【2026年最新】発注書の保管期間は？過ぎた後の正しい廃棄手順と全注意点

・溜まった発注書、いつ捨てていいのかわからない…
・もし間違えて捨てて、税務調査で指摘されたらどうしよう

経理や総務の担当者にとって、日々増え続ける発注書の管理は悩みの種です。特に近年は「電子帳簿保存法」の改正もあり、紙とデータの両方で保存ルールが複雑化しています。

本記事では、2026年最新の法的根拠に基づき、発注書の保管期間と、期間を過ぎた後の正しい廃棄手順を徹底解説します。

【2026年版】発注書の保管期間はいつまで？

発注書は、税法や会社法によって保管期間が定められています。

結論から言うと、「法人なら一律10年」保管しておくのが最も安全な運用です。

法人の場合：原則7年〜最大10年

• 税法上のルール（7年）： 法人税法では、確定申告書の提出期限の翌日から7年間の保存が義務付けられています。

• 欠損金がある場合（10年）： 赤字（欠損金）が出た年度については、繰越控除の適用を受けるために10年間の保存が必要です。

• 会社法上のルール（10年）： 会社法では「会計帳簿および事業に関する重要書類」の10年間保存を定めています。

実務上のポイント：年度ごとに「これは7年」「これは10年」と分けるのは煩雑です。コンプライアンスの観点からも、すべての発注書を10年保存で統一するのが一般的です。

個人事業主の場合：5年〜7年

• 青色申告・白色申告： 原則として5年間の保存義務があります。

• 消費税課税事業者の場合： 7年間の保存が必要です。

要注意！保管期間の「起算日」の数え方

保管期間で最も間違えやすいのが「いつから数えるか」です。発注書に記載された「発行日」からではありません。

• 正解： その発注書が含まれる年度の「確定申告期限の翌日」からカウントします。

  • 例：3月決算の会社で、2025年5月の発注書（2026年3月期分）の場合

  • 確定申告期限は2026年5月末日

  • 保管期間のスタート（起算日）は2026年6月1日となります。

紙管理、クラウド管理の比較表

比較項目	紙・エクセル管理	クラウド管理（SpreadOffice等）
保管スペース	書庫・段ボールが必要（賃料コスト）	ゼロ（クラウド上）
検索性	過去分を探すのに数時間〜数日	数秒（キーワード検索）
廃棄の手間	溶解処理やシュレッダーが必要	不要（自動管理）
法改正対応	自分で調べて運用を変える必要あり	自動アップデートで対応
紛失リスク	紛失や劣化の可能性あり	バックアップで安全に保護

 

保管期間が過ぎた後の「正しい廃棄手順」3ステップ

期間を過ぎた発注書を処分する際、そのままゴミ箱へ捨てるのは絶対にNGです。

以下の手順で適切に処理しましょう。

ステップ1：廃棄リストの作成とダブルチェック

「本当に捨てて良い年度のものか」を複数人で確認し、廃棄リストを作成します。現在進行中の訴訟やトラブルに関わる書類がないかもチェックしてください。

ステップ2：情報の復元が不可能な方法で破棄

発注書には取引金額や担当者名などの機密情報が含まれます。

• 紙の場合： 専門業者による「溶解処理」が最も安全です。小規模ならクロスカット方式のシュレッダーを使用します。

• データの場合： 単なる削除だけでなく、ゴミ箱からも完全に消去し、バックアップデータも残らないようにします。

ステップ3：廃棄証明書（ログ）の保管

専門業者に依頼した場合は「溶解証明書」を発行してもらい、社内で保管します。自社で処分した場合は「いつ・誰が・何を処分したか」の記録を残すことで、内部統制（ISMSやPマーク対応）としても有効です。

廃棄時に絶対に守るべき「3つの注意点」

電子取引データの「紙保存」はNG

2024年1月からの電子帳簿保存法により、メールやWebサイトからダウンロードした発注書は、データのまま保存することが義務化されています。これらを「紙で印刷したからデータは消した」という状態で廃棄期間を迎えるのは法令違反になるため、データの管理状況を再確認してください。

下請法対象の取引は「2年間」の交付記録が必要

下請法が適用される取引の場合、発注内容を記載した書類の控えを2年間保存する義務があります。税法上の期間より短いですが、下請法の調査が入った際に即座に提示できるよう整理しておく必要があります。

インボイス制度（適格請求書）との兼ね合い

発注書が「納品書」や「請求書」の役割を兼ねている場合、インボイス制度（適格請求書発行事業者）としての保存要件を満たす必要があります。この場合、消費税法に基づき厳格な管理が求められます。

よくある質問（Q&A）

• Q：発注書はコピー（控え）でも良いですか？

  • A：コピーでも保管義務は果たせますが、基本的には原本（または電子データ）の保存が必要です。

• Q：海外との取引の場合、保管期間は変わりますか？

  • A：日本の法人であれば、日本の税法（7年〜10年）が適用されます。ただし、相手国の税法でより長い期間が求められる場合があるため注意が必要です。

• Q：会社が解散した後はどうすればいいですか？

  • A：清算結了後も、帳簿や重要書類は10年間の保存義務があります（会社法）。クラウド管理なら会社解散後の物理的な保管場所確保も不要です。

まとめ：発注書の管理コストを減らすには「電子化」が近道

紙の発注書を10年間保管し続け、期間が過ぎるたびに廃棄作業を行うのは、膨大なコストとリスクを伴います。

2026年現在、多くの企業が「受発注システムの導入」により、保管期間の自動管理とペーパーレス化を実現しています。

「保管スペースがない」「廃棄の手間をゼロにしたい」
この機会にクラウド型の発注管理ツールを検討してみてはいかがでしょうか。

クラウド型システムなら「保管期間」の悩みはすべて解消

紙の発注書を物理的に保管し、10年後に手作業で廃棄する……。

こうしたアナログな管理には、紛失や破棄漏れといったヒューマンエラーがつきものです。

しかし、クラウド型の発注管理システムを導入すれば、保管期間に関する心配は一切不要になります。

• 自動で10年以上の長期保存が可能 物理的なスペースを一切使わずに、法的に必要な期間（10年以上）を安全なサーバー上で自動保管します。「どこにしまったか忘れた」という紛失リスクもゼロになります。

• 検索機能で税務調査にも即座に対応 電子帳簿保存法の要件である「日付・取引先・金額」での検索がいつでも可能なため、数年前の発注書を数秒で見つけ出せます。

• 「廃棄」という概念がなくなる 期間が過ぎたデータの整理もシステム上で完結。重い段ボールを運んだり、溶解処理の業者を手配したりするコストと手間から解放されます。

• 最新の法改正に自動アップデート 今後、税法や会社法が改正されて保管期間やルールが変わっても、クラウド型ならシステム側が自動で対応します。ユーザーが法改正を追いかけ、マニュアルを書き直す必要はありません。

「いつまで取っておくべきか？」「正しく捨てられるか？」という不安を抱え続けるよりも、システムに管理を任せて、本来の業務に集中できる環境を整えることが、2026年現在のバックオフィスにおける最短の解決策です。

この追記の直後に、以下のような導線を置くと効果的です。

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