知っておきたい顧客マスタ活用法！顧客管理から業務管理、帳票管理が簡単に！

見積書や注文書、請求書といった帳票を作る際には、繰り返し同じデータが必要になることが多いものです。その都度、同じような、似たような情報を改めて入力していては、手間も時間もかかってしまいますね。そこで活用できるのが、スプレッドオフィスの顧客マスタの機能です。帳票を作る際に、登録済みの顧客・仕入先マスタのデータをそのまま引用することができます。

「顧客マスタ」とは、取引先についての基本情報のこと。この記事では、顧客マスタをはじめ各種マスタデータの使い方について、詳しく解説しています。

そもそもマスターデータとは？
主に事業者が業務を行う為に必要な基本情報の事で、情報種別によって「顧客マスタ」「仕入れ先マスタ」「商品マスタ」「社員マスタ」などと呼ばれます。

「顧客情報」とは何なのか？
顧客マスタにある「担当者情報」はどう使うか？
顧客マスタにある「宛先情報登録」とは何か？
顧客マスタにある「顧客元帳」を使うには？
スプレッドオフィスおすすめの理由
副業や個人事業主（フリーランス）から中小企業までこれで充分
ビジネスで使う基本業務帳票を全てサポート
さらに業務管理に必要な機能が揃ってる
安心の問合せ対応

「顧客情報」とは何なのか？

顧客情報とは、顧客の基本情報となりますので、たとえば「顧客名」「住所」「電話番号」「担当者情報」「締め日」などを指します。基本情報といっても情報量は多く、マスタデータとしてどこまでの情報を持つのか難しい所です。

スプレッドオフィスでは、業務を最低限管理する為に必要な項目を想定しております。その為、顧客情報としての管理も以下のような項目での管理となります。

顧客マスタ管理項目

顧客名
敬称（帳票出力用）
顧客名カナ
郵便番号
都道府県
市区町村
住所
電話番号
FAX番号
メールアドレス
顧客の担当者情報

業態
分類
種別
顧客コード
基本契約締結日
締め情報
与信限度額
自社担当者

基本的な管理項目に加えて、自由に設定できる「業態」「分類」「種別」などの項目や帳票利用を想定した項目にて管理します。また、業務管理としての活用に「社内メモ」のタブや帳票送信の為に「宛先情報」を複数登録することができるようになっています。

業務の管理や帳票の作成をスムーズに進めるためには、あらかじめ顧客・仕入先マスタを登録しておくと効率的です。実際に帳票作りなどに取りかかる前に、可能な限り顧客情報を登録しておきましょう。但し、見積書などから簡易的に顧客マスタへ登録する機能や商談管理から顧客マスタへ登録するような機能もあり、都度発生する新規顧客についても随時登録して管理していくことが可能ですのでご安心ください。

スプレッドオフィス上での操作は？
新規で作成するには、左メニューの「マスタ管理」を選び、「顧客一覧」をクリックします。さらに、ページ上部の「新規作成」をクリックしてください。タブでは、入力項目を「基本情報」か「社内メモ」に切り替えることができます。それぞれの項目に入力した後は、「保存する」をクリックしてください。

顧客マスタにある「担当者情報」はどう使うか？

自社の担当者ではなく、取引先の担当者について管理しておかないといけないことがあります。特に相手先が規模のある企業だった場合、部署や役職だけでなく仕事の種類などによって業務窓口が分かれていることが多いです。特に請求業務などにおいては、経理担当者や請求先担当者などと通常接することのない相手先を指定されることの方が多いでしょう。

スプレッドオフィスでは、顧客マスタへ登録後にその顧客に対しての担当者情報を複数名登録することができるようになっています。

担当者情報管理項目

担当者名
部署名
役職
メールアドレス
電話番号
FAX番号
携帯電話番号
請求担当者チェック
住所

取引先の会社の担当者は、必ずしも一人だけとは限りません。複数の担当者がいる場合、情報をうまく整理しておきたいものですね。顧客マスタには、1つの会社に対して複数登録できるので、ご活用ください。請求担当者にはチェック欄にチェックを入れておけば、請求時の担当者を即座に見分けることも可能です。メールアドレスの設定があれば、帳票画面からメールを送信する時に自動表示されるので、とても便利です。

スプレッドオフィス上での操作は？
登録した顧客基本情報ページの下部にある「担当者情報」欄をお使いください。「担当者情報」右側の「＋」をクリックします。ポップアップが表示され、担当者名や部署名、役職、メールアドレスや電話番号など、必要な事柄が入力できます。

