【プロが解説】注文書の書き方・法的効力・テンプレートまで網羅！正しい作成手順と注意点

注文書とは？その役割と契約成立の仕組み

注文書（発注書とも言います）とは、発注側（買主）が受注側（売主）に対し、具体的な商品やサービスの購入・発注を申し込む意思表示を行う書類です。

これは商取引における非常に重要な書類であり、主に以下の役割を果たします。

• 取引内容の明確化と証拠の保全： 品名、数量、単価、納期、支払い条件といった主要な取引条件を明確にし、後日の「言った・言わない」のトラブルを防ぎます。
• 契約成立の基礎： 注文書は民法上の「申込み」にあたります。これに対し、受注側が「注文請書」を発行するか、または納品や作業着手などの行為をもって「承諾」の意思を示すことで、契約（売買契約や業務委託契約）が成立します。

 

注文書と混同しやすい書類との違い

書類名	目的・役割	法的効力
見積書	契約締結前に、取引先が提示する金額や条件の提案。	原則、法的効力なし（提案段階）。
注文書	発注側が、取引先に対し「この条件で発注します」と契約の申込みをする。	受注側が承諾すれば、契約の証拠となる。
注文請書	受注側が、注文書の内容を「確かに承諾します」と契約の承諾を通知する。	注文書とセットで、契約成立の強力な証拠となる。
契約書	取引の全体的な条件や、権利義務関係を双方が合意し、締結を証明する書類。	最も強い法的効力を持つ（特別な契約で使われることが多い）

注文書の正しい書き方と記載必須項目

正確でトラブルのない注文書を作成するためには、以下の項目を漏れなく記載することが重要です。

記載必須項目一覧

項目	記載内容のポイント
タイトル	書類上部に「注文書」または「発注書」と明記する。
発行日	注文書を作成・発行した日付を記載する。
宛名（受注者）	相手先の正式名称を記載し、「御中」や担当者名には「様」を使う。
発注者情報	自社の会社名、住所、電話番号、担当者名を記載する。
管理番号	自社で管理しやすい独自のナンバリング（例：PO-20251113-001）を振る。
注文内容	品名（具体的な商品・サービス名）、数量、単価、小計を表形式で記載する。
合計金額	税抜金額、消費税額、税込合計金額を明確に記載する。
納期（納品希望日）	商品やサービスの納品を希望する期日を記載する。
納品場所	納品先が自社住所と異なる場合、具体的な所在地を記載する。
支払い条件	支払い方法と期日（例：月末締め、翌月末日銀行振込）を記載する。
有効期限	相手方の承諾を求める期限を設けることで、取引の停滞を防ぐ。
特記事項	備考欄などに、個別の注意点や取り決めがあれば記載する。

押印（印鑑）の必要性

注文書への押印は法律上の義務ではありません。

しかし、日本の商習慣においては、会社の角印（社判）や丸印（実印）を押すことで、その書類が正式に会社から発行されたものであることの証明（証拠能力の強化）となり、信頼性を高める役割を果たします。押印する場合は、社名に少し重ねるように押すのが一般的です。

注文書の法的効力と注意点

注文書が持つ法的な意味合いと、実務上のリスクを避けるための注意点を解説します。

法的効力：契約成立のタイミング

前述の通り、注文書（申込み）だけでは契約は成立せず、受注側からの承諾が必要です。

1. 注文書を発行（申込み）
2. 相手が注文請書を発行・返送（承諾）
3. 契約成立

注文請書がない場合でも、取引先が注文内容に従って商品を出荷したり、作業に着手したりした場合（事実上の承諾）も契約は成立したとみなされます。

収入印紙の必要性

原則として、注文書は単なる取引の申込み書であるため、印紙税法上の「契約書」には該当せず、収入印紙は不要です。

ただし、以下の場合は課税対象となる「契約書」とみなされ、収入印紙が必要になる可能性があります。

• 注文書に「本書をもって売買契約を締結する」など、契約の成立を証明する文言がある場合。
• 注文書と注文請書を兼ねており、双方の署名・押印がある場合。
• 取引の基本事項を定める「継続的取引の基本となる契約書」（第7号文書）に該当する場合。

迷った場合は、税理士や法務部門に確認するか、高額な取引の場合は契約書を別途作成することが最も安全です。

注文後のキャンセルや変更

一度注文書を発行し、相手方が承諾した（契約が成立した）後の一方的なキャンセルや変更は、契約違反（債務不履行）となり、損害賠償を請求されるリスクがあります。

キャンセルや変更の可能性がある場合は、あらかじめ「納期前のキャンセルは〇日前まで可能」など、特記事項や基本契約書で取り決めをしておくことが重要です。

 

【すぐに使える】注文書テンプレートの活用と選び方

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テンプレート利用時のチェックポイント

テンプレートを使う際も、以下の点は必ず確認し、自社仕様に修正しましょう。

1. 必須項目の記載漏れがないか： 特に管理番号や支払い条件、納期は必須です。
2. 自社情報への書き換え： テンプレートのサンプル情報が残っていないか確認します。
3. 消費税の記載方法： 「税抜」「税込」「消費税」が分離して明確に記載されているか。

正しい手順と法的知識をもって注文書を作成することは、スムーズで信頼性の高いビジネス取引の第一歩となります。