注文書(発注書)は、注文の受発注とその取引内容を記録する重要な書類です。
記入漏れや金額などの大切な項目にミスがあると、社内外に迷惑をかけてしまう恐れもあります。
この記事では、注文書の作成に失敗しないように、必要な項目とそれぞれの注意点を紹介しているので、ご参考になれば幸いです。
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そもそも注文書(発注書)とは
注文書とは、商品やサービスの注文を証明する目的で発行される証憑書類の一種です。取引の際には、見積・注文・請求の順番で、見積もり金額を確認した後に、取引(注文)を行うことが確定した際に発行されるものです。
取引内容や取引自体の証明になる書類のことで、一定期間の保存の義務などがあります。
発行された注文書が受領されたときに契約が成立したとみなされる場合が多く、円滑な取引や会計のために利用される書類です。発注側が発行し、受注側に送るため、発注書とも言われますが、基本的にはどちらも同じ書類のことを指します。
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【基本】注文書(発注書)の書き方
注文書では以下の内容を忘れずに記入していれば、基本的には修正を求められたり、再度発行するような事態は避けられるでしょう。
- 注文書であることを示すタイトル
- 注文書の発行日時
- (自社と取引相手、両方の)会社情報
- 注文内容(品目・数量・単価・金額)
- 商品の内訳
- 合計金額
- 納品日時・納品場所
- 支払条件
注文書の必須項目上記の通りですが、箇条書きの太字部分の項目については注意が必要なこともあるので、以下で詳しく説明しています。
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注文書の注文内容(品目・数量・単価・金額)の書き方
注文書の注文内容は、取引金額にも関わる重要な項目です。金額の根拠となる商品の単価と数量を明確に記載しましょう。また、注文内容は表にして行ごとに品目を分けることで、品目の確認と計算が容易になるため、できる限り個別に分けて記載する方法が一般的です。
- 品目(商品またはサービス名)
- 数量
- 単価
- 合計金額
商品やサービスが複雑な内容であったり単語で簡潔に言い表せない場合には、「〇〇一式」などとまとめて表記することも可能です。
例えば、上記サンプルでは納品物がホームページになっています。これはドメイン(URLになる名前)やサーバー・データベース、パソコンの操作マニュアルなど個別に費用がかかる複合的な商品になります。
取引相手との間で別紙の契約書や、関係性(長年の取引実績がある等)によっては省略できる範囲も多いので 、受け取る相手がわかりやすい内容であることが理想的です。
また合計金額や単価は税抜きで記載し、最後の合計金額の欄で消費税を含めた計算をします。
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注文書の商品内訳の書き方
先述の通り、「〇〇一式」でまとめた内容は備考欄などに内訳を記載すると親切です。また備考欄には取引先への挨拶や一言を添える場合もあります。
注文書の合計金額の書き方
ここで言う注文書の合計金額は、注文書の最後に注文内容の総額を記載する欄のことになります。商品やサービスごとの単価はそれぞれ個別に小計をしているので、各商品のまとめた金額と消費税込の金額を記載します。
また、この合計金額は計算のまとめとして記載し、実際の振込金額は単位(円)を記載して税込金額で別途記入します。
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注文書の支払条件の書き方
注文書の支払条件は支払の日時や方法を記載するものです。もちろん文字通り「支払いをする条件」は「納品されること」なのですが、ここでは「支払いをする際の条件」という意味になります。
「月末締め翌月末払い」、「納品後○日以内に銀行振込」などが例です。
注文書の金額変更の書き方
注文書などの内容に誤りや修正箇所があった場合には、原則再発行する必要があります。
先述の通り、注文書は証憑書類に分類され、法的にも契約書などと同様に効果を持つ書類でもあります。そのため、一度捺印した書類を一部修正するのではなく、再発行された書類であることを明記して、新しい注文書を発行します。
しかしながら、注文書を再発行した際には取引相手への連絡はもちろんですが、過去の注文書を破棄する手間を相手方に与えてしまいます。そのため、覚書(おぼえがき)を送付する方法を代替とすることも多くあります。
覚書は文章で簡潔に金額に変更があった旨を記載するのみですが、再発行同様に契約成立に正しく機能します。
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個人の注文書の書き方
注文書の書き方は個人であっても法人用と大きな違いはありません。しかしながら、個人では会社の所在地がないため、実際に自宅の住所を記入する場合もあります。
法人の場合はホームページなどで所在地を比較的簡単に確認することができますが、個人の場合には住所を予め聞いておくとスムーズです。
法的にはいわゆる口約束でも契約が成立するように、住所は必ずしも注文書に必須なわけではありません。しかしながら法人は個人に業務を委託する際にはマイナンバーの届けが税務上必要なため、個人情報という理由から抵抗を持つ必要はないでしょう。
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