請求書をExcelで作成している会社にありがちな、ヒヤッとしたトラブル3選！快適な業務のためにこそ〇〇

「Excelで請求書を作ればタダだし、なんとかなるだろう」

そう思っていませんか？

しかし、その「なんとなく」が、思わぬトラブルや大きな損失につながることがあります。

ここでは、Excelで請求書を作成している会社で実際に起こりがちな3つのトラブル事例をご紹介します。

EXCELトラブル事例3選

Excelのセルには、金額を自動計算するための数式が入力されています。しかし、誤って手入力で上書きしてしまったり、コピー＆ペーストの際に数式が消えてしまったりすることがあります。

【事例】

取引先の担当者から「請求金額が前回と違うようですが…」と連絡があり、調べてみると、入力ミスで一部の金額が計算されていなかった。慌てて修正し再発行したが、先方の信用を失いかけた。

請求書は、会社の売上や取引内容といった重要な情報が記載されています。宛名を間違えて、別会社に送付してしまうというミスは、個人情報保護の観点からも大きな問題になります。

【事例】 新人の担当者が、前任者のExcelファイルを流用して請求書を作成。しかし、ファイル名を変えただけで、請求書の宛名や送付先メールアドレスが古いままだった。気づかずにそのまま送付してしまい、情報漏洩の危機に。

取引先ごとにExcelファイルを保存していると、ファイル名が似たようなものが増えていき、管理が煩雑になります。

【事例】 「○○社_請求書_2025年4月_v1」「○○社_請求書_2025年4月_最終版」「○○社_請求書_2025年4月_最終最終版」…と、同じようなファイルが何十個もPC内に。どれが最新で、どれを印刷・送付すればいいのかわからなくなり、結局1から作り直す羽目に。

これらのトラブルの根底にあるのは、「手作業」と「管理の煩雑さ」です。

Excelは柔軟性が高いツールである反面、人間が手作業で管理・入力するため、ヒューマンエラーが起こりやすいというデメリットがあります。

ご紹介したようなトラブルは、請求書管理システムを導入することで、簡単に解決できます。

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