発注書の書き方・テンプレート｜法的効力からリスク回避の注意点まで徹底解説

ビジネスの取引において、口約束やメールだけのやり取りは、後々のトラブルの元になりがちです。そこで重要になるのが、取引の内容を明確にする「発注書」です。しかし、「書き方がわからない」「法的効力はあるの？」といった疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

この記事では、発注書の基本的な役割から、今すぐ使えるテンプレート、そしてトラブルを未然に防ぐための注意点まで、徹底的に解説します。

より多くの種類（Word版や横型など）から選びたい方は、こちらの『注文書テンプレート一覧ページ』をご覧ください。

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注文書と発注書、どちらのテンプレートを使えばいい？

どちらも同じ役割ですが、一般的に建設や製造では発注書、物品購入では注文書と呼ばれることが多いです。

【比較表】注文書と発注書の違いとは？

結論から言うと、注文書と発注書に法的な違いはありません。 どちらの書類も「取引を申し込みたい」という意思を伝えるためのものであり、テンプレートとしての項目もほぼ共通です。

ただし、ビジネスの現場では、取引の内容や業界の慣習によって以下のように使い分けられることが一般的です。

発注書とは？その役割と法的効力

発注書（注文書）は、買い手（発注者）が、売り手（受注者）に対して、
「この内容で商品やサービスを注文します」という意思を伝えるために発行する書類です。

【発注書の主な役割】

• 取引内容の明確化: 発注する商品名、数量、単価、納期、支払い条件などを明確にし、双方の認識のずれを防ぎます。
• トラブルの防止: 口約束で起こりがちな「言った、言わない」のトラブルを防ぎます。
• 証拠書類: 万が一の際に、取引があったことを証明する書類として機能します。

【法的効力について】

発注書は、それ自体が契約書ではありません。

しかし、発注書を発行し、相手がそれを受領して契約が成立すると、発注書は「契約の内容を証明する証拠書類」としての法的効力を持ちます。

民法上、契約は当事者の合意のみで成立するため、発注書と受注側が発行する「発注請書（はっちゅううけしょ）」の両方が揃うと、より強固な証拠となります。

発注書のテンプレートと記載すべき項目

発注書には、取引を円滑に進めるために、必ず記載すべき項目があります。

【発注書テンプレート】

[会社名]
〒XXX-XXXX
[住所]
TEL: XX-XXXX-XXXX FAX: XX-XXXX-XXXX
担当：[担当者名]

発注書

発行日：令和XX年XX月XX日

[取引先の会社名] 御中

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
下記のとおり、発注いたします。

----------------------------------------------------
発注書No.：[YYYYMMDD-001]

件名：[商品・サービス名]

納期：[令和XX年XX月XX日]

納品場所：[御社、もしくは指定場所]

支払い条件：[納品月末締め、翌月末払いなど]
----------------------------------------------------

| 品名/仕様 | 数量 | 単価（税抜） | 金額（税抜） | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| [品名1] | [数量] | [XXX円] | [XXX円] | [備考] |
| [品名2] | [数量] | [XXX円] | [XXX円] | [備考] |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | 小計 | [XXX円] |
| | | | 消費税 | [XXX円] |
| | | | 合計 | [XXX円] |

以上、よろしくお願い申し上げます。

[会社名]
[代表者名]　印

【記載項目のチェックリスト】

• 発行日: 発注書を作成した日付
• 宛先: 取引先の会社名・担当者名
• 自社情報: 自社の会社名、住所、連絡先、担当者名
• 発注書No.: 独自の管理番号（例：日付と連番など）
• 件名: 何を発注するのか明確な名称（例：システム開発委託、〇〇企画書作成など）
• 納期: 商品やサービスの納品を希望する期日
• 納品場所: 納品先が自社ではない場合、具体的な住所を記載
• 支払い条件: 請求書の支払い期日や方法（例：納品月末締め、翌月末払い、銀行振込など）
• 品名・数量・単価: 具体的な商品名、数量、単価、そして合計金額
• 押印: 法的な義務はないが、商習慣として押印することで信頼性や証拠能力を高めます。

