カスタマイズ事例「リフォーム会社・M社の例」

スプレッドオフィス

2014年6月12日

こんにちは。スプレッドオフィス事務局です。
(こちらの記事はVer3.5(旧バージョン)の内容になります)

本日は、これまでに実際にあった「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」の
カスタマイズ事例をご紹介させて頂きたいと思います。

「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」の基本機能をベースに、お客様の希望の機能のみを
追加していくカスタマイズサービスは、社内システム初導入や、費用面でシステムの開発に
踏み込めずにいたというお客様に、とてもご好評頂いているサービスです。

現行のサービス内容に物足りなさを感じていた方や、これから新たにシステムの導入や入替を
ご検討中だという方の、少しでも参考にして頂ければと思います。

リフォーム会社・M社の例

M社は、キッチン・浴室・トイレ・屋根・外壁等のリフォームや耐震診断・耐震工事などを請負う
リフォーム専門企業様です。

そのM社様のご希望を細かにヒヤリングさせて頂き、実際に追加させて頂いた機能が
以下の内容になります。

■追加機能■

  1. 連携先の招待及び管理機能
  2. 帳票のメール送受信機能、受信お知らせ機能
  3. 受信箱より帳票データの取込み
  4. 明細項目の変更(掛率などを追加)
  5. 連携企業間にて帳票データの連携、テンプレート設定機能
  6. 代理店、店舗別の帳票フォーマットの設定 など

これらのカスタマイズ内容は、作り手の私たちとしても、ハっとさせられる
とても画期的な機能ばかりでした。

上記の記述のみですと、詳しい内容が分かり難いかと思いますので
M社が「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」を基に、一体どんなことが
出来る機能を追加したのかということの詳細を1つ1つ、簡単にご紹介させて頂きたいと思います。

まず、以下のような関係をイメージしてください。

M社はお客様窓口となっているホームメーカーより、キッチンリフォームの見積依頼を受けます。
その作業は、M社の下請企業であるL社が担当している部門です。そこでM社はL社にさらに
見積依頼を出しました。

L社の担当者が、現地調査をし、M社へ見積書を提出します。それを受取ったM社は
L社からの見積内容に○○%の掛率を乗せ、ホームメーカーへ最終的な見積書を提出しました。

カスタマイズ事例MGFF

1、連携先の招待及び管理機能

こららの機能を追加するにあたり、前提としまして、M社とL社は
「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」をそれぞれ個別にご利用されている
企業であるということです。

そこでまず、M社とL社が「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」を通じ、お互いを連携先とし、
招待・管理する機能を追加しました。

MFG招待機能

2、帳票のメールによる送受信機能、受信お知らせ機能

その後、「SpreadOffice(スプレッドオフィス)内でのメール送受信機能を追加し、
お互いに作成した帳票のデータを送受信が出来るようにしました。

png

「受信のお知らせ」は「ホーム」上にて、表示されます。

MFG受信のお知らせ

3、受信箱より、帳票データの取込み

M社はL社からの見積書のデータをメール受信し、見積書のデータを確認します。

MFG添付ファイル確認

その後、このメールに添付された見積書(データ)を元に、M社はホームメーカーへ提出する用の
見積書を新規作成する必要があります。

この時、M社側は、L社からメールで届いた添付ファイル(見積書のデータ)を
ワンクリックで取込むことが可能な機能を追加しました。

その為、イチから見積情報を打ち直すなんていう手間は必要ありません。

MGF受信から取込み新規作成
 

4、明細項目の変更(掛率などの追加)

さて、ここでM社は、L社からの見積書を元に、ホームメーカーへ提出する為の見積書を
新規作成するわけですが、先にも記述しましたが、添付ファイルを元にしての「新規」です。

M社は、L社からの見積内容(データ)が既に取込まれた状態の「新規作成ページ」上で
顧客名や掛率など、修正の必要な箇所を入力し直すだけで、ホームメーカーへ提出する
最終的な見積書が完成します。

ここで登場する「掛率」ですが、M社は見積情報を入力する際の項目の1つとして、
予め「掛率」という項目(機能)を追加しています。

MGF掛率追加

その為、「掛率」も「〇〇%」を選択するだけで、それによる複雑な数字の計算や合計額の変更も
全て自動計算・更新されます。

これらの機能の追加により、M社の帳票作成時間は、手作業で作成していたときに掛かっていた
時間に比べ、
大幅に削減されることになりました。

5、連携企業間にて帳票データの連携、テンプレート設定機能

また、連携企業間で、使用頻度の高い帳票データをお互いに「テンプレート設置」する事を
可能にしました。
これにより、帳票の作成にかける手間や時間が、短縮出来るようになりました。

6、代理店、店舗別の帳票フォーマットの設定

M社は、L社以外にも代理店や店舗など、連携企業が複数あります。
その企業へ提出する帳票は、それぞれ指定フォーマットがあり、形式が異なります。

そこで、M社は、帳票フォーマットの種類を増やしました。
そして、帳票作成時に「顧客名」を入力すると同時に、その会社(「顧客名」へ入力した会社)
専用の帳票フォーマットが自動的に呼出されるよう、設定しました。

など

以上が、リフォーム会社・M社様のカスタマイズ内容でした。

「SpreadOffice(スプレッドオフィス)」の現在の機能では、仕事をする上で、まだまだ機能不足だ
と思われている皆様へ「こんなことも出来るんだ!」「こんな機能もつけて欲しい」と思って頂ける
ような、閃きの一助になれたら幸いです。

また「カスタマイズの必要は感じるけれど、自社の場合、どういったものを追加すれば良いのか
正直分からない」という方でも、ぜひ一度ご相談を!

弊社のシステムのプロが御社のご希望をヒヤリングし、適確なアドバイスをさせて頂きます。
ご不明な点や要望などありましたら、下記までお気軽にご連絡下さい。