発注書・請書はセットで理解！印紙の必要性も解説

ビジネスを始めたばかりの方や、日々の業務で発注書や請書の扱いに悩んでいる方も多いのではないでしょうか？これらの書類は、取引を円滑に進める上で非常に重要です。

今回は、「発注書」「請書」「印紙」という3つのキーワードをセットで理解し、あなたのビジネスをより安全でスマートなものにするためのポイントを解説します。

発注書と請書：信頼の証を交わす2つの書類

発注書は、あなたが取引先に対し、「この内容で商品やサービスを注文します」と意思を伝える書類です。
口頭でのやり取りだけでは、「言った、言わない」のトラブルになりがちですが、発注書を送ることで、取引内容（品名、数量、単価、納期など）を明確に記録できます。

これは、ビジネスの最初のステップであり、双方の認識を合わせるための大切なツールです。

*SpreadOfficeとは、見積・受注・発注・請求・経営管理をクラウド上で完結させることのできる業務効率化ツールです。無料でスタートできるので快適さをぜひ実感してください。

請書は、発注書を受け取った取引先が「発注内容を確かに承諾しました」と返信する書類です。

これをもって、発注者と受注者の間で正式な合意が成立したことになります。
発注書と請書が揃うことで、取引内容の明確な記録となり、双方が安心して取引を進めることができるのです。

ビジネス上の書類には「印紙（収入印紙）」が必要な場合があることを耳にしたことがあるかもしれません。
これは、「印紙税」という税金の一種で、課税対象となる書類を作成した際に納税が義務付けられています。

発注書と請書は、単体では印紙税の対象にならないのが一般的です。

しかし、この2つが揃うことで「契約の成立を証明する書類」となり、印紙税の課税対象となる可能性があります。

発注書と請書のやり取りで印紙が必要になるのは、主に以下の条件を満たす場合です。

つまり、紙の書類で発注書と請書を両方やり取りする場合、契約金額が1万円以上であれば、印紙を貼付する必要があります。

しかし、現代のビジネスでは、これらの書類をPDF化してメールで送付したり、クラウドサービス上でやり取りしたりすることが一般的になりました。

このような電子的な方法で発注書や請書を交わす場合、「文書」として扱われないため、印紙税の課税対象にはなりません。

これにより、印紙代というコストを削減できるだけでなく、印刷や郵送の手間もなくなり、業務効率が大幅に向上します。

注文書（発注書）：これはあなたが「こんな商品やサービスが欲しい」という意思表示です。
具体的な品目、数量、単価、納期などの詳細を記載し、相手に正式な依頼をします。
野球でいうと、「ボールを投げますよ」というサインに当たります。
請書（注文請書）：これは相手が「注文書の内容を確かに承知しました」という合意の意思表示です。
注文書の内容に問題がないことを確認した上で返送されるため、双方の合意を証明する書類となります。
野球でいうと、投げられたボールを「確かに受け止めました」というキャッチの合図です。

この2つの書類が揃うことで、以下のようなメリットが生まれます。

契約の証拠になる 注文書と請書が両方あることで、法的に「契約が成立した」という強力な証拠になります。どちらか一方だけでは、相手が「知らなかった」「聞いていない」と主張する可能性が残ります。
認識のズレを防ぐ 注文書の内容を請書で確認してもらうことで、数量や金額、納期といった重要な情報に誤りがないかを最終的に確認できます。

つまり、注文書は「依頼」、請書は「承諾」の役割をそれぞれ果たしています。