屋号をお持ちの方もいるので、その際には「屋号 御中 個人名 様」と書くと良いでしょう。

請求書の宛名に関する「よくある実務の疑問」

請求書を発行するなかで、少し特殊なケースや迷いやすい実務のポイントをまとめました。

宛名（会社名や部署名）が長すぎて枠に入らない場合は？

取引先の会社名や部署名が長く、請求書の宛名欄に収まらない場合は、無理に1行に収めず「2行に改行」して記載します。

• 1行目：株式会社などの法人格と会社名
• 2行目：部署名、役職名、個人名＋「様」

※1行目よりも2行目の開始位置を「1文字〜2文字分」右に下げて（インデントして）配置すると、全体のバランスが美しく見えます。また、文字サイズを少し小さくして調整してもマナー違反にはなりません。

請求書の宛名を「上様」とするのはOK？

結論から言うと、請求書の宛名に「上様」を使用するのは避けるべきです。

領収書では簡易的な宛名として「上様」が認められるケースもありますが、請求書は「誰が誰に対して代金を請求しているのか」を明確にするための商取引の証憑（しょうひょう）書類です。宛名が「上様」になっていると、税務調査の際に「本当にその取引先への取引なのか」が証明できず、トラブルの原因になるリスクがあります。必ず正式な社名や個人名をヒアリングして記載しましょう。

宛名に「共同経営者」など複数人の連名を書く場合は？

1つの取引に対して、複数の担当者や共同経営者を宛名にしたい場合は、それぞれの氏名の後ろに「様」をつけ、並べて記載します。

• 正しい記載例：〇〇株式会社 山田 太郎 様、鈴木 一郎 様
• NGな記載例：〇〇株式会社 山田 太郎・鈴木 一郎 様（最後の人のみに「様」をつけるのはNG）

【インボイス制度対応】宛名を間違えた請求書はどうなる？

インボイス制度（適格請求書等保存方式）において、請求書の「宛名（書類の交付を受ける事業者の氏名または名称）」は法律上で定められた必須記載事項です。

もし取引先の社名（前株・後株の間違いなど）や氏名を間違えたまま適格請求書を発行してしまった場合、以下のようなリスクが生じます。

• 買い手側（取引先）が仕入税額控除を受けられない：宛名が正しくない請求書は、適格請求書として認められない可能性があり、取引先が消費税の仕入税額控除を受けられず不利益を被るリスクがあります。
• 手書きでの修正は不可（再発行が必要）：宛名に誤りがあった場合、発行側（自社）または受け取り側がペンなどで手書き修正することは認められません。必ず「正しい宛名で修正した請求書を再発行」する必要があります。

宛名の書き間違いは、自社だけでなく取引先にも大きな手間と迷惑をかけてしまうため、発行前のダブルチェックが極めて重要です。

英語で請求書（Invoice）を発行する場合の宛名マナー

外資系企業や海外の取引先へ英語の請求書を発行する場合、日本語の「御中」や「様」にあたる表現は、宛先の対象によって使い分けます。

• 企業・部署宛（日本語の「御中」に該当）：英語では特定の敬称をつけず、そのまま企業名や住所を記載するのが一般的です。もし特定の部署を強調したい場合は、部署名の前に 「Attn: （Attentionの略）」 をつけます。
  （例：Attn: Sales Department, 〇〇 Corp.）
• 個人宛（日本語の「様」に該当）：男性なら 「Mr.」、女性なら 「Ms.」（既婚・未婚を問わない表現）を氏名の前につけます。
  （例：Mr. John Smith）
• 担当部署や担当者が不明な場合：不特定多数の担当者宛てにする場合は、手紙の冒頭などに 「To Whom It May Concern（関係者各位）」 という定型句を使用することがあります。

請求書の宛名に関する「よくあるニッチな疑問」

請求書を発行する実務の中で、少し特殊なケースや迷いやすいポイントをまとめました。

宛名（会社名や部署名）が長すぎて枠に入らない場合は？

取引先の会社名や部署名が長く、請求書の宛名欄に収まらない場合は、無理に1行に収めず「2行に改行」して記載します。

• 1行目：株式会社などの法人格と会社名
• 2行目：部署名、役職名、個人名＋「様」

※1行目よりも2行目の開始位置を「1文字〜2文字分」右に下げて（インデントして）配置すると、全体のバランスが美しく見えます。また、文字サイズを少し小さくして調整してもマナー違反にはなりません。