発注書（注文書）に収入印紙は必要か？

【追記案】発注書（注文書）に収入印紙は必要？

テンプレートを作成する際に、多くの方が迷うのが「収入印紙を貼る必要があるのか」という点です。結論から言うと、原則として発注書に印紙を貼る必要はありません。

しかし、取引の形態によっては例外的に必要となるケースがあるため、以下のポイントを確認しておきましょう。

原則：印紙は「不要」

発注書は、あくまで買い手が売り手に対して「注文の申し込み」を行うための書類です。これ単体では契約が成立したことを証明する「契約書」には該当しないため、印紙税の対象外となります。

例外：印紙が「必要」になるケース

以下のような場合は、発注書であっても「第2号文書（請負に関する契約書）」などとみなされ、印紙が必要になることがあります。

• 相手方の受領印や署名がある場合： 発注書に相手が「承諾しました」という印鑑を押すと、それは双方が合意した「契約書」と同じ効力を持つため、金額に応じた印紙が必要になります。

• 基本契約書を交わさず、発注書で契約を完結させる場合： 注文請書を発行せず、発注書のみで取引が成立する建付けになっている場合も注意が必要です。

【節税】電子データ（PDF等）なら印紙は「一律不要」

近年のビジネス実務において最も重要なポイントは、「電子データでやり取りする発注書には、印紙税がかからない」という点です。

メールに添付したPDFや、クラウドサービス上で発行・送付する発注書は、書面（紙）による交付ではないため、たとえ高額な取引であっても印紙を貼る必要はありません。

ポイント： コスト削減とコンプライアンス遵守の観点から、現在は多くの企業が発注書の「電子化」を進めています。印紙代を節約したい場合は、紙での郵送を廃止し、電子取引へ移行することをおすすめします。

発注書作成・送付時の注意点とリスク回避のポイント

発注書をただ作成するだけでなく、トラブルを未然に防ぐための重要な注意点がいくつかあります。

• 発注書と見積書の番号は連動させる
  • 多くの企業では、見積書と発注書の番号を紐づけて管理します。これにより、どの見積もりに対する発注か、一目で分かります。
• 「発注請書」の受け取りを依頼する
  • 発注書を送付したら、相手に「発注請書」を発行してもらうように依頼しましょう。両方の書類が揃うことで、契約が成立したという事実がより強固なものになります。
• 電子データでのやり取りは「タイムスタンプ」を
  • メールやクラウドで発注書を送付する場合、改ざんのリスクや、いつ取引が成立したかという証明が難しくなることがあります。
    タイムスタンプが付与できるツールを利用することで、電子文書の信頼性を高められます。
    （これらは電子帳簿保存法でも大切なポイントです）
• 金額は必ず「税込」と「税抜」を明記する
  • 特に大きな金額の取引の場合、税抜か金額か税込金額かで認識のずれが起きることがあります。金額欄に「小計」「消費税」「合計」を設け、明記するようにしましょう。

発注書の作成・管理をより効率化したい場合は、クラウド型の受発注管理システム[スプレッドオフィス]の導入もぜひご検討ください。

発注書と電子帳簿保存法の関係

発注書と電子帳簿保存法には密接な関係があります。
特に2022年の改正以降、発注書の取り扱いが大きく変わりました。

以下に、発注書が電子帳簿保存法の対象となるケースと、その保存要件を分かりやすく解説します。

発注書は「電子取引」の対象

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿・書類を電子的に保存するためのルールを定めた法律です。この法律の大きなポイントは、「電子取引」です。

発注書は、法律上「国税関係書類」に該当します。この発注書をメールやクラウドサービスなどを介して電子データでやり取りした場合、それは「電子取引」とみなされます。

2024年1月1日からは、電子取引で受け取った発注書は、原則として紙に印刷して保存することが認められず、電子データのまま保存することが義務化されました。

発注書の保存方法と要件

発注書の作成・受領方法によって、電子帳簿保存法における保存ルールが異なります。

「電子取引データ保存」の要件（電子でやり取りした場合）

電子データのまま保存する際は、以下の「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件を満たす必要があります。

