帳票の鏡/鑑(かがみ)複数ページ対応について

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帳票の鏡/鑑(かがみ)対応とは?

現在スプレッドオフィスでは、以下帳票に対応をしておりますが、その全ての帳票において鏡/鑑(かがみ)対応での帳票出力/送信(エクセル/PDF)が出来るようになっております。

帳票の鏡/鑑(かがみ)とは?
商取引の習慣のひとつとして、提出あるいは送付する書類の表紙としてお送りするもの
かがみは漢字で「鏡」もしくは「鑑」と書かれます。「頭紙」や「表紙」「目次」のようなものですね。書類に送付状を付けて送る場合がありますが、ここで言う鏡/鑑(かがみ)は、送付状とは別で明細内容のサマリー(まとめ)としての位置付けと考えてます。

鏡/鑑(かがみ)対応の出力/送信帳票一覧

自社から相手先に対して送付する業務帳票
  • 見積書
  • 注文書
  • 請求書+売上伝票
  • 注文請書
  • 納品書
  • 検収書
相手先から自社に対して送付して頂く依頼返信用の業務帳票
  • 注文書(返信用)
  • 検収書(依頼用)
  • 注文請書(返信用)
  • 納品書(返信用)

見積書や請求書のみに対応したクラウドサービスも多いですが、業務帳票については一貫して管理することで、見積情報から注文情報、発注情報、請求情報へと連動することで効率的に管理することができます。

鏡/鑑(かがみ)の必要性

鏡/鑑(かがみ)を利用しない通常の帳票出力でも1ページ目に以下のような情報が記載されます。

  • 日付:作成日や送付日、期日など。
  • 宛名:送付先の情報、送付元の情報。
  • タイトル:帳票の件名となるもの。
  • 前文:以下の通り、●●●します。などの決まり文句。
  • 明細:明細内容と金額情報。
  • 備考:全体帳票に対するテキスト

明細行の少ない見積書や注文書や請求書などでは気にすることはないかと思います。

しかし、明細行が50行や100行となるような帳票や3ページ以上になるような帳票ではどうでしょうか?さらに、品目名のテキストが多くなるような業界では横型フォーマットの帳票が利用されます。その際には、もっと各帳票のページ数が多くなってしまいます。

具体的には、イベント関連や工事/建設などの業務、作業工程毎に作成をしなければならないような明細などでのご利用です。

数ページに渡る明細内容を見出し行毎に小計をしたとしても、全体像が見えにくくなることがあります。

そのような場合、複数ページに跨る明細内容を見出し行毎にまとめ表示してあげると非常に分かりやすく親切になります。これが、スプレッドオフィスでの鏡/鑑(かがみ)出力の位置付けです。

鏡/鑑(かがみ)帳票での複数ページ対応

お客様よりお声をいただいていた鏡/鑑(かがみ)帳票の複数ページ対応を行いました。

帳票出力時に鑑帳票をご選択いただくことが可能ですが、1枚目の行数以上の見出しを表示することが出来ませんでした。
今回の改修で鏡/鑑(かがみ)帳票の見出しが1枚目の行数を超えた場合に、自動で2枚目以降の鑑帳票を生成するように変更いたしました。

鏡/鑑(かがみ)帳票の出力方法は?

帳票出力時に帳票出力ダイヤログのオプション「鑑帳票」を「する」にすることで鏡/鑑(かがみ)付きの帳票を出力することが可能です。

明細登録時には、以下のような形式でご登録頂けますと、見出し行毎にまとめられた鏡/鑑(かがみ)帳票が自動作成されます。

  1. 見出し行
  2. 通常行
  3. 小計行
小計行を入れなくても見出し行から次の見出し行までを自動小計され鏡/鑑(かがみ)帳票にまとめて表示されます。表示される品目は見出しテキストとなります。

帳票共通の改ページ対応設定

明細行が多くなってくる場合や工程や種別など明細内容をページ単位としたい場合は、自動で改ページを入れることが出来ます。

自社設定→自社情報→システム設定タブ
■見積・受注・発注・請求に関わる機能
【見積・受注・発注・請求】帳票出力の際に見出し行ごとに改ページを行う
こちらをONにすると見出し行毎に多くの明細がある場合に見やすくすることが出来ます。

ダウンロード&インストール不要

※自動課金されることはございません。

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