納品書の保管期間はいつまで？【法人・個人別】捨てていいタイミングと電子保存のルールを解説

日々の取引で増え続ける「納品書」。

請求書と照らし合わせた後は保管期間が明確に決まっています。

実は、納品書は法律で定められた「証憑（しょうひょう）書類」であり、一定期間の保管が義務付けられています。誤って捨ててしまうと、税務調査で経費として認められないリスクも。

この記事では、法人・個人事業主ごとの正確な保管期間や、場所を取らずに保管するための「電子保存」のルールについて解説します。

*SpreadOfficeとは、見積・受注・発注・請求・経営管理をクラウド上で完結させることのできる業務効率化ツールです。無料でスタートできるので快適さをぜひ実感してください。

法人の場合、法人税法により納品書の保管期間は「原則7年間」と定められています。

納品書だけでなく、見積書、注文書、請求書、領収書など、取引に関する書類はすべて同様に7年間の保管が必要です。これは、発行した側（売り手）も受け取った側（買い手）も同じ義務を負います。

注意が必要なのは、その年度が赤字（欠損金）だった場合です。赤字を翌年以降の黒字と相殺して税金を減らす「繰越欠損金」の制度を利用する場合、その証拠書類として「10年間」保管が必要になります。

将来的に過去の赤字をどう処理するかは決算時点ではわからないことも多いため、法人は「すべての書類を一律10年保存しておく」のが最も安全な運用と言えるでしょう。

個人事業主（フリーランス）の場合、所得税法により保管期間は「原則5年間」と定められています。法人よりも短い設定ですが、これには「例外」があります。

もしあなたが「消費税の課税事業者（消費税を納めている事業者）」である場合、あるいはインボイス制度登録を機に課税事業者になった場合は、消費税法の規定により「7年間」の保管が義務付けられます。

「今は免税事業者だけど、将来売上が1,000万円を超えるかもしれない」という可能性も考慮すると、個人事業主であっても法人と同じく「7年間」保管しておくことを強くおすすめします。そうすれば、「これは5年、あれは7年」と迷う手間がなくなります。

【保管期間のまとめ】

よくある勘違いが、「納品書に書かれている日付から7年経てば捨てていい」というものです。これは間違いです。

保管期間のカウントが始まる日（起算日）は、「確定申告書の提出期限の翌日」です。

つまり、書類の日付から数えると、実質的には約7年2ヶ月〜数ヶ月程度の保管が必要になります。ギリギリで廃棄せず、余裕を持って保管しましょう。

保管期間と同じくらい重要なのが、「どうやって保管するか」です。2024年（令和6年）1月から完全義務化された「電子帳簿保存法」により、受け取り方によって保管ルールが異なります。

郵送や手渡しで「紙」の納品書をもらった場合は、そのまま「紙」でファイリングして保存してOKです。もちろん、スキャナ保存の要件を満たせば電子化して紙を捨てることも可能です。

メール添付やクラウドシステムからダウンロードした「電子データ（PDF等）」の納品書は、「データのまま保存」することが義務化されました。 「紙に印刷して保存」だけでは、税法上の保存要件を満たしません。

電子データで保存する際は、以下の「検索要件」などを満たす必要があります。

「たかが納品書、請求書があるからいいだろう」と安易に破棄したり紛失したりすると、税務調査の際に以下のリスクがあります。

納品書の保管期間は、法人・個人問わず最低7年は捨てられない」おくのが実務上の正解です。しかし、7年分の紙書類をオフィスに保管し続けるのは、スペースの無駄であり、探すのも大変です。

そこでおすすめなのが、帳票管理システムの導入です。

法令遵守と業務効率化を同時に実現するために、ぜひシステムによる保管を検討してみてください。