1. 真実性の確保（改ざん防止の措置） 以下のいずれか一つの措置が必要です。

• タイムスタンプの付与: データの受領後、速やかにタイムスタンプを付与する。
• 訂正・削除履歴が残るシステム: データの訂正や削除の履歴が確認できる、もしくは訂正・削除ができないシステムを利用する。
• 事務処理規程の備え付け: 改ざん防止のための事務処理規程を社内で作成し、それに沿って運用する。

2. 可視性の確保（検索性の確保など）

• システムの備え付け: ディスプレイ、プリンタ、関連マニュアルなどを備え付けること。
• 検索機能の確保: 「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つの項目で検索できるようにすること。

発注書を電子化するメリット

発注書を電子帳簿保存法に対応させることは、単なる義務履行だけではなく、以下のメリットがあります。

• 保管スペースの削減: 紙の書類を保管する物理的なスペースが不要になります。
• 検索効率の向上: 必要な書類を瞬時に見つけることができ、業務効率が向上します。
• 紛失・破損リスクの低減: データとして保存することで、紙の書類のように紛失したり破損したりするリスクが減ります。

注文書・発注書をメールで送る際のマナーと件名例文

テンプレートが完成したら、次は送付です。ビジネスメールでは、相手がひと目で「何の用件か」を判断できる配慮が求められます。

件名の付け方（例文）

相手は毎日大量のメールを受け取ります。社名と案件名をセットにするのがマナーです。

• 基本： 【注文書送付】株式会社〇〇（自社名）より

• 案件名入り： 【発注書】〇〇プロジェクト関連（No.20260220）｜株式会社〇〇

• 至急の場合： 【重要】注文書ご送付の件（ご確認のお願い）

送付時の3つのマナー

1. ファイル形式は「PDF」が鉄則： Excelのまま送ると、誤操作で内容が書き換わってしまう恐れがあります。必ずPDFに変換してから送りましょう。

2. パスワード設定は状況に応じて： セキュリティポリシーによりますが、現在は「PPAP（パスワード付きZIP）」を廃止する企業も増えています。相手のルールを確認するか、安全なクラウドストレージを活用するのがスマートです。

3. 「注文請書」の返送を依頼する： 「お手数ですが、ご確認いただけましたら注文請書をご返送いただけますと幸いです」と一言添えることで、契約の成立をスムーズに確定させることができます。

【信頼性アップ】「下請法」における3条書面としての注意点

資本金規模によっては、注文書は単なる事務書類ではなく、「下請法第3条」が定める「書面の交付義務」を果たすための重要な法的書類となります。

下請法が適用される場合の必須記載事項

下請法が適用される取引（製造委託・修理委託・情報成果物作成委託など）では、以下の項目を漏れなく記載した書面（3条書面）を直ちに交付しなければなりません。

• 給付の内容： 具体的な仕様や作業範囲

• 下請代金の額： 税込み・税抜きの明示

• 支払期日： 納品から60日以内かつ、できるだけ短い期間

• 納品日・納品場所： いつ、どこで給付を受けるか

• 検査完了日： 検収にかかる日数

リスク回避のポイント

下請法に違反すると、「書面の交付義務違反」として勧告や社名の公表が行われるリスクがあります。 「口頭で発注して、後から注文書を送る」のは厳密には違反です。必ず発注と同時、あるいは事前に本記事のテンプレートのような正式な書面を交付することを徹底しましょう。

※自社と取引先が下請法の対象（資本金区分）に該当するか不安な場合は、公正取引委員会のガイドラインを確認することをおすすめします。

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まとめ

発注書は、単なる事務手続きのための書類ではなく、自社の取引をスムーズにし、将来的なリスクを回避するための非常に重要なツールです。

この記事でご紹介したテンプレートやチェックリストを活用し、ぜひ今日から発注書の管理を見直してみてください。これにより、より安全で信頼性の高い取引を実現できるはずです。