請求書の宛名を「上様」とするのはOK？

結論から言うと、請求書の宛名に「上様」を使用するのは避けるべきです。

領収書では簡易的な宛名として「上様」が認められるケースもありますが、請求書は「誰が誰に対して代金を請求しているのか」を明確にするための商取引の証憑（しょうひょう）書類です。宛名が「上様」になっていると、税務調査の際に「本当にその取引先への取引なのか」が証明できず、トラブルの原因になるリスクがあります。必ず正式な社名や個人名をヒアリングして記載しましょう。

宛名に「共同経営者」など複数人の連名を書く場合は？

1つの取引に対して、複数の担当者や共同経営者を宛名にしたい場合は、それぞれの氏名の後ろに「様」をつけ、並べて記載します。

• 正しい記載例：〇〇株式会社 山田 太郎 様、鈴木 一郎 様
• NGな記載例：〇〇株式会社 山田 太郎・鈴木 一郎 様（最後の人のみに「様」をつけるのはNG）

【インボイス制度対応】宛名を間違えた請求書はどうなる？

インボイス制度（適格請求書等保存方式）において、請求書の「宛名（書類の交付を受ける事業者の氏名または名称）」は法律上で定められた必須記載事項です。

もし取引先の社名（前株・後株の間違いなど）や氏名を間違えたまま適格請求書を発行してしまった場合、以下のようなリスクが生じます。

• 買い手側（取引先）が仕入税額控除を受けられない：宛名が正しくない請求書は、適格請求書として認められない可能性があり、取引先が消費税の仕入税額控除を受けられず不利益を被るリスクがあります。
• 手書きでの修正は不可（再発行が必要）：宛名に誤りがあった場合、発行側（自社）または受け取り側がペンなどで手書き修正することは認められません。必ず「正しい宛名で修正した請求書を再発行」する必要があります。

宛名の書き間違いは、自社だけでなく取引先にも大きな手間と迷惑をかけてしまうため、発行前のダブルチェックが極めて重要です。

英語で請求書（Invoice）を発行する場合の宛名マナー

外資系企業や海外の取引先へ英語の請求書を発行する場合、日本語の「御中」や「様」にあたる表現は、宛先の対象によって使い分けます。

• 企業・部署宛（日本語の「御中」に該当）：英語では特定の敬称をつけず、そのまま企業名や住所を記載するのが一般的です。もし特定の部署を強調したい場合は、部署名の前に 「Attn: （Attentionの略）」 をつけます。
  （例：Attn: Sales Department, 〇〇 Corp.）
• 個人宛（日本語の「様」に該当）：男性なら 「Mr.」、女性なら 「Ms.」（既婚・未婚を問わない表現）を氏名の前につけます。
  （例：Mr. John Smith）
• 担当部署や担当者が不明な場合：不特定多数の担当者宛てにする場合は、手紙の冒頭などに 「To Whom It May Concern（関係者各位）」 という定型句を使用することがあります。

電子帳簿保存法と請求書の宛名

電子帳簿保存法では2024年1月から、電子データで授受した請求書の電子保存が義務化されます。

繰り返しにはなりますが、請求書の宛名を謝って記載してしまうと、税務会計上や取引先との信用問題につながる恐れがあります。

加えてこの電子帳簿保存法下では、タイムスタンプ/訂正・削除の明示/検索機能などの要件を満たした保存方法が求められることとなります。

そのため、事実上ほとんどの事業者が電子帳簿保存法に対応したシステムやクラウドサービスの導入を求められる状況となっています。

このようなクラウドサービスでは宛名の敬称や取引先の名称を自動入力できるため、宛名の入力ミス等を未然に防ぐ点からも導入をおすすめしています。

電子帳簿保存法対応｜SpreadOffice(スプレッドオフィス)

スプレッドオフィスは、法人・個人事業主様向けの帳票管理クラウドシステムで、一つのクラウドで注文から請求までを一貫して、業務帳票の作成&管理を完結することができるサービスです。

帳票管理に加えて、PDF送信、 データのCSVインポート、Excel・CSVエクスポート機能、 案件原価管理、権限管理、ファイル管理、支店管理など、個人利用はもちろん、大規模事業者様でもご利用いただけます。

料金プラン

スプレッドオフィスはユーザーごとの従量課金制で、毎月利用したユーザーの員数だけご請求させていただきます。初めての方は最大2ヶ月間無料で、有料プランと同じ機能をご利用いただけます。
※プラン内でのユーザー追加削除は管理者ユーザーにて自由に行うことが出来ます。
※無料期間終了後に自動で課金されることはございません。