請求書を個人で発行する際には、テンプレートやツールを使用して、正しい情報を記載できるようにすることをおすすめします。
法人向けに用意されているテンプレートなどをそのまま利用しても、法的に効力がなくなるなどの心配をする必要もありません。しかし、保管の方法やビジネスシーンでの注意点などを怠ると正しい請求書を発行してもトラブルの原因になり得ます。
この記事では、正しく請求書を発行し、取引を最後までスムーズに行う方法を紹介しています。
請求書とは？個人利用の場面と重要性
請求書は、金額・請求先の会社名・振込先などの必要事項を記載し、契約時に交わして置いた期日までに支払いを求めるための書類で、商品やサービスを納品した後に発行する証憑(しょうひょう)書類です。
取引金額や取引者が明記されている、法的に取引の証明となる書類の総称です。注文書や請求書などが当てはまり、保管方法や訂正方法に関しても法律によって明確に定められています。
個人が請求書を利用する主な場面は、フリーランスや個人事業主、副業といった個人がサービスや取引を行う時でしょう。このような場合では、提供したサービスや販売した商品に対する対価を受け取るため、クライアントや顧客に対して個人でも請求書を発行する必要があります。
収入と支出を正確に記録し、税金や帳簿の管理を行うためにも、法人個人間はもちろん、個人同士の取引においても、請求書は支払いのルールを明確にするために欠かせない存在となっています。
請求書の法人と個人の違い
当然のことながら、法人が発行する請求書は法的要件や取引の規模に応じて詳細な項目が含まれ、法的効力を持ちます。主に下記のような内容を記載します。
- 商品やサービスの詳細
- 取引条件
- 支払い期限
一方で、個人が発行するであっても法的効力があり、主に収入の管理や支出の確認以外にも十分な価値があり必要な記載内容についても違いはありません。
請求書の個人用テンプレート
先述の通り、請求書は個人であってもネット上などである法人向けのテンプレートを使用しても問題ありません。
請求書のテンプレートは、必要な項目が事前に用意されているものを利用して、個人のニーズに合わせてカスタマイズして使用することが一般的です。
個人向けの請求書テンプレート
個人向けの請求書テンプレートは、請求書の制作コストを大きくカットできるので、多くの個人事業主やフリーランスが利用しています。
テンプレートを利用すると、それらしい外観の請求書を簡単に作成できるため、デザインやフォーマットに悩む必要もありません。しかしテンプレートの選び方も重要で、カスタマイズ性や業種に合わせて選ぶことで、個人に最適な請求書を作成できます。
ネットで入手できるテンプレート
ネット上で無料で入手できるテンプレートを利用すると、手間や外注費用を節約しながら簡単に請求書を作成することができます。
さまざまなウェブサイトでビジネス用や個人用、デザインのバリエーションも多種多様なものが無料で公開されています。これらをうまく活用すれば、専門的な知識がなくても、請求書を手軽に作成可能です。
一方で近年インボイス制度や電子帳簿保存法の改正などにより請求書の作成た保存について法的な要件が追加されているため注意が必要です。
テンプレート利用の注意点
個人であっても作成する請求書は、シンプルで明瞭な情報伝達が大切です。
請求書には発行日や支払期限、請求内容などの必要項目を含める必要があり、金額やサービスの詳細を正確に記載し、受け手が疑問なく理解できるように心がけましょう。
支払い方法や連絡先などの情報も忘れずに含めることが重要です。
請求書の基本的な項目と必要な情報
先ほども述べたように、請求書は法的に取引の証明や、会計の透明性を担保する書類になるため、正確な情報の記載と適切な配置が求められます。
まず、請求書には以下の基本的な項目を適切に記載することが必要です。
- 発行者の氏名、住所、連絡先
- 送り先の顧客名、会社名、住所
- 発行日
- 請求書の番号
- インボイスの登録番号
- 支払い期限
- 請求金額
- サービスや商品の詳細
- 支払い方法
原則として、請求書に法律などによって決められた画一的なフォーマットはありませんが、上記のような内容は請求書の正確性と透明性を保つために欠かせないといえるでしょう。項目自体はもちろん、読みやすく整理された見た目で作成することも大切です。
インボイスの登録番号
インボイス制度は、「売手が買手に対して、正確な適用税率や消費税額等を伝えるもの」(引用元：国税庁)で、「適格請求書発行事業者登録番号」によって管理されます。
つまりこれからの個人事業主やフリーランスの方は原則課税事業者として、所轄の税務署長に登録申請して、インボイス制度の登録番号を請求書に明記する必要があります。
これまで売上1000万円以下の事業主は消費税の免除があったため、この状態を非課税事業と言います。反対に、インボイス制度に登録することで売上の金額に関わらず、消費税の納税義務があるため課税事業者となります。
個人の請求書の書き方
個人で請求書を書く際には、以下のことに注意することが重要です。
金額などの正確な表示
請求書の情報に誤字脱字や誤解を招くような表現があった場合、内容の修正が必要になります。しかしながら二重請求などの事態を防ぐために、請求書の修正には再発行が必要になります。
フォーマルな形式
個人で発行する請求書であっても最低限のイメージを保つことが重要です。手書きや印鑑のないものだと取引相手から信頼感を得づらくなります。丁寧な言葉遣いでフォーマットなどを使用して、信頼性を高めましょう。
個人の請求書は手書きかデジタルか
個人で請求書を作成する際には、手書きとエクセルなどを使用したデジタル形式とで検討される方もいると思います。手書きとデジタルそれぞれの利点と選択基準について考えてみます。
ただし結論から言うと特別な事情がない限りは、整理保管や作成の手間を考えるとデジタルで作成する方が良いでしょう。
手書きの請求書のメリット