顧客マスタにある「宛先情報登録」とは何か？

宛先情報とは、相手先「担当者情報」と近いのですが、各種帳票を送付する相手先の「宛先情報」となります。例えば、見積書はこちらに送付してくださいとか、納品書はあちらへ送ってください、請求書はどこどこへ・・・などと担当者レベルではなく帳票種別によって指定を頂く場合などにご利用頂くものとなります。

宛先管理できる帳票種別

見積書
注文書（返信用）
注文請書
納品書
検収書（返信用）
請求書
売上伝票

支店などをお持ちの顧客や業務を分割されているような顧客の場合にはご利用すると便利に管理することが出来ます。事業規模の大きいお客様との取引でなければ不要な項目ですが、顧客へご指定頂いた場合は是非ご活用ください。

スプレッドオフィス上での操作は？
顧客一覧から詳細の画面へと進み、「宛先情報」タブを選択すると、設定されている宛先情報を確認することができます。「編集する」をクリックすると、見積書、請求書などの帳票の種別ごとに、異なる宛先を選択可能です。敬称の欄では、御中か様のどちらかを選べます。帳票を出力すると、設定した宛先へ自動的に差し替えられて表示されるので、作業が楽になります。

顧客マスタにある「顧客元帳」を使うには？

顧客元帳と言ってピンと来るでしょうか？顧客マスタはいわゆる顧客台帳となりますが、顧客元帳はそのお客様との取引に伴う清算金額が記載された帳簿を指しております。売上などの入出金のやり取りを管理するものです。

顧客勘定元帳とは？
証券会社や投資会社が作成するお取引に伴う精算金額が記載された法定帳簿のことを言われます。株式取引（信用新規は除く）の売買および入出金の履歴などに使われます。

顧客台帳として顧客毎の状況管理

対象期間を指定し、「日付」「区分」「件名」「請求額」「入金額」「残高」の項目で管理することが出来ます。対象のお客様からあとどれだけの入金があるのかなど顧客毎にチェックすることができるようになります。「日付」については、請求であれば発行日を表示しており、入金の場合は、入金予定日が表示されます。

スプレッドオフィス上での操作は？
「顧客一覧」から、「顧客詳細」画面を出すと、「顧客元帳」タブが現れます。クリックすると、該当の顧客の請求・入金データが時系列順に並んで表示されます。
「日付」については、請求であれば発行日を表示しており、入金の場合は、入金予定日が表示されます。また、帳票番号は、クリックすると作成済みの該当の帳票画面が開きチェックすることが可能です。
「期間」の欄に、取引の抽出期間の開始日と終了日を入力してみてください。カーソルが外れると、すぐに再検索されます。
顧客元帳の画面を開いている場合、顧客一覧表から別の顧客情報をクリックしても、「顧客元帳」のページのまま移動しますので、顧客元帳のチェック作業などが、集中してできるのです。

顧客マスタ一つとっても活用するには大変のように思えますが、一度使ってしまうと使っていなかったことが信じられないくらい効率化出来ると思います。

是非、業務管理及び帳票管理と合わせて各種マスタの管理をご活用して皆様の事業がより発展する事を願っております。

スプレッドオフィスおすすめの理由

サービスとして大きく以下のような特徴があり、アプリやツール感覚で利用できる業務管理クラウドサービスとなっております。

１．料金体系

毎月の利用したユーザー毎だから必要に応じて自分でユーザー作成や削除することができる

２．使いやすさ

ユーザー毎に一覧表示状態を自動で記憶、項目や幅が調整できるからシンプルに使いやすい

３．自由度

全データがインポート／エクスポート可能、独自帳票や独自ドメイン対応もできます

副業や個人事業主（フリーランス）から中小企業までこれで充分

スプレッドオフィスなら必要な業務帳票が全て揃っています！
見積書や請求書の発行だけでなく、受注・発注も一緒に管理していきませんか？テレワークや副業でのスプレッドオフィスの活用が進んでます。今後もさらに、電子化やペーパーレス化が進み、業務帳票が郵送不要になる事業者が増えていくことになります。

電子印を入れた業務帳票をメールでやり取りすることでスムーズな仕事のやり取りを行う事が出来ますし、データは二重入力することなく作成した見積書から受注処理、受注情報から請求処理や発注処理と仕事の流れに合わせて帳票を管理出力することが出来ます。