保存されたファイルの行方は……

スプレッドオフィス

2015年9月11日

秋晴れで気持ちのいい金曜日でしたね! 担当Sです。

スプレッドオフィス3.5からご利用のユーザーの皆様は、請求書を作成する際に「見慣れない選択肢があるな?」と思ってらっしゃるのではないでしょうか?

ファイル保存、する? しない?

スプレッドオフィス4.0では、請求書や見積書などを送信・出力する際のチェックボックスの選択内容に、「ファイル保存」という項目が新たに加わっています。

この選択項目、しないよりはした方がいいかな?なんて思いながら、とりあえず「する」にしておいたり、よくわからないけど最初から「する」になってるからそのままにしておいたりはしていませんか?

(ちなみに私は社長から『「ファイル保存」は「する」にしといてね!』と言われたので「する」にしていました。)

さて、ここで「保存」された請求書や見積書のデータはどこに保存されているのでしょうか?

答えは、「ファイル管理」メニューに

メニューアイコンの見慣れない書類マークをクリックすると、「ファイル管理」画面が表示されます。

そのファイルリストの一番目に「システムフォルダ」という名前のファイルがあります。
ファイル保存「する」を選んだ請求書や見積書は、ここで顧客ごとに自動作成されたフォルダの中に全て保存されているのです!そう、全てです!
「請求書の日付間違ってたから出しなおしだよー><」と出力しなおした時には間違えた請求書の方と直した方と2枚保存されているのです! ひええ!><

料金プランの項目にある「データ保存量」とはこのファイル管理フォルダの保存量のことで、1ユーザにつき1GBなので、ミドル・スタンダード・カスタマイズの各プランでは1GB×ユーザ数となります。

個人的にちょっと…今月、請求書の作り直しが多かった気がして心配になって、弊社スタッフに聞いてみたところ、請求書16000枚ほどで1GBがいっぱいになるとのこと。

計算してみると、ライトプランで月30件の請求書を発行し、「ファイルに保存」し続けた場合には……

44年ほどかかることがわかりました!

この新機能「ファイル管理」とデータ保存容量に関しては、まだまだご紹介したいことがありますので、次回、担当の際にまた詳しくお話させて頂きます!