【完全ガイド】最大100万円の罰金が科せられる電子帳簿保存法の「要件・罰則・対象書類」を初心者向けに徹底解説！

「電子帳簿保存法（電帳法）」への対応は、すべての中小企業や個人事業主にとって避けて通れない課題です。特に、2024年1月からは「電子取引データ保存の義務化」が本格的にスタートし、違反した場合のリスクも高まっています。

この記事では、電子帳簿保存法の基本を「対象書類」「要件」「罰則」の3つのポイントに分けて、初心者の方にもわかりやすく徹底解説します。

電子帳簿保存法とは？ 3種類の「対象書類」と保存のルール

電子帳簿保存法とは、税法で保存が義務付けられている帳簿や書類を、紙ではなく電子データで保存するためのルールを定めた法律です。

この法律の対象となる国税関係帳簿書類は、保存方法によって大きく以下の3種類に分類されます。

分類	保存する書類・データ	ルールの概要
① 電子帳簿・電子書類	会計ソフトなどで最初から電子的に作成した帳簿や書類（仕訳帳、総勘定元帳、決算書類など）	データで保存することが任意で認められています。
② スキャナ保存	紙で受領・作成した書類をスキャナやスマホで読み取り、画像データとして保存する書類（領収書、請求書など）	データで保存することが任意で認められています。
③ 電子取引データ保存	電子的に授受した取引情報（メール添付のPDF請求書、クラウドサービス上のデータなど）	2024年1月から、電子データのまま保存することが原則義務化されています。（*宥恕措置は終了）

* 電子帳簿保存法の改正に伴い、2022年1月1日から2023年12月31日まで設けられた経過措置で、電子取引データの保存要件を満たせない「やむを得ない事情」がある場合に限り、書面での保存が認められる制度でした。
この宥恕措置はすでに終了しています。

電子データを正しく保存し、税務調査で証拠能力を認めてもらうためには、データが「真実性」と「可視性」を持っていることを示す必要があります。

特に義務化された③電子取引データ保存で最低限守るべき「可視性」の要件は、次の通りです。

電子取引で受け取ったデータ（PDFファイルなど）を保存する際は、以下の検索要件を満たす必要があります。

上記の3項目で、保存データ（ファイル名や付随情報）を検索できるようにしておく必要があります。

対策の例	概要
ファイル名に記載	`20251009_〇〇商事_110000.pdf`のように、ファイル名に3要素を記載するルールを統一する。
台帳などで管理	Excelなどの索引簿（インデックス）を作成し、ファイル名と3要素を紐づけて管理する。
対応システム導入	電帳法対応のシステム・ソフト（例：文書管理システム、会計ソフト）で一元管理する。