手書きの請求書は、温かみや親しみやすさを感じさせることが期待できます。法人相手や複数のユーザーに対する事務的な請求書ではなく、個人商店やCtoCのサービスでは効果的な場面もあるでしょう。
加えて、手書きならではの筆跡で個性や特徴を印象付けることができるのでブランディングとしての効果があります。
デジタルの請求書のメリット
エクセルなどで発行したデジタル形式の請求書は、テンプレートを利用して簡単に作成・編集できるため、効率的で、迅速なやり取りが可能です。
同額の請求書を毎月発行したり、複数の顧客に対して類似する請求書を発行する場合はデジタルでの作成が効果的です。
また、 デジタルで作成した請求書は、エクセルや請求書発行ツールの自動合計機能を使って正確な金額計算が行えます。再発行のリスクなどを考えると、正確に金額や宛先を記載できることは大きなメリットの一つです。
個人から会社への請求書
個人が法人に請求書を発行する際、正確な情報を記載することはもちろん、スムーズなやり取りをすることで継続的な受注を意識することもできます。
まず、予め請求書の発行期限や、振込先の情報について正しく調べておきましょう。相手方の担当者に伺っていることが望ましいですが、取引の中で時間が経過している場合はなるべく早く確認しておきましょう。
請求書には、先述のとおり制作料金や支払い条件、相手方と本人の情報などを記載します。また請求書の項目に法定の要件はないので、テンプレートやツールを使用して簡単に制作できます。
諸経費について
例えば打ち合わせで相手先に訪問した際には交通費が発生します。しかし、事前の連絡なしにいきなり請求書の項目に交通費を入れることは通常しません。
事前の契約書などで、交通費を含む予測される諸経費について触れておき、納品時の請求書に含める旨を記載しておくことが望ましいです。
個人情報について
個人で請求書を作成するときには、個人の氏名や自宅住所などを記載するタイミングもあると思います。
匿名やペンネームでの活動をしているという場合も少なくないと思いますが、企業は業務を委託した個人のマイナンバー等個人情報を管理する必要があるので、抵抗感があったとしても正しく記載しておく必要があります。
個人から個人への請求書
個人に対して請求書の発行する場面では、法人と異なり簡素な内容で済ませることができる場合があります。
例えば、法人では受領した請求書を会計担当者が納税額の証明として最低7年間保管し、取引相手の情報を正しく把握する必要があります。
個人の場合は経費精算などなく、飽くまでも個人の所得から自由な消費行動として支払いをするケースも多いので、金額や消費税などが分かりやすく見られるだけで十分ということがあります。
請求書に個人が印鑑を押す場合
日本のビジネス文化において、請求書には取引の正当性を示すために印鑑が押されることが一般的です。認印や銀行印などを用意し、請求書に記載された金額や内容が正確であることを確認した上で、相手方の名前(法人名)の右上に印鑑を押すことが望ましいです。
繰り返しになりますが、請求書そのものに押印の義務などはありませんが、印鑑がある請求書の方が一般的です。
請求書の送付文
送付文は請求書の受け手に対する第一印象を左右する重要な要素です。まず、丁寧な挨拶から始め、簡潔かつ明瞭に請求の内容を伝えるものになります。
時下益々のご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。この度の納品に関しまして、下記の通り書類を送付させていただきますので、ご査収の程、よろしくお願いいたします。
送付文などを添えて請求書を送る場面はあまり多くないのですが、郵送の際などに同封しておけば好印象を与えてくれるでしょう。一度作成してしまえば、都度変更するような内容はないので、繰り返し汎用的に使用することができます。
電子請求書の保管方法
電子請求書には保管の方法にも法的な決まりがあります。近年は電子帳簿保存法の改正も重なり、ご存知でない方はこちらも併せて理解することをおすすめします。
電子帳簿保存法
正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、請求書を含む書類の保管方法について定めた法律です。
請求書の保管については電子帳簿保存法が定める保管方法に準ずる必要があります。紙媒体での保管については、近年の法改正により今まで通り印刷してファイリングしておくことが難しくなりました。
プリントアウトした書類
電子帳簿保存法では、電子データの書類をプリントアウトした場合、法律で決められた要件では原則、電子データで送受信された帳簿・書類を印刷して保管したとしても、法的には意味のない書類となってしまいます。
反対に、紙の帳簿や書類をスキャナー等を使用して、電子データとして保管することは可能です。
発行日時や改竄されていないことを担保し速やかな表示と出力を担保する必要があり、タイムスタンプや訂正・削除に対する対応なども義務付けられています。
発注書の正しい保管方法
今日手書きや郵送で発注書をやり取りする機会は稀になっています。そのため、電子データとしての請求書を扱うことがほとんどのため、電子帳簿保存法に則した保管が実質必須と言えるでしょう。
ご自身や会社のパソコン上に保存しておくだけでは不十分な場合も多く、多くの企業で電子帳簿保存法に対応したシステムが導入されています。
SpreadOffice(スプレッドオフィス)
- ダウンロード&インストール不要で即日使用可能
- 見積書、注文書、注文請書、請求書、売上伝票、納品書、検収書など業務帳票の発行・管理
- 電子印鑑・インボイス制度・役職(ユーザー)ごとの権限管理に対応
- メール&電話の充実したサポート体制
帳票管理に加えて、PDF送信、 データのCSVインポート、Excel・CSVエクスポート機能、 案件原価管理、権限管理、ファイル管理、支店管理など、個人利用はもちろん、大規模事業者様でもご利用いただけます。
料金プラン
980円/月(税込)
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