発注書の書き方テンプレート｜法的効力からリスク回避の注意点まで徹底解説

ビジネスの取引において、口約束やメールだけのやり取りは、後々のトラブルの元になりがちです。そこで重要になるのが、取引の内容を明確にする「発注書」です。しかし、「書き方がわからない」「法的効力はあるの？」といった疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

この記事では、発注書の基本的な役割から、今すぐ使えるテンプレート、そしてトラブルを未然に防ぐための注意点まで、徹底的に解説します。

発注書とは？その役割と法的効力

発注書（注文書）は、買い手（発注者）が、売り手（受注者）に対して、
「この内容で商品やサービスを注文します」という意思を伝えるために発行する書類です。

【発注書の主な役割】

• 取引内容の明確化: 発注する商品名、数量、単価、納期、支払い条件などを明確にし、双方の認識のずれを防ぎます。
• トラブルの防止: 口約束で起こりがちな「言った、言わない」のトラブルを防ぎます。
• 証拠書類: 万が一の際に、取引があったことを証明する書類として機能します。

【法的効力について】

発注書は、それ自体が契約書ではありません。

しかし、発注書を発行し、相手がそれを受領して契約が成立すると、発注書は「契約の内容を証明する証拠書類」としての法的効力を持ちます。

民法上、契約は当事者の合意のみで成立するため、発注書と受注側が発行する「発注請書（はっちゅううけしょ）」の両方が揃うと、より強固な証拠となります。

発注書のテンプレートと記載すべき項目

発注書には、取引を円滑に進めるために、必ず記載すべき項目があります。

【発注書テンプレート】

[会社名]
〒XXX-XXXX
[住所]
TEL: XX-XXXX-XXXX FAX: XX-XXXX-XXXX
担当：[担当者名]

発注書

発行日：令和XX年XX月XX日

[取引先の会社名] 御中

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
下記のとおり、発注いたします。

----------------------------------------------------
発注書No.：[YYYYMMDD-001]

件名：[商品・サービス名]

納期：[令和XX年XX月XX日]

納品場所：[御社、もしくは指定場所]

支払い条件：[納品月末締め、翌月末払いなど]
----------------------------------------------------

| 品名/仕様 | 数量 | 単価（税抜） | 金額（税抜） | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| [品名1] | [数量] | [XXX円] | [XXX円] | [備考] |
| [品名2] | [数量] | [XXX円] | [XXX円] | [備考] |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | 小計 | [XXX円] |
| | | | 消費税 | [XXX円] |
| | | | 合計 | [XXX円] |

以上、よろしくお願い申し上げます。

[会社名]
[代表者名]　印

【記載項目のチェックリスト】

• 発行日: 発注書を作成した日付
• 宛先: 取引先の会社名・担当者名
• 自社情報: 自社の会社名、住所、連絡先、担当者名
• 発注書No.: 独自の管理番号（例：日付と連番など）
• 件名: 何を発注するのか明確な名称（例：システム開発委託、〇〇企画書作成など）
• 納期: 商品やサービスの納品を希望する期日
• 納品場所: 納品先が自社ではない場合、具体的な住所を記載
• 支払い条件: 請求書の支払い期日や方法（例：納品月末締め、翌月末払い、銀行振込など）
• 品名・数量・単価: 具体的な商品名、数量、単価、そして合計金額
• 押印: 法的な義務はないが、商習慣として押印することで信頼性や証拠能力を高めます。

発注書作成・送付時の注意点とリスク回避のポイント

発注書をただ作成するだけでなく、トラブルを未然に防ぐための重要な注意点がいくつかあります。

• 発注書と見積書の番号は連動させる
  • 多くの企業では、見積書と発注書の番号を紐づけて管理します。これにより、どの見積もりに対する発注か、一目で分かります。
• 「発注請書」の受け取りを依頼する
  • 発注書を送付したら、相手に「発注請書」を発行してもらうように依頼しましょう。両方の書類が揃うことで、契約が成立したという事実がより強固なものになります。
• 電子データでのやり取りは「タイムスタンプ」を
  • メールやクラウドで発注書を送付する場合、改ざんのリスクや、いつ取引が成立したかという証明が難しくなることがあります。
    タイムスタンプが付与できるツールを利用することで、電子文書の信頼性を高められます。
    （これらは電子帳簿保存法でも大切なポイントです）
• 金額は必ず「税込」と「税抜」を明記する
  • 特に大きな金額の取引の場合、税抜か金額か税込金額かで認識のずれが起きることがあります。金額欄に「小計」「消費税」「合計」を設け、明記するようにしましょう。

発注書の作成・管理をより効率化したいとお考えであれば、クラウド型の受発注管理システム[スプレッドオフィス]の導入もぜひご検討ください。

発注書と電子帳簿保存法の関係

発注書と電子帳簿保存法には密接な関係があります。
特に2022年の改正以降、発注書の取り扱いが大きく変わりました。

以下に、発注書が電子帳簿保存法の対象となるケースと、その保存要件を分かりやすく解説します。

発注書は「電子取引」の対象

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿・書類を電子的に保存するためのルールを定めた法律です。この法律の大きなポイントは、「電子取引」です。

発注書は、法律上「国税関係書類」に該当します。この発注書をメールやクラウドサービスなどを介して電子データでやり取りした場合、それは「電子取引」とみなされます。

2024年1月1日からは、電子取引で受け取った発注書は、原則として紙に印刷して保存することが認められず、電子データのまま保存することが義務化されました。

発注書の保存方法と要件

発注書の作成・受領方法によって、電子帳簿保存法における保存ルールが異なります。

「電子取引データ保存」の要件（電子でやり取りした場合）

電子データのまま保存する際は、以下の「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件を満たす必要があります。

1. 真実性の確保（改ざん防止の措置） 以下のいずれか一つの措置が必要です。

• タイムスタンプの付与: データの受領後、速やかにタイムスタンプを付与する。
• 訂正・削除履歴が残るシステム: データの訂正や削除の履歴が確認できる、もしくは訂正・削除ができないシステムを利用する。
• 事務処理規程の備え付け: 改ざん防止のための事務処理規程を社内で作成し、それに沿って運用する。

2. 可視性の確保（検索性の確保など）

• システムの備え付け: ディスプレイ、プリンタ、関連マニュアルなどを備え付けること。
• 検索機能の確保: 「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つの項目で検索できるようにすること。

発注書を電子化するメリット

発注書を電子帳簿保存法に対応させることは、単なる義務履行だけではなく、以下のメリットがあります。

• 保管スペースの削減: 紙の書類を保管する物理的なスペースが不要になります。
• 検索効率の向上: 必要な書類を瞬時に見つけることができ、業務効率が向上します。
• 紛失・破損リスクの低減: データとして保存することで、紙の書類のように紛失したり破損したりするリスクが減ります。

まとめ

発注書は、単なる事務手続きのための書類ではなく、自社の取引をスムーズにし、将来的なリスクを回避するための非常に重要なツールです。

この記事でご紹介したテンプレートやチェックリストを活用し、ぜひ今日から発注書の管理を見直してみてください。これにより、より安全で信頼性の高い取引を実現できるはずです。